Con sede nel centro di Londra, Magrath Sheldrick LLP è uno degli studi legali più affermati del Regno Unito nel settore dell’immigrazione d’affari e una realtà di spicco nel campo del diritto dell’immigrazione e del lavoro. La sua variegata clientela comprende alcune delle principali aziende mondiali, privati, datori di lavoro e alti dirigenti provenienti da ogni parte del mondo.

Sostituzione di un dispositivo multifunzione obsoleto

Per lo studio legale Magrath Sheldrick LLP, la trasformazione digitale ha rappresentato un cambiamento epocale. Lo studio utilizzava da anni una suite integrata per la gestione dello studio (PMS), ma col passare del tempo si è reso conto che «funzionava bene in tutto, ma non eccelleva in nulla in particolare», ha spiegato Nick Doughty, direttore IT di Magrath.

La decisione è stata ulteriormente accelerata quando hanno appreso che il PMS sarebbe stato dismesso alla fine del 2020. «Ci ha davvero messo con le spalle al muro, non avevamo altra scelta che sostituirlo», ha affermato Doughty.

Non mettere tutte le uova nello stesso paniere

Sebbene sarebbe stato più semplice passare a un altro PMS e sostituire tutto in un colpo solo, lo studio aveva imparato una lezione preziosa: «Non volevamo puntare tutto su un’unica soluzione», ha affermato Doughty. «Quello che volevamo fare per il futuro era ridurre al minimo il rischio che questa situazione si ripetesse», ha proseguito. «Non volevamo una soluzione software che potesse compromettere tutto ciò di cui abbiamo bisogno per gestire l’azienda nel caso in cui la società fosse stata acquisita o il prodotto fosse giunto a fine vita».

Il team ha deciso di adottare un approccio più modulare al proprio stack tecnologico nell’ambito della propria strategia di gestione del rischio “
”. Come vantaggio aggiuntivo, questo approccio ha anche permesso loro di “selezionare con cura
i sistemi migliori della categoria e individuare la soluzione ottimale per ogni reparto dell’azienda”, ha affermato Doughty
.

La ricerca di un sistema di gestione dei documenti (DMS) ha portato l'azienda a scegliere NetDocuments.

«Per noi è importante essere nel cloud perché ci offre la flessibilità necessaria per consentire al nostro personale di lavorare da qualsiasi luogo.»

Nick Doughty, direttore IT presso Magrath Sheldrick

Prepararsi alla nuova normalità

«Per noi è importante lavorare nel cloud perché ci offre la flessibilità necessaria per
consentire al nostro personale di lavorare da qualsiasi luogo», ha spiegato. E durante i lockdown, ne hanno
avuto davvero bisogno, dato che i membri del team hanno lavorato da remoto dalla Norvegia, dalla Spagna, dalla Turchia e
da altri paesi ancora.

«Il cloud offre proprio quella flessibilità che, purché si disponga di una connessione a Internet
, permette di lavorare praticamente ovunque ci si trovi», ha proseguito.
«Con la nuova normalità, tale comodità e flessibilità devono diventare parte integrante della vita quotidiana delle persone
».

Rendere la transizione agevole e sicura

Nel corso del processo di selezione di un sistema di gestione documentale (DMS), Doughty ha inoltre riconosciuto l’importanza di garantire
una transizione fluida tra i due sistemi. Il fatto che NetDocuments potesse
integrarsi perfettamente con il loro sistema di gestione delle proprietà (PMS) esistente era fondamentale.

«Era molto importante riuscire a integrare i due sistemi e assicurarci che
comunicassero tra loro, perché c’era ancora quel periodo di transizione in cui dovevano
funzionare all’unisono», ha spiegato Doughty. «Quel collegamento era fondamentale».

Anche l’infrastruttura di sicurezza della piattaforma ha svolto un ruolo importante nella decisione.
“I nostri dati sono la nostra risorsa più preziosa e, se dobbiamo affidarveli, noi di
dobbiamo avere la massima fiducia nel fatto che li gestiate in modo responsabile e li proteggiate
”, ha affermato Doughty. “È chiaro che NetDocuments dispone delle misure necessarie per garantire che
i nostri dati siano al sicuro e sempre disponibili quando ne avremo bisogno.”

“NetDocuments dispone delle misure necessarie per garantire che i nostri dati siano protetti e siano sempre disponibili quando ne abbiamo bisogno.”

Nick Doughty, direttore IT presso Magrath Sheldrick

Trovare un partner affidabile

Soprattutto, l’azienda ha attribuito grande importanza al team che sta dietro allo strumento. «Sarò
del tutto sincero: quando valutiamo potenziali fornitori, li consideriamo sempre
come partner», ha spiegato Doughty.

