Magrath Sheldrick LLP har sitt huvudkontor i centrala London och är en av Storbritanniens mest framgångsrika advokatbyråer inom affärsinvandring och en viktig aktör inom invandrings- och arbetsrätt. Deras mångsidiga kundbas omfattar några av världens ledande företag, privatpersoner, arbetsgivare och högre chefer från hela världen.

Ersätta en föråldrad allt-i-ett-dator

För Magrath Sheldrick LLP var den digitala omvandlingen en enorm förändring. Företaget hade använt en allt-i-ett-lösning för praktikhantering (PMS) i flera år, men med tiden insåg de att ”den var okej på alla områden, men inte särskilt utmärkt på något”, förklarar Magraths IT-chef Nick Doughty.

Beslutet påskyndades ytterligare när de fick veta att PMS skulle fasas ut i slutet av 2020. ”Det tvingade oss verkligen in i en återvändsgränd där vi inte hade något annat val än att ersätta det”, säger Doughty.

Lägg inte alla ägg i samma korg

Det hade kanske varit enklare att byta till ett annat PMS-system och ersätta allt på en gång, men företaget hade lärt sig en värdefull läxa: ”Vi ville inte satsa allt på ett kort”, säger Doughty. ”Vad vi ville göra inför framtiden var att minimera risken för att denna situation skulle upprepas”, fortsätter han. ”Vi ville inte ha en mjukvarulösning som skulle påverka allt vi behöver för att driva företaget om företaget skulle tas över eller upphöra att existera.”

Teamet beslutade sig för en mer modulär approach till sin teknikstack som en del av sin riskhanteringsstrategi "
". Som en bonus gjorde denna approach det också möjligt för dem att "välj
era de bästa systemen och hitta den bästa lösningen för varje del av företaget", säger Doughty
.

Deras sökande efter ett dokumenthanteringssystem (DMS) ledde företaget till NetDocuments.

”Att vara i molnet är viktigt för oss eftersom det ger oss flexibiliteten att placera vår personal var som helst.”

Nick Doughty, IT-chef på Magrath Sheldrick

Förberedelser för det nya normala

”Att vara i molnet är viktigt för oss eftersom det ger oss flexibiliteten att
anpassa oss efter våra medarbetare var de än befinner sig”, förklarade han. Och under nedstängningarna har de
behövt det, eftersom teammedlemmarna har arbetat på distans från Norge, Spanien, Turkiet och
mer.

"Molnet erbjuder dig den flexibiliteten att du, så länge du har en internet
anslutning, kan göra vad du vill var du än befinner dig", fortsatte han.
"Med det nya normala måste den bekvämligheten och flexibiliteten byggas in i människors
dagliga funktion."

En smidig och säker övergång

När Doughty valde ett DMS insåg han också vikten av att säkerställa
en smidig övergång mellan de två systemen. Det faktum att NetDocuments skulle
smidigt kopplas till deras befintliga PMS var avgörande.

”Det var mycket viktigt att vi kunde koppla ihop de två systemen och se till att de
kommunicerade med varandra, eftersom det fortfarande fanns en övergångsperiod där de var tvungna att
fungera i samklang med varandra”, förklarade Doughty. ”Den kopplingen var avgörande.”

Plattformens säkerhetsinfrastruktur spelade också en viktig roll i beslutet.
”Våra data är vår mest värdefulla tillgång, och om vi ska anförtro er dem måste vi
ha ett mycket starkt förtroende för att ni hanterar våra data på ett ansvarsfullt sätt och skyddar
dem”, sade Doughty. ”Det är tydligt att NetDocuments har de åtgärder som krävs för att säkerställa
att våra data skyddas och alltid finns tillgängliga när vi behöver dem.”

”NetDocuments har åtgärder på plats för att säkerställa att våra data skyddas och alltid finns tillgängliga när vi behöver dem.”

Nick Doughty, IT-chef på Magrath Sheldrick

Hitta en pålitlig partner

Företaget satte framför allt stort fokus på teamet bakom verktyget. ”Jag ska vara helt ärlig – när vi tittar på potentiella leverantörer ser vi dem alltid som relationer”, förklarade Doughty.

