Com sede no centro de Londres, a Magrath Sheldrick LLP é uma das práticas de imigração empresarial mais bem-sucedidas do Reino Unido e uma força importante na legislação sobre imigração e emprego. A sua base de clientes diversificada inclui algumas das principais empresas do mundo, particulares, empregadores e executivos de topo de todo o mundo.

Substituir um All-in-One antiquado

Para a Magrath Sheldrick LLP, fazer uma transformação digital foi uma mudança enorme. A empresa utilizava há anos um pacote de gestão de práticas (PMS) tudo-em-um, mas com o passar do tempo apercebeu-se de que "não era mau em tudo, mas não era particularmente excelente em nada", explicou o Diretor de TI da Magrath, Nick Doughty.

A decisão foi ainda mais acelerada quando souberam que o PMS estava a chegar ao fim da sua vida útil no final de 2020. "Isso obrigou-nos realmente a entrar num beco sem saída, onde não tínhamos outra opção senão substituí-lo", afirmou Doughty.

Não ponha todos os ovos no mesmo cesto

Embora pudesse ter sido mais simples mudar para outro PMS e substituir tudo de uma só vez, a empresa tinha aprendido uma lição valiosa: "Não queríamos colocar todos os ovos no mesmo cesto", disse Doughty. "O que queríamos fazer para o futuro era minimizar o risco de esta situação voltar a ocorrer", continuou. "Não queríamos uma solução de software que afectasse tudo o que precisávamos para gerir a empresa se a empresa fosse adquirida ou se chegasse ao fim da sua vida útil."

A equipa decidiu optar por uma abordagem mais modular da sua pilha de tecnologia como parte da sua estratégia de gestão de riscos
. Como bónus, esta abordagem também lhes permitiu "escolher
os melhores sistemas e encontrar a melhor solução para cada parte da empresa", afirmou Doughty
.

A procura de um sistema de gestão de documentos (DMS) levou a empresa à NetDocuments.

“Estar na cloud é importante para nós porque nos dá a flexibilidade para acomodar a nossa equipa em qualquer lugar.”

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Preparar-se para o novo normal

"Estar na nuvem é importante para nós porque nos dá a flexibilidade de
acomodar o nosso pessoal em qualquer lugar", explicou. E durante os confinamentos, eles
precisaram dela, pois os membros da equipa trabalharam remotamente a partir da Noruega, Espanha, Turquia e
mais.

"A nuvem oferece uma flexibilidade em que, desde que tenhamos uma ligação à Internet
, podemos ir para onde quisermos", continuou.
"Com o novo normal, essa conveniência e flexibilidade têm de ser integradas no funcionamento diário das pessoas".

Tornar a transição suave e segura

No decurso da escolha de um DMS, a Doughty também reconheceu a importância de assegurar
uma transição suave entre os dois sistemas. O facto de o NetDocuments
se ligar sem problemas ao seu PMS existente foi vital.

"Era muito importante que conseguíssemos casar os dois sistemas e garantir que
falavam um com o outro, porque ainda havia aquele período de transição em que tinham de
viver em uníssono um com o outro", explicou Doughty. "Essa ligação era fundamental".

A infraestrutura de segurança da plataforma também desempenhou um papel importante na decisão.
"Os nossos dados são o nosso bem mais valioso e, se vos confiarmos esses dados, precisamos de
ter uma forte confiança de que estão a gerir os nossos dados de forma responsável e a protegê-los
", afirmou Doughty. "É evidente que a NetDocuments tem as disposições necessárias para garantir que
os nossos dados estão salvaguardados e estarão sempre disponíveis quando precisarmos deles."

"A NetDocuments tem as disposições necessárias para garantir que os nossos dados estão salvaguardados e que estarão sempre disponíveis quando precisarmos deles."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Encontrar um parceiro de confiança

Acima de tudo, a empresa atribuiu uma elevada prioridade à equipa por detrás da ferramenta. "Vou ser
completamente honesto - quando estamos a olhar para potenciais fornecedores, vemo-los sempre
como relações", explicou Doughty.

