Com sede no centro de Londres, a Magrath Sheldrick LLP é uma das práticas de imigração de negócios mais bem-sucedidas do Reino Unido e uma das principais forças em leis de imigração e emprego. Sua base de clientes diversificada inclui algumas das principais empresas do mundo, pessoas físicas, empregadores e executivos seniores de todo o mundo.

Substituição de um All-in-One antiquado

Para a Magrath Sheldrick LLP, fazer uma transformação digital foi uma grande mudança. A empresa vinha usando um pacote completo de gerenciamento de práticas (PMS) há anos, mas, com o tempo, percebeu que "era bom em tudo, mas não era particularmente excelente em nada", explicou o diretor de TI da Magrath, Nick Doughty.

A decisão foi ainda mais acelerada quando eles souberam que o PMS chegaria ao fim de sua vida útil no final de 2020. "Isso realmente nos forçou a entrar em um beco sem saída em que não tínhamos outra opção a não ser substituí-lo", disse Doughty.

Não coloque todos os ovos em uma única cesta

Embora pudesse ter sido mais simples mudar para outro PMS e substituir tudo de uma só vez, a empresa aprendeu uma lição valiosa: "Não queríamos colocar todos os ovos na mesma cesta", disse Doughty. "O que queríamos fazer para o futuro era minimizar o risco de que essa situação ocorresse novamente", continuou. "Não queríamos uma solução de software que afetasse tudo o que precisávamos para administrar a empresa, caso a empresa fosse adquirida ou tivesse sua vida útil encerrada."

A equipe decidiu adotar uma abordagem mais modular para sua pilha de tecnologia como parte de sua estratégia de gerenciamento de riscos
. Como bônus, essa abordagem também permitiu que eles "escolhessem
os melhores sistemas e encontrassem a melhor solução para cada parte da empresa", disse Doughty
.

Sua busca por um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) levou a empresa à NetDocuments.

"Estar na nuvem é importante para nós porque nos dá a flexibilidade de acomodar nossa equipe em qualquer lugar."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Preparando-se para o novo normal

"Estar na nuvem é importante para nós porque nos dá a flexibilidade de
acomodar nossa equipe em qualquer lugar", explicou. E durante os lockdowns, eles
precisaram disso, pois os membros da equipe trabalharam remotamente da Noruega, Espanha, Turquia e
mais.

"A nuvem simplesmente oferece essa flexibilidade em que, desde que o você tenha uma conexão com a Internet
, pode ir aonde precisar", continuou ele.
"Com o novo normal, essa conveniência e flexibilidade precisam ser incorporadas ao funcionamento diário das pessoas."

Tornando a transição suave e segura

Durante a escolha de um DMS, a Doughty também reconheceu a importância de garantir
uma transição tranquila entre os dois sistemas. O fato de que o NetDocuments
se conectaria perfeitamente ao PMS existente foi vital.

"Era muito importante que pudéssemos casar os dois sistemas e garantir que eles
conversassem entre si, porque ainda havia aquele período de transição em que eles tinham que
viver em uníssono um com o outro", explicou Doughty. "Essa conexão foi fundamental."

A infraestrutura de segurança da plataforma também desempenhou um papel importante na decisão.
"Nossos dados são nosso ativo mais valioso e, se vamos confiá-los aos vocêes, precisamos
ter muita confiança de que estão gerenciando nossos dados de forma responsável e protegendo
os mesmos", disse Doughty. "Está claro que a NetDocuments tem as disposições necessárias para garantir que
nossos dados sejam protegidos e estejam sempre disponíveis quando precisarmos deles."

"A NetDocuments tem as disposições necessárias para garantir que nossos dados sejam protegidos e estejam sempre disponíveis quando precisarmos deles."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Encontrar um parceiro de confiança

Acima de tudo, a empresa deu alta prioridade à equipe por trás da ferramenta. "Vou ser
totalmente honesto - quando estamos procurando fornecedores em potencial, sempre os vemos
como relacionamentos", explicou Doughty.