"Det viktigaste för mig är förtroende", sa han. "Nästan från första mötet kan man
få en mycket stark känsla av om man verkligen litar på de människor man ska
ha att göra med."

Det är en läxa som Doughty har lärt sig den hårda vägen. ”Vi har haft några relationer som
har gått i kras eftersom förtroendet försvann”, förklarade han. ”Man tvivlar alltid... Är det verkligen nödvändigt? Är de helt ärliga?”

Efter flera samtal med potentiella leverantörer var Doughty inte imponerad. ”Det kändes
som om de överdrev sina tjänster, och det förekom en del smutskastning”, sa han.

”De ville bara komma in för att göra en stor affär, tjäna så mycket som möjligt på affären och
sedan gå vidare till nästa.”

Men hans erfarenhet av NetDocuments – och implementeringspartnern Peregrine Cloud – var annorlunda. ”Är det här vi ska säga att Mike var briljant?”, skämtade Doughty.

”Förtroende var det viktigaste för oss. Det var verkligen den främsta anledningen till att vi valde NetDocuments.”

Nick Doughty, IT-chef på Magrath Sheldrick

”Både Mike [från NetDocuments] och Tony [från Peregrine] var så genuina”, sa Doughty
. ”Tony är nog en av de mest genuina ingenjörerna jag någonsin har arbetat med.
Jag tror inte att han någonsin skulle ge mig en anledning att inte lita på honom. Det finns ett mycket starkt förtroende
för Tony och Mike.”

NetDocuments erbjöd många andra fördelar för företaget som en robust,
prisvärd lösning, men ”jag tror att förtroendet var det viktigaste för oss”, säger han.
”Det var egentligen den främsta anledningen till att vi valde NetDocuments.”

En stor fjärrstyrd lansering

Magrath fick starkt stöd från sin valda implementeringspartner, Peregrine
Cloud. Men att genomföra implementeringen mitt under en pandemi är lättare sagt än gjort.
”Normalt sett är vi på plats och implementeringarna är ganska enkla”, säger Doughty. ”Men den här implementeringen var den första stora implementeringen som vi gjorde på distans, så det var den första utmaningen.”

Som IT-chef låg ansvaret för planeringen av lanseringen helt och hållet på Doughtys axlar
– och han fattade ett mycket oortodoxt beslut: ”Jag bestämde mig för att gå
till var och en av dem under en tvåveckorsperiod, logga in med dem på distans,
installera det nya systemet och förklara processen.”

Implementering av hela företaget för hand

Det var ett djärvt drag – men det var vad hans team behövde. ”Jag är den stora, elaka vargen som
tvingade dem att lära sig något nytt”, medgav han. ”Och det betyder att människor
vänder sig till oss för att få lite vägledning och trygghet. Eftersom det är vi som
stör deras vardag måste vi göra allt vi kan för att hjälpa dem så mycket som möjligt.”

"Folk var oroliga över att en viktig del av deras dag skulle störas", förklarade han
. "De var så nöjda med vårt tidigare system, och våra användare är
inte annorlunda än andra – folk gillar inte förändringar."

”Det var en mycket enkel process. När det väl var dags att gå live kände jag mig ganska trygg med att alla var övertygade om vad som skulle hända och hur det skulle gå till.”

Nick Doughty, IT-chef på Magrath Sheldrick

Att leda en manuell fjärrinstallation var också en stor förändring för Doughty – men
lyckligtvis tillhandahöll Peregrine tydliga instruktioner och support som hjälpte honom genom installationsprocessen för
.

"Jag var också lite orolig", medgav han. "Vi har aldrig gjort detta förut,
så det var lite av en inlärningskurva. Men vi försökte ta reda på vad som potentiellt kunde gå
fel och hur vi kunde minimera den risken, och i slutändan var det en mycket enkel process."
Men hans engagemang för den lilla extra hjälpen gav resultat i slutändan.

