Magrath Sheldrick LLP, met hoofdkantoor in het centrum van Londen, is een van de meest succesvolle advocatenkantoren op het gebied van zakelijke immigratie in het Verenigd Koninkrijk en een belangrijke speler op het gebied van immigratie- en arbeidsrecht. Tot hun diverse klantenbestand behoren enkele van 's werelds toonaangevende bedrijven, particulieren, werkgevers en senior executives uit de hele wereld.

Een verouderde alles-in-één vervangen

Voor Magrath Sheldrick LLP was de digitale transformatie een enorme verandering. Het kantoor gebruikte al jaren een alles-in-één praktijkbeheersysteem (PMS), maar na verloop van tijd realiseerden ze zich dat "het overal wel goed in was, maar nergens echt uitblonk", aldus Nick Doughty, IT-directeur bij Magrath.

De beslissing werd nog verder versneld toen ze hoorden dat het PMS eind 2020 zou worden afgeschreven. "Het dwong ons echt in een doodlopende straat, waar we geen andere keuze hadden dan het te vervangen", aldus Doughty.

Leg niet al je eieren in één mandje

Hoewel het misschien eenvoudiger was geweest om over te stappen op een ander PMS en alles in één keer te vervangen, had het bedrijf een waardevolle les geleerd: "We wilden niet al onze eieren in één mand leggen", aldus Doughty. "Wat we voor de toekomst wilden doen, was het risico dat deze situatie zich opnieuw zou voordoen tot een minimum beperken", vervolgde hij. "We wilden geen softwareoplossing die van invloed zou zijn op alles wat we nodig hebben om het bedrijf te runnen als het bedrijf zou worden overgenomen of als het einde van de levensduur zou worden bereikt."

Het team besloot om een meer modulaire aanpak te hanteren voor hun tech stack als onderdeel van hun '
'-risicobeheerstrategie. Als bonus stelde deze aanpak hen ook in staat om "
e te selecteren uit de beste systemen en de beste oplossing te vinden voor elk onderdeel van het bedrijf", aldus Doughty
.

Hun zoektocht naar een documentbeheersysteem (DMS) leidde het bedrijf naar NetDocuments.

"De cloud is belangrijk voor ons omdat het ons de flexibiliteit biedt om onze medewerkers overal te kunnen huisvesten."

Nick Doughty, IT-directeur bij Magrath Sheldrick

Voorbereiding op het nieuwe normaal

"De cloud is belangrijk voor ons omdat het ons de flexibiliteit geeft om
onze medewerkers overal te kunnen huisvesten", legt hij uit. En tijdens de lockdowns hadden ze dat ook nodig, want teamleden werkten op afstand vanuit Noorwegen, Spanje, Turkije en
meer.

"De cloud biedt je gewoon die flexibiliteit waarbij je, zolang je een internet
verbinding hebt, vrijwel overal terecht kunt waar je maar wilt", vervolgde hij.
"Met het nieuwe normaal moeten dat gemak en die flexibiliteit worden ingebouwd in het dagelijkse functioneren van mensen
."

De overgang soepel en veilig laten verlopen

Bij het kiezen van een DMS zag Doughty ook hoe belangrijk het was om
een soepele overgang tussen de twee systemen te garanderen. Het feit dat NetDocuments
naadloos kon worden gekoppeld aan hun bestaande PMS was van cruciaal belang.

"Het was erg belangrijk dat we de twee systemen konden koppelen en ervoor konden zorgen dat ze
met elkaar konden communiceren, omdat er nog steeds een overgangsperiode was waarin ze
in harmonie met elkaar moesten functioneren", legde Doughty uit. "Die verbinding was cruciaal."

De beveiligingsinfrastructuur van het platform speelde ook een belangrijke rol bij de beslissing.
"Onze gegevens zijn ons meest waardevolle bezit, en als we die aan jullie toevertrouwen, moeten we er
volledig op kunnen vertrouwen dat jullie onze gegevens op verantwoorde wijze beheren en beveiligen
", aldus Doughty. "Het is duidelijk dat NetDocuments over de nodige voorzieningen beschikt om ervoor te zorgen dat
onze gegevens worden beveiligd en altijd beschikbaar zijn wanneer we ze nodig hebben."

"NetDocuments heeft voorzieningen getroffen om ervoor te zorgen dat onze gegevens worden beveiligd en altijd beschikbaar zijn wanneer we ze nodig hebben."

Nick Doughty, IT-directeur bij Magrath Sheldrick

Een betrouwbare partner vinden

Het bedrijf hechtte vooral veel waarde aan het team achter de tool. "Ik zal heel eerlijk zijn: wanneer we potentiële leveranciers beoordelen, kijken we altijd naar
als relaties", legt Doughty uit.