"O mais importante para mim é a confiança", disse ele. "Quase desde a primeira reunião, o você
pode ter uma sensação muito forte de que realmente confia nas pessoas com quem vai
lidar."

Essa é uma lição que Doughty aprendeu da maneira mais difícil. "Tivemos alguns relacionamentos que
azedaram porque a confiança se foi", explicou ele. "O você está sempre duvidando... Será que isso é realmente necessário? Será que eles são totalmente francos?"

Em várias conversas com possíveis fornecedores, Doughty não ficou impressionado. "
Parecia que eles estavam exagerando em seus serviços, e havia um pouco de confusão", disse ele.

"Eles só queriam entrar para matar, ganhar o máximo que pudessem com o negócio e
depois passar para o próximo."

Mas sua experiência com a NetDocuments - e com o parceiro de implementação Peregrine Cloud - foi diferente. "Esta é a parte em que dizemos que Mike foi brilhante?" brincou Doughty.

"A confiança foi a coisa mais importante para nós. Esse é realmente o principal motivo pelo qual optamos pela NetDocuments."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

"Tanto Mike [da NetDocuments] quanto Tony [da Peregrine] foram muito sinceros", disse Doughty
. "Tony é provavelmente um dos engenheiros mais genuínos com quem acho que já trabalhei.
Acho que ele nunca me daria um motivo para não confiar nele. Há uma confiança muito forte
entre Tony e Mike."

E embora a NetDocuments oferecesse vários outros benefícios para a empresa como uma solução robusta,
de preço justo, "acho que a confiança foi o mais importante para nós", disse ele.
"Esse é realmente o principal motivo pelo qual optamos pela NetDocuments."

Um grande lançamento remoto

A Magrath recebeu um forte suporte do parceiro de implementação escolhido, a Peregrine
Cloud. Mas implementar no meio de uma pandemia é mais fácil falar do que fazer.
"Normalmente, estamos no local e as implementações são bastante simples", disse Doughty. "Mas essa
foi a primeira grande implementação que fizemos remotamente, então esse foi o primeiro desafio."

Como Diretor de TI, a responsabilidade pelo planejamento da implementação recaiu diretamente sobre os ombros de Doughty
- e ele tomou uma decisão decididamente pouco ortodoxa: "Decidi que iria
integrar todos individualmente em um período de duas semanas, fazer login com eles remotamente,
instalar o novo sistema e explicar o processo."

Implementação manual de toda a empresa

Foi uma atitude ousada, mas era o que sua equipe precisava. "Sou o grande lobo mau que
os obrigou a aprender algo novo", admitiu. "E isso significa que as pessoas estão
nos procurando em busca de um pouco de orientação e segurança. Como somos nós que
estamos atrapalhando o dia delas, temos que fazer todo o possível para ajudar o máximo que pudermos."

"As pessoas estavam preocupadas com a interrupção de uma parte fundamental de seu dia", explicou ele
. "Eles estavam tão confortáveis com o sistema anterior e nossos usuários não são
diferentes de ninguém - as pessoas não gostam de mudanças."

"Foi um processo muito fácil. Quando chegamos ao momento de entrar em operação, eu já estava bastante confiante de que todos estavam seguros do que estava acontecendo e de como aconteceria."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Liderar uma implementação remota e manual também foi uma mudança significativa para Doughty - mas
felizmente, a Peregrine forneceu scripts claros e suporte para ajudá-lo no processo de implementação do
.

"Eu também estava um pouco preocupado", admitiu. "Nunca havíamos feito isso antes,
portanto, foi uma curva de aprendizado. Mas tentamos descobrir o que poderia dar
errado e como poderíamos minimizar esse risco e, no final das contas, foi um processo muito fácil."
Mas seu compromisso com essa pequena ajuda valeu a pena no final.

"Quando chegamos ao momento de entrar em operação, eu estava bastante confiante de que todos estavam
confiantes no que estava acontecendo e como aconteceria", diz Doughty.