«La cosa più importante per me è la fiducia», ha detto. «Quasi fin dal primo incontro, su
si ha la netta sensazione di poter o meno fidarsi delle persone con cui si avrà a che fare su
».

È una lezione che Doughty ha imparato a proprie spese. «Abbiamo avuto alcune relazioni che
sono andate a rotoli perché la fiducia era venuta meno», ha spiegato. «Ti ritrovi sempre a dubitare… È davvero necessario? Sono completamente sinceri?»

Nel corso di diverse conversazioni con potenziali fornitori, Doughty non è rimasto particolarmente colpito. «Mi è sembrato
che stessero esagerando i propri servizi, e c’è stato anche un po’ di screditamento reciproco», ha affermato.

«Volevano solo entrare in scena per mettere a segno il colpo, ricavare il più possibile dall’affare e
poi passare a quello successivo.»

Ma la sua esperienza con NetDocuments — e con il partner di implementazione Peregrine Cloud — è stata diversa. «È questo il momento in cui diciamo che Mike è stato fantastico?», ha scherzato Doughty.

«La fiducia era la cosa più importante per noi. È proprio questo il motivo principale per cui abbiamo scelto NetDocuments.»

Nick Doughty, direttore IT presso Magrath Sheldrick

“Sia Mike [di NetDocuments] che Tony [di Peregrine] si sono dimostrati davvero sinceri”, ha affermato Doughty
. “Tony è probabilmente uno degli ingegneri più sinceri con cui abbia mai lavorato.
Non credo che mi darebbe mai un motivo per non fidarmi di lui. C’è un rapporto di fiducia molto solido
con Tony e Mike.”

E sebbene NetDocuments offrisse all’azienda numerosi altri vantaggi in quanto soluzione solida,
e dal prezzo equo, «credo che la fiducia fosse l’aspetto più importante per noi», ha affermato.
«Questo è davvero il motivo principale per cui abbiamo scelto NetDocuments».

Un'importante implementazione da remoto

Magrath ha ricevuto un forte sostegno dal partner di implementazione scelto, Peregrine
Cloud. Tuttavia, implementare una soluzione nel bel mezzo di una pandemia è più facile a dirsi che a farsi.
“Normalmente lavoriamo in loco e le implementazioni sono piuttosto semplici”, ha affermato Doughty. “Ma questa
è stata la prima implementazione di rilievo che abbiamo effettuato da remoto, quindi quella è stata la prima sfida.”

In qualità di direttore IT, la responsabilità di pianificare l’implementazione ricadeva interamente sulle spalle di Doughty
— e lui prese una decisione decisamente poco ortodossa: «Decisi di
occuparmi personalmente dell’onboarding di ciascuno nel corso di due settimane, accedendo in remoto ai loro account,
installando il nuovo sistema e spiegando loro la procedura».

Implementazione manuale del modello “Whole Firm”

È stata una mossa audace, ma era proprio ciò di cui la sua squadra aveva bisogno. «Sono il lupo cattivo che
li ha costretti a imparare qualcosa di nuovo», ha ammesso. «E questo significa che le persone
si rivolgono a noi in cerca di un po’ di guida e rassicurazione. Dato che siamo noi
a sconvolgere la loro giornata, dobbiamo fare tutto il possibile per assicurarci di aiutarli il più possibile».

“Le persone erano preoccupate all’idea che una parte fondamentale della loro giornata venisse stravolta”, ha spiegato
. “Si trovavano davvero bene con il nostro sistema precedente e i nostri utenti
non sono diversi da chiunque altro: alla gente non piacciono i cambiamenti.”

«È stato un processo molto semplice. Quando è arrivato il momento di passare alla fase operativa, ero abbastanza tranquillo perché tutti avevano fiducia in ciò che stava accadendo e in come sarebbe andato a finire.»

Nick Doughty, direttore IT presso Magrath Sheldrick

Anche per Doughty gestire un’implementazione manuale da remoto ha rappresentato un cambiamento significativo — ma,
, fortunatamente Peregrine ha fornito procedure chiare e assistenza per aiutarlo a superare il processo di implementazione di
.

«Anch’io ero un po’ preoccupato», ha ammesso. «Non l’avevamo mai fatto prima,
quindi è stata una sorta di curva di apprendimento. Ma abbiamo cercato di capire cosa potesse potenzialmente andare
storto e come potessimo ridurre al minimo quel rischio, e alla fine è stato un processo molto semplice».
Ma il suo impegno nel fornire quel piccolo sostegno è stato ripagato alla fine.