”När det väl var dags att gå live kände jag mig ganska trygg med att alla var
övertygade om vad som skulle hända och hur det skulle gå till”, säger Doughty.

Öppna drop-in-träningstillfällen

Doughty kom på en annan innovativ lösning för att stödja sitt team när de väl var live med
: öppna Zoom-sessioner som människor kunde delta i för att få svar på sina frågor och ta upp sina bekymmer live.

"På måndag morgon när vi gick live hade vi ofta omkring 20 personer där inne", förklarade
. "Men när jag hjälpte till att lösa en persons problem medan jag visade det på skärmen
, såg man omedelbart fem eller sex personer lämna samtidigt, eftersom de uppenbarligen
hade samma problem eller funderingar."

Sessionerna var definitivt en stor framgång för teamet.

"Jag tycker att drop-in-sessionerna fungerade utmärkt", sa Doughty. "Vi ville inte att
människor som satt hemma skulle bli mer och mer frustrerade. Det är verkligen viktigt att få
en bra start på den här typen av projekt, och om de börjar gå lite sämre i början
är det mycket svårt att återhämta sig."

Han insåg att att ge människor ett supportnummer att ringa bara skulle öka
deras frustration. ”Om de deltog i en drop-in-session och vi inte kunde hjälpa dem omedelbart,
kunde de åtminstone lyssna på andra människors problem och saker
som de inte visste hur man gjorde”, förklarade Doughty. ”Och jag tror att det lugnade dem att
de inte var de enda som hade vissa svårigheter. Det i sig visade sig
vara mycket fördelaktigt.”

I slutändan var drop-in-sessionerna så framgångsrika att Doughty fortsatte med dem i några extra dagar. "Jag tror att folk tyckte att de var lite som en trygghetsfilt", sa han
. "Jag tror att de bara tyckte om att veta att de fanns där."

Så hur kände teamet inför implementeringsprocessen när allt var klart och
?

”Det blev mycket, mycket väl mottaget. Mycket framgångsrikt”, sa Doughty. ”Jag tror inte att jag har fått några negativa kommentarer om systemet på
. Allt har varit positivt, och alla tycker att det är en stor förbättring på
jämfört med det vi hade tidigare.”

”Jag tror inte att jag har fått några negativa kommentarer om systemet. Alla har varit positiva och tycker att det är en stor förbättring av
.”

Nick Doughty, IT-chef på Magrath Sheldrick

Stark kommunikation och support

Under hela processen fick Doughty mycket hjälp och stöd av Tony Foy, Peregrine-
Clouds ägare och ledande konsult.

"Tony spelade en stor roll i implementeringen, och han var en viktig anledning till att det gick så smidigt
eftersom han var mycket uppmärksam", sa Doughty. "Jag tror att våra initiala tankar
var korrekta i det att Tony ser det som en långsiktig relation och inte bara vill få det här ur vägen så snabbt som möjligt för att gå vidare till nästa."

Förtroende och utmärkt kommunikation var avgörande för projektets framgång. ”Jag hade aldrig
känslan av att jag inte visste vad som pågick”, förklarade Doughty. ”Även när saker
gick lite snett berättade Tony det för mig – och det handlar återigen om förtroende, att han
aldrig försökte dölja något för mig.”

"Jag har enorm respekt för hans arbete och vad han åstadkommit", fortsatte Doughty. "Han gjorde migreringen till
smidig, och tack vare honom har vi inte missat ett enda steg."

En lösning som lönar sig

Nu när teamet är på plats känner de sig mer övertygade än någonsin om sitt beslut
att välja NetDocuments.

"Lösningen i sig är fantastisk", säger Doughty. "Den gör allt vi hoppades på
och mer därtill. Det finns några extra bonusar som vi faktiskt inte var medvetna om från början
, och vi upptäcker fortfarande saker som är riktigt bra."
"NetDocuments har många funktioner. Det är inte krångligt. Det är en pålitlig, ren molnlösning, vilket
självklart är väldigt viktigt för oss."