Sessões abertas de treinamento

Doughty criou outra solução inovadora para dar suporte à sua equipe depois que eles estavam
ao vivo: sessões abertas do Zoom nas quais as pessoas podiam participar para obter respostas ao vivo às suas perguntas e preocupações
.

"Na segunda-feira de manhã, quando entramos no ar, frequentemente tínhamos cerca de 20 pessoas lá dentro", explicou
. "Mas quando eu ajudava a resolver o problema de uma pessoa enquanto o apresentava na tela
, o você via instantaneamente cinco ou seis pessoas saindo ao mesmo tempo, porque obviamente
elas estavam tendo o mesmo problema ou preocupação."

As sessões foram definitivamente uma grande vitória para a equipe.

"Acho que as sessões de atendimento funcionaram de forma brilhante", disse Doughty. "O que não queríamos era
que as pessoas ficassem em casa cada vez mais frustradas. É muito importante que o
você tenha um bom início nesses tipos de projetos e, se eles começarem a dar errado no
início, será muito difícil recuperá-los."

Ele reconheceu que deixar as pessoas com um número de suporte para ligar só aumentaria
suas frustrações. "Se elas participassem de uma sessão de atendimento e não as atendêssemos imediatamente,
pelo menos elas poderiam ouvir os problemas que outras pessoas estavam enfrentando e as coisas
que não sabiam como fazer", explicou Doughty. "E acho que isso os tranquilizou, pois
eles não eram os únicos que estavam tendo dificuldades. Isso, por si só, provou ser
realmente benéfico."

Por fim, as sessões de atendimento foram tão bem-sucedidas que Doughty as manteve por mais alguns dias. "Acho que as pessoas as consideraram um pouco como um cobertor de conforto", disse ele
. "Acho que elas gostaram de saber que estavam lá."

Então, como a equipe se sentiu em relação ao processo de implementação quando tudo estava
dito e feito?

"Foi muito, muito bem recebido. Muito bem-sucedido", disse Doughty. "Acho que não recebi nenhum
comentário negativo sobre o sistema. Todos foram positivos, e todos acham que é uma grande
melhoria em relação ao que tínhamos antes."

"Acho que não recebi nenhum comentário negativo sobre o sistema. Todos foram positivos, e todos acham que é uma grande
melhoria."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Comunicação e suporte sólidos

Durante todo o processo, Doughty recebeu muita ajuda e suporte de Tony Foy, proprietário e consultor principal da Peregrine
Cloud.

"O Tony foi uma grande parte da implementação e foi um dos principais motivos para que tudo corresse
bem, pois ele foi muito atencioso", disse Doughty. "Acho que nossas ideias iniciais
estavam corretas, pois o Tony vê isso como um relacionamento de longo prazo e não apenas como uma solução rápida para passar para a próxima."

A confiança e a excelente comunicação foram fundamentais para o sucesso do projeto. "Nunca tive
a sensação de que não sabia o que estava acontecendo", explicou Doughty. "Mesmo quando as coisas
davam um pouco errado, Tony me contava - e isso se resume novamente à confiança, que ele
nunca tentou esconder nada de mim."

"Tenho um enorme respeito por seu trabalho e pelo que ele fez", continuou Doughty. "Ele fez a migração para o site
sem problemas, e não perdemos nada por causa dele."

Uma solução que compensa

Agora que a equipe está implementada, eles se sentem mais confiantes do que nunca em sua decisão
de optar pelo NetDocuments.

"A solução em si é excelente", disse Doughty. "Ela faz tudo o que esperávamos
e muito mais. Há alguns bônus adicionais que, na verdade, não
conhecíamos desde o início, e ainda estamos descobrindo coisas que são muito boas."
"O NetDocuments é rico em recursos. Não é muito ocupado. É uma solução confiável e de nuvem pura, o que é
obviamente muito importante para nós."

