Con sede en el centro de Londres, Magrath Sheldrick LLP es uno de los despachos de inmigración empresarial con más éxito del Reino Unido y una de las principales fuerzas en materia de inmigración y derecho laboral. Su variada cartera de clientes incluye algunas de las principales empresas, particulares, empleadores y altos ejecutivos de todo el mundo.

Sustitución de un todo en uno anticuado

Para Magrath Sheldrick LLP, realizar una transformación digital supuso un cambio enorme. El bufete llevaba años utilizando una suite de gestión de consultas (PMS) todo en uno, pero con el tiempo se dieron cuenta de que "estaba bien en todo, pero no destacaba especialmente en nada", explicó el director de TI de Magrath, Nick Doughty.

La decisión se aceleró aún más cuando se enteraron de que el PMS iba a llegar al final de su vida útil a finales de 2020. "Realmente nos obligó a meternos en un callejón sin salida en el que no teníamos más remedio que sustituirlo", dijo Doughty.

No ponga todos los huevos en la misma cesta

Aunque podría haber sido más sencillo cambiar a otro PMS y sustituirlo todo de una sola vez, la empresa había aprendido una valiosa lección: "No queríamos poner todos los huevos en la misma cesta", dijo Doughty. "Lo que queríamos hacer para el futuro era minimizar el riesgo de que esta situación se repitiera", continuó. "No queríamos una solución de software que afectara a todo lo que necesitamos para dirigir la empresa si su compañía era absorbida o llegaba al final de su vida útil".

El equipo decidió optar por un enfoque más modular de su pila tecnológica como parte de su estrategia de gestión de riesgos
. Como ventaja, este enfoque también les permitió "seleccionar
los mejores sistemas y encontrar la mejor solución para cada parte de la empresa", afirma Doughty
.

Su búsqueda de un sistema de gestión de documentos (SGD) condujo a la empresa hasta NetDocuments.

"Estar en la nube es importante para nosotros porque nos da la flexibilidad de alojar a nuestro personal en cualquier lugar".

Nick Doughty, Director de TI de Magrath Sheldrick

Prepararse para la nueva normalidad

"Estar en la nube es importante para nosotros porque nos da la flexibilidad de
acomodar a nuestro personal en cualquier lugar", explicó. Y durante los cierres, lo han necesitado
ya que los miembros del equipo han trabajado a distancia desde Noruega, España, Turquía y
más.

"La nube simplemente te ofrece esa flexibilidad en la que, siempre que tengas una conexión a Internet
, estás prácticamente listo para ir a donde necesites", continuó.
"Con la nueva normalidad, esa comodidad y flexibilidad tienen que estar integradas en el funcionamiento diario de la gente
".

Hacer que la transición sea suave y segura

Durante el proceso de elección de un SGD, Doughty también reconoció la importancia de garantizar
una transición fluida entre los dos sistemas. El hecho de que NetDocuments pudiera
enlazar sin problemas con su PMS existente era vital.

"Era muy importante que pudiéramos casar los dos sistemas y asegurarnos de que
hablaran entre sí, porque aún quedaba ese periodo de transición en el que tenían que
vivir al unísono el uno con el otro", explicó Doughty. "Esa conexión era clave".

La infraestructura de seguridad de la plataforma también desempeñó un papel importante en la decisión.
"Nuestros datos son nuestro activo más valioso, y si vamos a confiárselos necesitamos
tener una confianza muy fuerte en que están gestionando nuestros datos de forma responsable y asegurándolos
", dijo Doughty. "Está claro que NetDocuments cuenta con las disposiciones necesarias para garantizar
que nuestros datos están salvaguardados y siempre van a estar ahí cuando los necesitemos".

"NetDocuments cuenta con las disposiciones necesarias para garantizar que nuestros datos están salvaguardados y siempre van a estar ahí cuando los necesitemos".

Nick Doughty, Director de TI de Magrath Sheldrick

Encontrar un socio digno de confianza

Por encima de todo, la empresa concedió una gran prioridad al equipo que había detrás de la herramienta. "Seré
completamente honesto: cuando buscamos proveedores potenciales, siempre los vemos
como relaciones", explicó Doughty.