"Het belangrijkste voor mij is vertrouwen", zei hij. "Vrijwel vanaf de eerste ontmoeting kun je
een heel sterk gevoel krijgen of je de mensen met wie je te maken krijgt
ook echt kunt vertrouwen."

Dat is een les die Doughty op de harde manier heeft geleerd. "We hebben een paar relaties gehad die
zijn verzuurd omdat het vertrouwen weg was", legde hij uit. "Je blijft altijd twijfelen... Is dat echt nodig? Zijn ze helemaal openhartig?"

In verschillende gesprekken met potentiële leveranciers was Doughty niet onder de indruk. "Het voelde
alsof ze hun diensten overdreven, en er werd een beetje met modder gegooid", zei hij.

"Ze wilden gewoon toeslaan, zoveel mogelijk uit de deal halen en
dan verdergaan naar de volgende."

Maar zijn ervaring met NetDocuments – en implementatiepartner Peregrine Cloud – was anders. "Is dit het moment waarop we zeggen dat Mike briljant was?", grapte Doughty.

"Vertrouwen was voor ons het allerbelangrijkste. Dat is echt de belangrijkste reden waarom we voor NetDocuments hebben gekozen."

Nick Doughty, IT-directeur bij Magrath Sheldrick

"Zowel Mike [van NetDocuments] als Tony [van Peregrine] waren zo oprecht", aldus Doughty
. "Tony is waarschijnlijk een van de meest oprechte ingenieurs met wie ik ooit heb gewerkt.
Ik denk niet dat hij me ooit een reden zou geven om hem niet te vertrouwen. Er is een zeer sterk vertrouwens
met Tony en Mike."

En hoewel NetDocuments het kantoor tal van andere voordelen bood als robuuste,
redelijk geprijsde oplossing, "denk ik dat vertrouwen voor ons het belangrijkste was", zei hij.
"Dat is echt de belangrijkste reden waarom we voor NetDocuments hebben gekozen."

Een grote uitrol op afstand

Magrath kreeg veel steun van hun gekozen implementatiepartner, Peregrine
Cloud. Maar implementeren midden in een pandemie is makkelijker gezegd dan gedaan.
"Normaal gesproken zijn we ter plaatse en verloopt de uitrol vrij eenvoudig", aldus Doughty. "Maar deze
was de eerste grote uitrol die we op afstand hebben gedaan, dus dat was de eerste uitdaging."

Als IT-directeur lag de verantwoordelijkheid voor de planning van de uitrol volledig op de schouders van Doughty
— en hij nam een beslist onorthodoxe beslissing: "Ik besloot dat ik
iedereen individueel gedurende een periode van twee weken zou inwerken, op afstand met hen zou inloggen,
het nieuwe systeem zou installeren en het proces zou uitleggen."

Het hele bedrijf met de hand implementeren

Het was een gewaagde zet, maar het was wat zijn team nodig had. "Ik ben de grote, boze wolf die
hen dwong iets nieuws te leren", gaf hij toe. "En dat betekent dat mensen
naar ons kijken voor een beetje begeleiding en geruststelling. Aangezien wij degenen zijn die
hun dag verstoren, moeten we er alles aan doen om ervoor te zorgen dat we zoveel mogelijk helpen."

"Mensen waren bezorgd dat een fundamenteel onderdeel van hun dagelijkse routine zou worden verstoord", legde hij
uit. "Ze waren gewoon zo tevreden met ons vorige systeem en onze gebruikers zijn
niet anders dan anderen – mensen houden niet van verandering."

"Het was een heel eenvoudig proces. Toen we daadwerkelijk live gingen, had ik er alle vertrouwen in dat iedereen wist wat er ging gebeuren en hoe dat zou gebeuren."

Nick Doughty, IT-directeur bij Magrath Sheldrick

Het leiden van een handmatige implementatie op afstand was ook voor Doughty een grote verandering, maar
gelukkig bood Peregrine duidelijke scripts en ondersteuning om hem te helpen bij het implementatieproces van
.

"Ik maakte me ook een beetje zorgen", gaf hij toe. "We hadden dit nog nooit eerder gedaan,
dus het was een beetje een leercurve. Maar we hebben geprobeerd uit te zoeken wat er mogelijk mis kon gaan
en hoe we dat risico konden minimaliseren, en uiteindelijk was het een heel eenvoudig proces."
Maar zijn toewijding aan dat beetje begeleiding wierp uiteindelijk zijn vruchten af.