Omedelbar avkastning på säker delning

En av de mest framträdande funktionerna i NetDocuments är de många sätt på vilka användarna kan
dela dokument på ett säkert sätt. ”NetDocuments har gett oss några riktigt bra alternativ för
hur vi delar data med våra kunder och internt”, förklarade Doughty.
”För oss är risken för dataförlust via e-post alltid ett viktigt område inom risk
hantering”, fortsatte han. ”— med kunder och internt.

Tidigare använde Magrath ett dyrt verktyg från tredje part för att kryptera sina e-postmeddelanden och
skicka stora filer, men eftersom funktionen för säkra länkar är inbyggd i NetDocuments
behöver de inte längre det verktyget.

"Det ger omedelbar avkastning på investeringen", sade han.

”NetDocuments har gett oss några riktigt bra alternativ för hur vi delar data med våra kunder och internt. … Det ger omedelbar avkastning på investeringen.”

Nick Doughty, IT-chef på Magrath Sheldrick

Säker efterlevnad

”På grund av GDPR är det viktigt att bara ha en kopia av ett dokument”, förklarade Doughty. ”Advokater är kända för att leva i Outlook och bokstavligen använda underkatalogerna som ett ärendehanteringssystem. Men med den metoden hittar man massor av övergivna kopior i utkastmappar i underkatalogen i Outlook.”

Genom att använda säkra länkar kan teamet upprätthålla efterlevnaden utan att offra sin produktivitet på
.

"Vi är övertygade om att vi bara har en kopia av det dokumentet, vilket är viktig
, eftersom vi måste vara säkra på att vi tar bort all
information vi har om kunden om denne utövar sin rätt att bli bortglömd", förklarade han.

Policyer för datalagring har också varit en värdefull funktion för företaget.

"Möjligheten att använda arkiveringsfunktionen för alla våra data är enorm", säger Doughty. "Denna
var en enorm utmaning med vårt tidigare system, medan man med NetDocuments
kan säkerställa att man endast behåller data så länge som det är praktiskt möjligt."

Även om dessa funktioner är grundläggande har de gett Doughty – och resten av företaget – större trygghet
när det gäller deras data och efterlevnad av regleringar som GDPR.

”När jag började för några år sedan var det viktigaste att ha 1 000 001 säkerhetskopior av
allt. Man kunde aldrig ha tillräckligt med säkerhetskopior”, förklarade han. ”Men nu är data en
ansvarsskyldighet och man vill bli av med det ansvaret så snabbt som reglerna tillåter. Så funktionen för lagring av
är verkligen viktig för oss, och vi kan vara säkra på att när vi skickar ut våra lagringspolicyer så följer vi dem också.”

”Möjligheten att köra lagringsfunktionen på alla våra data är enorm.”

Nick Doughty, IT-chef på Magrath Sheldrick

Flexibilitet och stabilitet

Även om teamet har fortsatt att arbeta hemifrån har möjligheten att göra detta på ett smidigt sätt
varit en stor fördel för Magrath-teamet.

”Vårt tidigare system var aldrig utformat för att vara ett fjärrsystem, så det fanns en hel del tekniska problem och användarna var frustrerade”, säger Doughty. NetDocuments fungerar lika bra från en fjärrplats som på kontore
. Det var en stor vinst för oss.”

Innovation för idag och framtiden

Att genomföra förändringar i hela organisationen kan vara en lång process. Men när det görs på rätt sätt
är belöningen i form av en modern arbetsmiljö väl värd utmaningen.

Med hjälp av Peregrine Cloud och NetDocuments lyckades Doughty knäcka koden för
för en framgångsrik övergång till molnet. ”Kommunikation var nyckeln till att projekt
en blev framgångsrik”, säger Doughty. Oavsett om kommunikationen bestod av dagliga avstämningar
med Peregrine Cloud eller drop-in-utbildningar, lönade det sig för Magrath Sheldrick
att ge sina team tillgång till systemexperter och kollegor.

Nu när utbildningen är avslutad kan Magrath Sheldricks team njuta av fördelarna
med en smidig arbetsupplevelse, tidsbesparingar och minskad stress (åtminstone när det
gäller deras teknik).