"Lo más importante para mí es la confianza", dijo. "Casi desde la primera reunión, uno
puede tener una sensación muy fuerte de si realmente confía en las personas con las que va
a tratar".

Es una lección que Doughty ha aprendido por las malas. "Hemos tenido unas cuantas relaciones que
se han agriado porque se había perdido la confianza", explicó. "Siempre estás dudando... ¿Es realmente necesario? ¿Son completamente francos?"

En varias conversaciones con proveedores potenciales, Doughty no quedó impresionado. "Sentía
como si estuvieran exagerando sus servicios, y había un poco de fango", dijo.

"Sólo querían entrar a matar, sacar el máximo provecho de la operación y
y luego pasar a la siguiente".

Pero su experiencia con NetDocuments -y con el socio de implantación Peregrine Cloud- fue diferente. "¿Es ahora cuando decimos que Mike estuvo brillante?". bromeó Doughty.

"La confianza era lo más importante para nosotros. Esa es realmente la razón principal por la que apostamos por NetDocuments".

Nick Doughty, Director de TI de Magrath Sheldrick

"Tanto Mike [de NetDocuments] como Tony [de Peregrine] fueron tan genuinos", dijo Doughty
. "Tony es probablemente uno de los ingenieros más genuinos con los que creo que he trabajado nunca.
No creo que me diera nunca una razón para no confiar en él. Hay una confianza muy fuerte
con Tony y Mike".

Y aunque NetDocuments ofrecía otras muchas ventajas a la empresa como solución sólida y
a un precio justo, "creo que la confianza era lo más importante para nosotros", afirmó.
"Esa es realmente la razón principal por la que nos decantamos por NetDocuments".

Un gran despliegue a distancia

Magrath recibió un gran apoyo del socio de implantación que había elegido, Peregrine
Cloud. Pero la implantación en medio de una pandemia es más fácil de decir que de hacer.
"Normalmente estamos in situ y las implantaciones son bastante sencillas", dijo Doughty. "Pero este
era el primer despliegue importante que hacíamos a distancia, así que ése fue el primer reto".

Como director de TI, la responsabilidad de planificar la implantación recayó directamente sobre los hombros de Doughty
- y tomó una decisión decididamente poco ortodoxa: "Decidí que iba a
incorporar a todo el mundo individualmente durante un periodo de dos semanas, conectarme con ellos a distancia,
instalar el nuevo sistema y explicarles el proceso".

Implantación manual de toda la empresa

Fue un movimiento audaz, pero era lo que su equipo necesitaba. "Soy el lobo feroz que
les ha obligado a aprender algo nuevo", admitió. "Y eso significa que la gente está
buscando en nosotros un poco de orientación y seguridad. Puesto que somos nosotros los que
les perturbamos el día, tenemos que hacer todo lo posible para asegurarnos de que ayudamos todo lo que podemos."

"A la gente le preocupaba que se interrumpiera una parte fundamental de su día", explicó
. "Estaban tan cómodos con nuestro sistema anterior y nuestros usuarios no son
diferentes de los demás: a la gente no le gustan los cambios".

"Fue un proceso muy fácil. Cuando llegamos al momento de la puesta en marcha, me sentí bastante cómodo de que todo el mundo tuviera confianza en lo que estaba ocurriendo y en cómo iba a ocurrir."

Nick Doughty, Director de TI de Magrath Sheldrick

Dirigir un despliegue remoto y manual también fue un cambio significativo para Doughty - pero
afortunadamente, Peregrine le proporcionó guiones claros y soporte para ayudarle a través del proceso de despliegue
.

"A mí también me preocupaba un poco", admitió. "Nunca habíamos hecho esto antes,
así que fue un poco una curva de aprendizaje. Pero intentamos averiguar qué podía salir potencialmente
mal y cómo podíamos minimizar ese riesgo, y al final, fue un proceso muy fácil"
Pero su empeño en que le echaran un poco la mano dio sus frutos al final.

"Para cuando llegamos al momento de la puesta en marcha, me sentí bastante seguro de que todo el mundo tenía
confianza en lo que estaba sucediendo y en cómo iba a suceder", afirma Doughty.