ROI instantâneo sobre compartilhamento seguro

Um dos recursos mais destacados do NetDocuments são as diversas maneiras pelas quais os usuários podem
compartilhar documentos com segurança.
"O NetDocuments nos deu algumas opções realmente boas em
como compartilhamos dados com nossos clientes e internamente", explicou Doughty.
"Para nós, a possibilidade de perda de dados por meio de e-mails é sempre uma área importante de gerenciamento de riscos", continuou. "Com os clientes e internamente.

Anteriormente, a Magrath usava uma ferramenta de terceiros cara para criptografar seus e-mails e
enviar arquivos grandes, mas como a funcionalidade de link seguro está integrada ao NetDocuments
, eles não precisam mais dessa ferramenta.

"Há um retorno instantâneo do investimento", disse ele.

"O NetDocuments nos deu algumas opções realmente boas sobre como compartilhar dados com nossos clientes e internamente. ... O retorno do investimento é imediato."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Conformidade confiante

"Por causa do GDPR, é importante ter apenas uma cópia de um documento", explicou Doughty. "Os advogados são famosos por viverem no Outlook e literalmente usarem os subdiretórios como um sistema de gerenciamento de casos. Mas com essa abordagem, o você encontrará muitas cópias órfãs em pastas de rascunho no subdiretório do Outlook."

Usando links seguros, a equipe consegue manter a conformidade sem sacrificar sua produtividade
.

"Temos a certeza de que temos apenas uma cópia desse documento, o que é fundamental
porque, se o cliente ativar seu direito de ser esquecido, precisamos ter certeza de que
estamos removendo tudo o que temos para ele", explicou.

As políticas de retenção de dados também têm sido um recurso valioso para a empresa.

"A capacidade de executar a função de retenção em todos os nossos dados é enorme", disse Doughty. "Isso
era um grande desafio com nosso sistema anterior, enquanto no NetDocuments o você
pode garantir que os dados sejam mantidos apenas pelo tempo em que forem realmente viáveis."

Embora básicos, esses recursos deram a Doughty - e ao restante da empresa - mais
tranquilidade em relação aos seus dados e à conformidade com regulamentos como o GDPR.

"Quando comecei, há alguns anos, o segredo era ter 1.000.001 backups de
tudo. O você nunca poderia ter backups suficientes", explicou ele. "Mas agora, os dados são um passivo
e o você quer se livrar desse passivo o mais rápido que as normas permitirem. Portanto, a função de retenção
é realmente fundamental para nós e podemos ter certeza de que, quando enviamos nossas políticas de retenção, também estamos aderindo a elas."

"A capacidade de executar a função de retenção em todos os nossos dados é enorme."

Nick Doughty, Diretor de TI da Magrath Sheldrick

Flexibilidade e estabilidade

Embora a equipe tenha continuado a trabalhar em casa, a capacidade de fazer isso sem problemas
foi um grande benefício para a equipe da Magrath.

"Nosso sistema anterior nunca foi projetado para ser um sistema remoto, portanto, havia alguns
problemas técnicos e frustrações dos usuários", disse Doughty. O NetDocuments pode funcionar
igualmente bem em um local remoto ou no escritório. Isso foi uma grande vitória para nós".

Inovando para hoje e para o futuro

A implementação de qualquer mudança em sua organização pode ser uma jornada. Mas, quando feita
corretamente, a recompensa de uma experiência de trabalho moderna vale bem o desafio.

Com a ajuda da Peregrine Cloud e da NetDocuments, Doughty conseguiu decifrar o código
para uma mudança bem-sucedida para a nuvem. "A comunicação foi a chave para que o projeto
fosse bem-sucedido", disse Doughty. Quer essas comunicações fossem check-ins diários
com o Peregrine Cloud ou as sessões de treinamento, valeu a pena para a Magrath Sheldrick
fornecer às suas equipes acesso a especialistas em sistemas e colegas.

Agora que o treinamento foi concluído, as equipes da Magrath Sheldrick estão aproveitando os benefícios
de uma experiência de trabalho perfeita, economia de tempo e redução do estresse (pelo menos quando se trata de
tecnologia).