"Toen we daadwerkelijk live gingen, had ik er alle vertrouwen in dat iedereen
overtuigd was van wat er gebeurde en hoe het zou verlopen", zegt Doughty.

Open inloop-trainingssessies

Doughty bedacht nog een innovatieve oplossing om zijn team te ondersteunen toen ze eenmaal live waren
: open Zoom-sessies waar mensen aan konden deelnemen voor live antwoorden op hun vragen en
zorgen.

"Op de maandagochtend dat we live gingen, waren er vaak zo'n twintig mensen aanwezig", legde
uit. "Maar als ik het probleem van één persoon hielp oplossen terwijl ik het op het scherm van
presenteerde, zag je meteen vijf of zes mensen tegelijkertijd vertrekken, omdat ze duidelijk
hetzelfde probleem of dezelfde zorg hadden."

De sessies waren absoluut een groot succes voor het team.

"Ik denk dat de inloopspreekuren uitstekend hebben gewerkt", aldus Doughty. "Wat we niet wilden, was dat
mensen thuis zouden zitten en steeds gefrustreerder zouden raken. Het is erg belangrijk om
een goede start te maken met dit soort projecten, en als ze in het begin een beetje uit de bocht vliegen
, is het erg moeilijk om dat nog goed te maken."

Hij besefte dat het geven van een telefoonnummer waar mensen terecht konden met hun vragen, hun frustraties alleen maar zou vergroten
. "Als ze naar een inloopspreekuur kwamen en we konden hen niet meteen helpen,
konden ze in ieder geval luisteren naar de problemen van andere mensen en naar dingen
die ze zelf niet wisten hoe ze moesten doen", legt Doughty uit. "En ik denk dat dat hen geruststelde, omdat ze zagen dat
zij niet de enigen waren die met bepaalde moeilijkheden te maken hadden. Dat bleek op zich al heel nuttig
."

Uiteindelijk waren de inloopspreekuren zo succesvol dat Doughty ze een paar dagen langer liet doorgaan. "Ik denk dat mensen ze een soort troostende deken vonden", zei hij
. "Ik denk dat ze het gewoon fijn vonden om te weten dat ze er waren."

Hoe voelde het team zich over het implementatieproces toen alles achter de rug was?

"Het werd heel erg goed ontvangen. Het was een groot succes", aldus Doughty. "Ik geloof niet dat ik ook maar één negatieve opmerking over het systeem heb ge
. Alle reacties waren positief en iedereen vindt het een grote verbetering ten opzichte van wat we vroeger hadden."

"Ik denk niet dat ik negatieve opmerkingen over het systeem heb gehad. Het zijn allemaal positieve reacties geweest en iedereen vindt het een grote verbetering van de web
."

Nick Doughty, IT-directeur bij Magrath Sheldrick

Sterke communicatie en ondersteuning

Gedurende het hele proces kreeg Doughty veel hulp en ondersteuning van Tony Foy, Peregrine-
-Cloud-eigenaar en hoofdconsultant.

"Tony speelde een grote rol bij de implementatie en hij was een belangrijke reden waarom het zo soepel verliep
, omdat hij erg attent was", aldus Doughty. "Ik denk dat onze eerste gedachten
juist waren, namelijk dat Tony het als een langetermijnrelatie ziet en niet alleen maar zo snel mogelijk deze klus wil klaren om vervolgens door te gaan naar de volgende."

Vertrouwen en uitstekende communicatie waren cruciaal voor het succes van het project. "Ik heb nooit het gevoel gehad dat ik niet wist wat er gaande was", legt Doughty uit. "Zelfs toen er iets misging, vertelde Tony me dat – en dat komt weer neer op vertrouwen, dat hij nooit iets voor me probeerde te verbergen."

"Ik heb enorm veel respect voor zijn werk en wat hij heeft gedaan", vervolgde Doughty. "Hij heeft de migratie naar
naadloos laten verlopen, en dankzij hem hebben we geen moment verloren."

Een oplossing die loont

Nu het team is geïmplementeerd, hebben ze meer vertrouwen dan ooit in hun beslissing
om voor NetDocuments te kiezen.

"De oplossing zelf is geweldig", aldus Doughty. "Het doet alles wat we ervan verwachtten
en meer. Er zitten een aantal extra voordelen in waar we ons aanvankelijk niet bewust van waren
, en we ontdekken nu nog steeds dingen die erg prettig zijn."
"NetDocuments heeft veel functies. Het is niet druk. Het is een betrouwbare, pure cloudoplossing, wat
natuurlijk erg belangrijk voor ons is."