Sesiones abiertas de formación sin cita previa

A Doughty se le ocurrió otra solución innovadora para apoyar a su equipo una vez que estuvieran
en directo: sesiones abiertas de Zoom a las que la gente podía unirse para obtener respuestas en directo a sus preguntas e inquietudes
.

"El lunes por la mañana que entramos en funcionamiento, con frecuencia teníamos a unas 20 personas allí dentro",
explicó. "Pero cuando ayudaba a resolver el problema de una persona mientras lo presentaba en la pantalla de
, al instante veías salir a cinco o seis personas al mismo tiempo, porque obviamente
tenían el mismo problema o preocupación".

Las sesiones fueron sin duda una gran victoria para el equipo.

"Creo que las sesiones sin cita previa funcionaron estupendamente", dijo Doughty. "Lo que no queríamos era
gente sentada en casa cada vez más frustrada. Es muy importante que
empiece con buen pie este tipo de proyectos, y si empiezan a ir un poco mal al principio
es muy difícil recuperarse de ello."

Reconoció que dejar a la gente con un número de apoyo al que llamar sólo aumentaría
sus frustraciones. "Si se unían a una sesión sin cita previa y no les atendíamos inmediatamente,
al menos podían escuchar los problemas que otras personas estaban experimentando y las cosas
que no sabían cómo hacer", explicó Doughty. "Y creo que eso les tranquilizó al saber que
no eran las únicas personas que estaban teniendo dificultades. Eso en sí mismo resultó
realmente beneficioso".

Al final, las sesiones sin cita previa tuvieron tanto éxito que Doughty las mantuvo durante unos
días más. "Creo que a la gente le parecieron una especie de manta reconfortante", dijo
. "Creo que simplemente les gustaba saber que estaba ahí".

¿Cómo se sintió el equipo con el proceso de implementación cuando todo estaba dicho y hecho en
?

"Fue muy, muy bien recibido. Ha tenido mucho éxito", afirmó Doughty. "No creo que haya tenido ningún
comentario negativo sobre el sistema. Todo ha sido positivo, y todos piensan que es una gran
mejora respecto a lo que teníamos antes."

"Creo que no he recibido ningún comentario negativo sobre el sistema. Todo ha sido positivo, y todos piensan que es una gran mejora
".

Nick Doughty, Director de TI de Magrath Sheldrick

Comunicación y apoyo sólidos

A lo largo del proceso, Doughty contó con mucha ayuda y apoyo de Tony Foy, propietario y asesor principal de Peregrine
Cloud.

"Tony fue una parte muy importante de la puesta en marcha, y él fue una de las principales razones de que todo fuera
como la seda porque estuvo muy atento", dijo Doughty. "Creo que nuestras ideas iniciales
eran correctas en el sentido de que Tony lo ve como una relación a largo plazo y no sólo quitarse ésta de encima lo antes posible y pasar a la siguiente".

La confianza y una magnífica comunicación fueron fundamentales para el éxito del proyecto. "Nunca tuve
la sensación de no saber lo que estaba pasando", explicó Doughty. "Incluso cuando las cosas
iban un poco mal, Tony me lo contaba - y eso se reduce de nuevo a la confianza, que
nunca intentó ocultarme nada".

"Siento un enorme respeto por su trabajo y por lo que ha hecho", continuó Doughty. "Hizo que la migración a
fuera perfecta, y no nos hemos perdido nada gracias a él".

Una solución rentable

Ahora que el equipo está implantado, se sienten más seguros que nunca en su decisión
de optar por NetDocuments.

"La solución en sí es estupenda", afirmó Doughty. "Hace todo lo que esperábamos de
y más. Ha habido algunas ventajas añadidas de las que en realidad no éramos
conscientes al principio, y ahora seguimos descubriendo cosas que están muy bien".
"NetDocuments tiene muchas funciones. No está saturado. Es una solución de confianza, puramente en la nube, lo que es
obviamente muy importante para nosotros."