"Para mim, o mais importante é a confiança", afirma. "Quase desde a primeira reunião,
podemos ter uma sensação muito forte de que confiamos realmente nas pessoas com quem vamos
lidar."

Esta é uma lição que Doughty aprendeu da maneira mais difícil. "Tivemos algumas relações que
azedaram porque a confiança desapareceu", explicou. "Estamos sempre a duvidar... Será que é mesmo necessário? Será que estão a ser completamente sinceros?"

Em várias conversas com potenciais fornecedores, Doughty não ficou impressionado. "Senti
como se estivessem a exagerar os seus serviços e houvesse um pouco de confusão", afirmou.

"Eles só queriam entrar para matar, ganhar o máximo que pudessem com o negócio e
depois passar para o próximo."

Mas a sua experiência com a NetDocuments - e com o parceiro de implementação Peregrine Cloud - foi diferente. "Esta é a parte em que dizemos que o Mike foi brilhante?" brincou Doughty.

"A confiança era a coisa mais importante para nós. Essa é realmente a principal razão pela qual optámos pela NetDocuments."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

"Tanto o Mike [da NetDocuments] como o Tony [da Peregrine] foram tão genuínos", afirmou Doughty
. "Tony é provavelmente um dos engenheiros mais genuínos com quem acho que já trabalhei.
Acho que ele nunca me daria um motivo para não confiar nele. Existe uma confiança muito forte
entre o Tony e o Mike".

E embora a NetDocuments oferecesse inúmeros outros benefícios à empresa como uma solução robusta,
a um preço justo, "penso que a confiança era o mais importante para nós", disse.
"Essa é realmente a principal razão pela qual optámos pela NetDocuments."

Um grande lançamento remoto

A Magrath recebeu um forte apoio do parceiro de implementação que escolheu, a Peregrine
Cloud. Mas a implementação no meio de uma pandemia é mais fácil de dizer do que fazer.
"Normalmente, estamos no local e as implementações são bastante simples", disse Doughty. "Mas esta
foi a primeira grande implementação que fizemos remotamente, pelo que esse foi o primeiro desafio."

Como Diretor de TI, a responsabilidade de planear a implementação recaiu diretamente sobre os ombros de Doughty
- e ele tomou uma decisão decididamente pouco ortodoxa: "Decidi que ia
integrar toda a gente individualmente durante um período de duas semanas, iniciar sessão com eles remotamente,
instalar o novo sistema e explicar o processo."

Implementação manual de toda a empresa

Foi uma jogada ousada - mas era o que a sua equipa precisava. "Sou o grande lobo mau que
os obrigou a aprender algo novo", admitiu. "E isso significa que as pessoas estão
a olhar para nós em busca de um pouco de orientação e segurança. Uma vez que somos nós que
estamos a perturbar o seu dia, temos de fazer tudo o que for possível para garantir que ajudamos o mais possível."

"As pessoas estavam preocupadas com a interrupção de uma parte fundamental do seu dia", explicou
. "Estavam tão confortáveis com o nosso sistema anterior e os nossos utilizadores
não são diferentes dos outros - as pessoas não gostam de mudanças."

"Foi um processo muito fácil. Quando chegámos à altura de entrar em funcionamento, senti-me bastante confortável por todos estarem confiantes no que estava a acontecer e na forma como iria acontecer."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Liderar uma implantação remota e manual também foi uma mudança significativa para Doughty - mas
felizmente, a Peregrine forneceu scripts claros e suporte para ajudá-lo no processo de implantação
.

"Também eu estava um pouco preocupado", admitiu. "Nunca tínhamos feito isto antes,
por isso foi uma curva de aprendizagem. Mas tentámos perceber o que poderia correr
mal e como poderíamos minimizar esse risco e, em última análise, foi um processo muito fácil."
Mas o seu empenho em dar um pouco de mão valeu a pena no final.

"Quando chegámos ao momento de entrar em funcionamento, senti-me bastante confortável, pois todos estavam
confiantes no que estava a acontecer e na forma como iria acontecer", afirma Doughty.