Direct rendement op veilig delen

Een van de opvallende kenmerken van NetDocuments is de vele manieren waarop gebruikers documenten veilig kunnen delen
. "NetDocuments biedt ons een aantal zeer goede opties voor
het delen van gegevens met onze klanten en intern", legt Doughty uit.
"Voor ons is het risico op gegevensverlies via e-mail altijd een belangrijk aandachtspunt bij het beheer van het risico
", vervolgt hij. "— met klanten en intern.

Voorheen gebruikte Magrath een dure tool van een derde partij om hun e-mails te versleutelen en
grote bestanden te verzenden, maar omdat de beveiligde linkfunctionaliteit is ingebouwd in NetDocuments
hebben ze die tool niet langer nodig.

"Er is een onmiddellijk rendement op de investering", zei hij.

"NetDocuments heeft ons een aantal zeer goede opties geboden voor het delen van gegevens met onze klanten en intern. ... Het rendement op de investering is direct merkbaar."

Nick Doughty, IT-directeur bij Magrath Sheldrick

Zelfverzekerde naleving

"Vanwege de AVG is het belangrijk om slechts één kopie van een document te hebben", legt Doughty uit. "Advocaten staan erom bekend dat ze in Outlook leven en de submappen letterlijk als een casemanagementsysteem gebruiken. Maar met die aanpak vind je heel veel losse kopieën in conceptmappen in de submap binnen Outlook."

Door gebruik te maken van beveiligde links kan het team aan de regels blijven voldoen zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit van
.

"We zijn ervan overtuigd dat we slechts één exemplaar van dat document hebben, wat essentieel is
, want als de klant zijn recht om te worden vergeten uitoefent, moeten we er zeker van zijn dat
we alles verwijderen wat we van hem hebben", legde hij uit.

Het beleid inzake gegevensbewaring is ook een waardevolle functie geweest voor het bedrijf.

"De mogelijkheid om de retentiefunctie op al onze gegevens toe te passen, is enorm", aldus Doughty. "Dat
was een enorme uitdaging met ons vorige systeem, terwijl je met NetDocuments
ervoor kunt zorgen dat je de gegevens alleen bewaart zolang ze daadwerkelijk bruikbaar zijn."

Hoewel deze functies vrij eenvoudig zijn, hebben ze Doughty – en de rest van het bedrijf – meer
gemoedsrust gegeven over hun gegevens en de naleving van regelgeving zoals de AVG.

"Toen ik een paar jaar geleden begon, was het belangrijk om 1.000.001 back-ups van
alles te hebben. Je kon nooit genoeg back-ups hebben", legt hij uit. "Maar nu zijn gegevens een
aansprakelijkheid en wil je die aansprakelijkheid zo snel mogelijk kwijt, voor zover de regelgeving dat toestaat. De functie voor het bewaren van
is dus echt essentieel voor ons, en we kunnen erop vertrouwen dat wanneer we ons bewaarbeleid versturen, we ons daar ook aan houden."

"De mogelijkheid om de retentiefunctie op al onze gegevens toe te passen is enorm."

Nick Doughty, IT-directeur bij Magrath Sheldrick

Flexibiliteit en stabiliteit

Hoewel het team vanuit huis is blijven werken, is de mogelijkheid om dit naadloos te doen
een enorm voordeel geweest voor het Magrath-team.

"Ons vorige systeem was nooit ontworpen als een systeem voor gebruik op afstand, dus er waren nogal wat technische problemen en frustraties bij de gebruikers", aldus Doughty. NetDocuments functioneert net zo goed vanaf een externe locatie als op kantoor. Dat was een enorme winst voor ons."

Innoveren voor vandaag en morgen

Het doorvoeren van veranderingen binnen uw organisatie kan een hele onderneming zijn. Maar wanneer dit op de juiste manier gebeurt, met behulp v
, is de beloning van een moderne werkervaring de uitdaging meer dan waard.

Met de hulp van Peregrine Cloud en NetDocuments wist Doughty de code van
te kraken voor een succesvolle overstap naar de cloud. "Communicatie was de sleutel tot het succes van het project
", aldus Doughty. Of het nu ging om dagelijkse check-ins
met Peregrine Cloud of de drop-in trainingssessies, het wierp zijn vruchten af voor Magrath Sheldrick
om hun teams toegang te geven tot systeemspecialisten en collega's.

Nu de training is afgerond, profiteren de teams van Magrath Sheldrick van de voordelen
van een naadloze werkervaring, tijdwinst en minder stress (in ieder geval als het
om hun technologie gaat).