«Quando è arrivato il momento di andare effettivamente in onda, ero abbastanza tranquillo perché tutti erano
sicuri di ciò che stava accadendo e di come sarebbe andato a finire», afferma Doughty.

Sessioni di allenamento aperte a tutti

Doughty ha ideato un’altra soluzione innovativa per supportare il suo team una volta che fosse andato in diretta su
: sessioni Zoom aperte a cui le persone potevano partecipare per ottenere risposte in tempo reale alle loro domande e
ai loro dubbi.

“Il lunedì mattina in cui abbiamo lanciato il servizio, c’erano spesso circa 20 persone in linea”,
ha spiegato. “Ma mentre aiutavo una persona a risolvere il suo problema, mostrandolo sullo schermo dell’
, si vedevano immediatamente cinque o sei persone uscire contemporaneamente, perché ovviamente
avevano lo stesso problema o la stessa preoccupazione.”

Le sessioni sono state senza dubbio un grande successo per la squadra.

«Penso che le sessioni aperte al pubblico abbiano funzionato alla grande», ha detto Doughty. «Quello che non volevamo era c
e le persone sedute a casa diventassero sempre più frustrate. È davvero importante che
questi tipi di progetti partano con il piede giusto, e se iniziano ad andare un po’ male fin dall’inizio
è molto difficile recuperare».

Si rese conto che fornire alle persone un numero di assistenza da chiamare non avrebbe fatto altro che aumentare
la loro frustrazione. «Se partecipavano a un incontro aperto e non riuscivamo a occuparci di loro immediatamente,
almeno potevano ascoltare i problemi che altre persone stavano affrontando e le cose
che non sapevano come fare», ha spiegato Doughty. «E penso che questo li rassicurasse sul fatto che
non fossero gli unici ad avere delle difficoltà. Questo di per sé si è rivelato
davvero utile».

Alla fine, gli incontri informali hanno riscosso un tale successo che Doughty ha deciso di prolungarli per qualche giorno in più
. «Credo che per le persone fossero una sorta di “copertina di Linus”», ha affermato
. «Penso che semplicemente apprezzassero il fatto di sapere che c’erano».

Allora, cosa ne pensava il team del processo di implementazione una volta che tutto era stato complet
?

«È stato accolto molto, molto bene. È stato un grande successo», ha detto Doughty. «Non credo di aver ricevuto alcun commento negativo
riguardo al sistema. Sono stati tutti positivi e tutti ritengono che sia un notevole
miglioramento rispetto a quello che avevamo prima».

«Non mi sembra di aver ricevuto commenti negativi sul sistema. Sono stati tutti positivi e tutti ritengono che si tratti di un notevole miglioramento
.»

Nick Doughty, direttore IT presso Magrath Sheldrick

Comunicazione efficace e assistenza

Durante l’intero processo, Doughty ha ricevuto grande aiuto e sostegno da Tony Foy, proprietario e consulente capo di Peregrine
Cloud.

“Tony ha svolto un ruolo fondamentale nell’implementazione ed è stato uno dei motivi principali per cui tutto è andato
senza intoppi, grazie alla sua grande attenzione”, ha affermato Doughty. “Credo che le nostre prime impressioni
fossero corrette: Tony considera questo progetto come un rapporto a lungo termine e non semplicemente come un compito da sbrigare il più rapidamente possibile per passare subito a quello successivo”.

La fiducia e un'ottima comunicazione sono state fondamentali per il successo del progetto. «Non ho mai avuto
la sensazione di non sapere cosa stesse succedendo», ha spiegato Doughty. «Anche quando le cose
sono andate un po’ storte, Tony me lo ha detto — e questo ci riporta ancora una volta alla fiducia, al fatto che lui
non ha mai cercato di nascondermi nulla».

«Ho un enorme rispetto per il suo lavoro e per ciò che ha fatto», ha proseguito Doughty. «Ha reso la migrazione all’
e un processo senza intoppi e, grazie a lui, non abbiamo perso nemmeno un colpo».

Una soluzione che ripaga

Ora che il team è operativo, i suoi membri si sentono più sicuri che mai della decisione
di scegliere NetDocuments.

“La soluzione in sé è ottima”, ha affermato Doughty. “Fa tutto ciò che speravamo
e anche di più. Ci sono stati alcuni vantaggi aggiuntivi di cui in realtà non eravamo
a conoscenza all’inizio, e stiamo ancora scoprendo cose che sono davvero interessanti.”
“NetDocuments è ricco di funzionalità. Non è complicato. È una soluzione affidabile e interamente basata sul cloud, il che è
ovviamente molto importante per noi.”