Sessões de formação abertas

Doughty encontrou outra solução inovadora para apoiar a sua equipa depois de
estar em direto: sessões abertas do Zoom em que as pessoas podiam participar para obter respostas em direto às suas perguntas e
preocupações.

"Na segunda-feira de manhã, quando entrámos em direto, tínhamos frequentemente cerca de 20 pessoas", explicou
. "Mas quando eu ajudava a resolver o problema de uma pessoa enquanto o apresentava no ecrã
, via-se logo cinco ou seis pessoas a sair ao mesmo tempo, porque obviamente
estavam a ter o mesmo problema ou preocupação."

As sessões foram, sem dúvida, uma grande vitória para a equipa.

"Penso que as sessões de atendimento funcionaram de forma brilhante", disse Doughty. "O que não queríamos era
pessoas sentadas em casa a ficarem cada vez mais frustradas. É muito importante
começar bem este tipo de projectos e, se começarem a correr um pouco mal no
início, é muito difícil recuperar".

Ele reconheceu que deixar as pessoas com um número de apoio para ligar só aumentaria
as suas frustrações. "Se participassem numa sessão e não os atendêssemos imediatamente,
pelo menos podiam ouvir os problemas que outras pessoas estavam a ter e coisas
que não sabiam como fazer", explicou Doughty. "E penso que isso os tranquilizou, pois
não eram os únicos que estavam a ter dificuldades. Isso, por si só, provou ser
realmente benéfico."

Em última análise, as sessões foram tão bem sucedidas que Doughty manteve-as durante mais alguns dias. "Penso que as pessoas acharam que eram um pouco como um cobertor de conforto", disse ele
. "Acho que gostaram de saber que estavam lá".

Então, como é que a equipa se sentiu em relação ao processo de implementação quando tudo
estava dito e feito?

"Foi muito, muito bem recebido. Muito bem-sucedido", disse Doughty. "Acho que não tive nenhum
comentário negativo sobre o sistema. Todos foram positivos, e todos acham que é uma grande
melhoria em relação ao que tínhamos antes."

"Acho que não recebi nenhum comentário negativo sobre o sistema. Foram todos positivos, e todos acham que é uma grande
melhoria."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Forte comunicação e apoio

Durante todo o processo, Doughty teve muita ajuda e apoio de Tony Foy, proprietário e consultor principal da Peregrine
Cloud.

"O Tony foi uma grande parte da implementação e foi uma grande razão para que tudo corresse
bem, porque ele estava muito atento", disse Doughty. "Penso que as nossas ideias iniciais
estavam corretas, na medida em que o Tony encara isto como uma relação a longo prazo e não apenas como uma solução rápida para passar à seguinte."

A confiança e a excelente comunicação foram fundamentais para o sucesso do projeto. "Nunca tive
a sensação de não saber o que se estava a passar", explicou Doughty. "Mesmo quando as coisas
corriam um pouco mal, o Tony dizia-me - e isso resume-se novamente à confiança, que ele
nunca tentou esconder-me nada."

"Tenho um enorme respeito pelo seu trabalho e pelo que ele fez", continuou Doughty. "Ele fez com que a migração para
fosse perfeita, e não perdemos nada por causa dele."

Uma solução que compensa

Agora que a equipa está implementada, sente-se mais confiante do que nunca na sua decisão
de optar pelo NetDocuments.

"A solução em si é óptima", afirmou Doughty. "Faz tudo o que esperávamos
e muito mais. Tem havido alguns bónus adicionais de que não estávamos
conscientes no início, e ainda estamos a descobrir coisas que são bastante agradáveis."
"O NetDocuments é rico em funcionalidades. Não é muito ocupado. É uma solução fiável e de nuvem pura, o que é
obviamente muito importante para nós."