Rentabilidad instantánea de la compartición segura

Una de las características más destacadas de NetDocuments han sido las múltiples formas en que los usuarios pueden
compartir documentos de forma segura. "NetDocuments nos ha dado algunas opciones realmente buenas en
cómo compartimos los datos con nuestros clientes y a nivel interno", explicó Doughty.
"Para nosotros, el potencial de pérdida de datos a través del correo electrónico es siempre un área clave de la gestión de riesgos
", continuó. "- con los clientes y a nivel interno.

Anteriormente, Magrath había utilizado una costosa herramienta de terceros para cifrar sus correos electrónicos y
enviar archivos de gran tamaño, pero como la funcionalidad de enlace seguro está integrada en NetDocuments
ya no necesitan esa herramienta.

"Hay un retorno instantáneo de la inversión", dijo.

"NetDocuments nos ha proporcionado algunas opciones realmente buenas en la forma de compartir datos con nuestros clientes y a nivel interno. ... Hay un retorno instantáneo de la inversión".

Nick Doughty, Director de TI de Magrath Sheldrick

Cumplimiento confiado

"Debido al GDPR, es importante tener una sola copia de un documento", explicó Doughty. "Los abogados tienen fama de vivir en Outlook y utilizar literalmente los subdirectorios como sistema de gestión de casos. Pero con ese enfoque, encontrará montones de copias huérfanas en carpetas de borradores en el subdirectorio dentro de Outlook".

Al utilizar enlaces seguros, el equipo puede seguir cumpliendo la normativa sin sacrificar su productividad
.

"Tenemos la seguridad de que sólo tenemos una copia de ese documento, lo que es clave
porque si el cliente activa su derecho al olvido, tenemos que estar seguros de que
estamos eliminando todo lo que tenemos de él", explicó.

Las políticas de conservación de datos también han sido una característica valiosa para la empresa.

"La capacidad de ejecutar la función de retención en todos nuestros datos es enorme", dijo Doughty. "Ese
era un reto enorme con nuestro sistema anterior, mientras que en NetDocuments usted
puede asegurarse de que sólo conserva los datos durante el tiempo que son realmente viables".

Aunque básicas, estas funciones han proporcionado a Doughty -y al resto de la empresa- una mayor tranquilidad en
sobre sus datos y el cumplimiento de normativas como la GDPR.

"Cuando empecé hace ahora unos años, la clave era tener 1.000.001 copias de seguridad de
todo. Nunca se tenían suficientes copias de seguridad", explicó. "Pero ahora, los datos son un pasivo de
y uno quiere deshacerse de ese pasivo tan rápido como lo permitan las normativas. Así que la función de retención de
es realmente clave para nosotros, y podemos estar seguros de que cuando transmitimos nuestras políticas de retención, también las estamos cumpliendo."

"La capacidad de ejecutar la función de retención en todos nuestros datos es enorme".

Nick Doughty, Director de TI de Magrath Sheldrick

Flexibilidad y estabilidad

Aunque el equipo ha seguido trabajando desde casa, la posibilidad de hacerlo sin problemas ha
supuesto una enorme ventaja para el equipo de Magrath.

"Nuestro sistema anterior nunca se diseñó para ser un sistema remoto, por lo que había bastantes
problemas técnicos y frustraciones de los usuarios", afirma Doughty. NetDocuments puede funcionar
igual de bien desde una ubicación remota o en la oficina. Eso fue una gran victoria para nosotros".

Innovar para hoy y más allá

Implantar cualquier cambio en su organización puede ser un viaje. Pero cuando se hace
correctamente, la recompensa de una experiencia de trabajo moderna bien merece el reto.

Con la ayuda de Peregrine Cloud y NetDocuments, Doughty pudo descifrar el código
para pasar con éxito a la nube. "La comunicación fue la clave para que el proyecto
tuviera éxito", afirmó Doughty. Tanto si esas comunicaciones eran comprobaciones diarias
con Peregrine Cloud o las sesiones de formación sin cita previa, a Magrath Sheldrick
le mereció la pena proporcionar a sus equipos acceso a expertos en sistemas y a compañeros.

Ahora que la formación ha concluido, los equipos de Magrath Sheldrick disfrutan de las ventajas
de una experiencia de trabajo fluida, ahorro de tiempo y reducción del estrés (al menos cuando se trata
de su tecnología).