Ritorno sull'investimento immediato grazie alla condivisione sicura

Una delle caratteristiche distintive di NetDocuments è rappresentata dalle numerose modalità con cui gli utenti possono
condividere i documenti in modo sicuro. “NetDocuments ci ha offerto alcune opzioni davvero valide
per quanto riguarda la condivisione dei dati con i nostri clienti e all’interno dell’azienda”, ha spiegato Doughty.
“Per noi, il rischio di perdita di dati tramite e-mail è sempre un aspetto fondamentale da considerare
nella gestione dei rischi”, ha proseguito. “— sia con i clienti, sia all’interno dell’azienda.”

In precedenza, Magrath utilizzava un costoso strumento di terze parti per crittografare le proprie e-mail e inviare file di grandi dimensioni tramite
, ma poiché la funzionalità di collegamento protetto è integrata in NetDocuments
, non ha più bisogno di quello strumento.

«Il ritorno sull’investimento è immediato», ha affermato.

“NetDocuments ci ha offerto delle ottime soluzioni per la condivisione dei dati con i nostri clienti e all’interno dell’azienda. … Il ritorno sull’investimento è immediato.”

Nick Doughty, direttore IT presso Magrath Sheldrick

Conformità sicura

«A causa del GDPR, è importante avere una sola copia di ogni documento», ha spiegato Doughty. «Gli avvocati sono noti per passare gran parte del tempo su Outlook e per utilizzare letteralmente le sottodirectory come sistema di gestione dei casi. Ma con questo approccio, ci si ritrova con tantissime copie orfane nelle cartelle delle bozze all’interno delle sottodirectory di Outlook».

Grazie all'utilizzo di collegamenti protetti, il team è in grado di garantire la conformità senza compromettere la propria produttività
.

“Siamo certi di avere una sola copia di quel documento, il che è fondamentale
perché, se il cliente esercita il proprio diritto all’oblio, dobbiamo essere certi che
stiamo eliminando tutti i dati in nostro possesso che lo riguardano”, ha spiegato.

Anche le politiche di conservazione dei dati si sono rivelate uno strumento prezioso per l'azienda.

«La possibilità di applicare la funzione di conservazione a tutti i nostri dati è fondamentale», ha affermato Doughty. «Quella
rappresentava una sfida enorme con il nostro sistema precedente, mentre con NetDocuments
è possibile garantire che i dati vengano conservati solo per il tempo in cui sono effettivamente utili».

Sebbene siano elementi di base, queste funzionalità hanno garantito a Doughty — e al resto dello studio — una maggiore tranquillità in termini di "
" riguardo ai propri dati e alla conformità a normative come il GDPR.

“Quando ho iniziato, ormai alcuni anni fa, la chiave era avere 1.000.001 di backup di
tutto. I backup non sono mai abbastanza”, ha spiegato. “Ma ora i dati rappresentano una responsabilità
e si vuole liberarsi di tale responsabilità il più rapidamente possibile, nei limiti consentiti dalla normativa. Pertanto, la funzione di conservazione
è davvero fondamentale per noi, e possiamo essere certi che, quando trasmettiamo le nostre politiche di conservazione, le stiamo anche rispettando”.

«La possibilità di applicare la funzione di conservazione a tutti i nostri dati è davvero importante.»

Nick Doughty, direttore IT presso Magrath Sheldrick

Flessibilità e stabilità

Sebbene il team abbia continuato a lavorare da casa, la possibilità di farlo senza intoppi
ha rappresentato un enorme vantaggio per il team di Magrath.

«Il nostro sistema precedente non era stato progettato per funzionare da remoto, quindi c’erano parecchi problemi tecnici e frustrazioni da parte degli utenti
», ha affermato Doughty. «NetDocuments funziona
altrettanto bene sia da remoto che in ufficio. Per noi è stata una grande conquista».

Innovare per oggi e per il futuro

Attuare un cambiamento all’interno della propria organizzazione può essere un percorso complesso. Tuttavia, se gestito correttamente
, i vantaggi derivanti da un’esperienza lavorativa moderna ripagano ampiamente la sfida.

Con l’aiuto di Peregrine Cloud e NetDocuments, Doughty è riuscito a decifrare il codice
per un passaggio al cloud di successo. “La comunicazione è stata la chiave del successo del progetto
”, ha affermato Doughty. Che si trattasse di aggiornamenti quotidiani
con Peregrine Cloud o di sessioni di formazione informali, per Magrath Sheldrick
è stato vantaggioso fornire ai propri team l’accesso a esperti di sistema e colleghi.

Ora che la formazione è terminata, i team di Magrath Sheldrick stanno godendo dei vantaggi
di un’esperienza lavorativa fluida, di un risparmio di tempo e di una riduzione dello stress (almeno per quanto riguarda
la tecnologia).