ROI instantâneo na partilha segura

Uma das caraterísticas mais marcantes do NetDocuments tem sido as várias formas como os utilizadores podem
partilhar documentos de forma segura. "O NetDocuments deu-nos algumas opções muito boas para
a forma como partilhamos dados com os nossos clientes e internamente", explicou Doughty.
"Para nós, o potencial de perda de dados através de e-mails é sempre uma área chave de
gestão do risco", continuou. "- com os clientes e internamente.

Anteriormente, a Magrath utilizava uma ferramenta de terceiros dispendiosa para encriptar as suas mensagens de correio eletrónico e
enviar ficheiros de grandes dimensões, mas como a funcionalidade de ligação segura está integrada no NetDocuments
, já não precisa dessa ferramenta.

"O retorno do investimento é imediato", afirmou.

"A NetDocuments deu-nos algumas opções muito boas na forma como partilhamos dados com os nossos clientes e internamente. ... O retorno do investimento é imediato."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Conformidade confiante

"Devido ao RGPD, é importante ter apenas uma cópia de um documento", explicou Doughty. "Os advogados são famosos por viverem no Outlook e usarem literalmente os subdirectórios como um sistema de gestão de casos. Mas com essa abordagem, vai encontrar muitas cópias órfãs em pastas de rascunho no subdiretório do Outlook."

Ao utilizar ligações seguras, a equipa consegue manter a conformidade sem sacrificar a sua produtividade
.

"Temos a certeza de que só temos uma cópia desse documento, o que é fundamental
porque, se o cliente ativar o seu direito ao esquecimento, temos de ter a certeza de que
estamos a remover tudo o que temos para ele", explicou.

As políticas de retenção de dados também têm sido uma caraterística valiosa para a empresa.

"A capacidade de executar a função de retenção em todos os nossos dados é enorme", afirmou Doughty. "Isso
era um enorme desafio com o nosso sistema anterior, ao passo que com o NetDocuments
pode garantir que mantém os dados apenas durante o tempo em que são realmente viáveis."

Embora básicas, estas funcionalidades deram a Doughty - e ao resto da empresa - uma maior
tranquilidade em relação aos seus dados e à conformidade com regulamentos como o RGPD.

"Quando comecei, há alguns anos, a chave era ter 1.000.001 cópias de segurança de
tudo. Nunca se poderia ter cópias de segurança suficientes", explicou. "Mas agora, os dados são uma responsabilidade
e queremos livrar-nos dessa responsabilidade o mais rapidamente possível, de acordo com os regulamentos. Por isso, a função de retenção
é realmente fundamental para nós e podemos ter a certeza de que, quando enviamos as nossas políticas de retenção, também as estamos a cumprir."

"A capacidade de executar a função de retenção em todos os nossos dados é enorme."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Flexibilidade e estabilidade

Embora a equipa tenha continuado a trabalhar a partir de casa, a capacidade de o fazer sem problemas tem
sido uma enorme vantagem para a equipa Magrath.

"O nosso sistema anterior nunca foi concebido para ser um sistema remoto, pelo que havia bastantes
problemas técnicos e frustrações dos utilizadores", afirmou Doughty. O NetDocuments pode funcionar
igualmente bem a partir de uma localização remota ou no escritório. Isso foi uma grande vitória para nós".

Inovar para hoje e para o futuro

A implementação de qualquer mudança na sua organização pode ser uma jornada. Mas quando feito
corretamente, a recompensa de uma experiência de trabalho moderna vale bem o desafio.

Com a ajuda da Peregrine Cloud e da NetDocuments, Doughty conseguiu decifrar o código
para uma mudança bem-sucedida para a nuvem. "A comunicação foi a chave para o sucesso do projeto
", disse Doughty. Quer essas comunicações fossem check-ins diários
com a Peregrine Cloud ou sessões de formação, valeu a pena para a Magrath Sheldrick
fornecer às suas equipas acesso a especialistas em sistemas e colegas.

Agora que a formação está concluída, as equipas da Magrath Sheldrick estão a usufruir dos benefícios
de uma experiência de trabalho sem falhas, da poupança de tempo e da redução do stress (pelo menos quando se trata
da sua tecnologia).