Basé dans le centre de Londres, Magrath Sheldrick LLP est l'un des cabinets d'avocats les plus réputés du Royaume-Uni dans le domaine de l'immigration d'affaires et un acteur majeur en matière de droit de l'immigration et du travail. Sa clientèle diversifiée comprend certaines des plus grandes entreprises mondiales, des particuliers, des employeurs et des cadres supérieurs du monde entier.

Remplacer un tout-en-un obsolète

Pour Magrath Sheldrick LLP, la transformation numérique a représenté un changement radical. Le cabinet utilisait depuis des années une suite logicielle tout-en-un pour la gestion de son activité (PMS), mais au fil du temps, ses responsables ont réalisé que « ce logiciel était correct dans tous les domaines, mais qu'il n'excellait dans aucun », explique Nick Doughty, directeur informatique chez Magrath.

La décision a été accélérée lorsqu'ils ont appris que le PMS allait être mis hors service à la fin de l'année 2020. « Cela nous a vraiment mis dans une impasse où nous n'avions d'autre choix que de le remplacer », a déclaré M. Doughty.

Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier

Il aurait peut-être été plus simple de passer à un autre PMS et de tout remplacer d'un seul coup, mais l'entreprise avait tiré une leçon précieuse : « Nous ne voulions pas mettre tous nos œufs dans le même panier », a déclaré M. Doughty. « Ce que nous voulions faire pour l'avenir, c'était minimiser le risque que cette situation se reproduise », a-t-il poursuivi. « Nous ne voulions pas d'une solution logicielle qui aurait un impact sur tout ce dont nous avons besoin pour faire fonctionner l'entreprise si sa société était rachetée ou si elle arrivait en fin de vie. »

L'équipe a décidé d'adopter une approche plus modulaire pour sa pile technologique dans le cadre de sa stratégie de gestion des risques d'
. En prime, cette approche lui a également permis de « sélectionner avec soin
les meilleurs systèmes et de trouver la solution la mieux adaptée à chaque partie de l'entreprise », a déclaré M. Doughty
.

Leur recherche d'un système de gestion documentaire (DMS) a conduit l'entreprise à choisir NetDocuments.

« Le cloud est important pour nous, car il nous offre la flexibilité nécessaire pour accueillir nos employés où qu'ils se trouvent. »

Nick Doughty, directeur informatique chez Magrath Sheldrick

Se préparer à la nouvelle normalité

« Être dans le cloud est important pour nous, car cela nous offre la flexibilité nécessaire pour
accueillir nos employés où qu'ils se trouvent », explique-t-il. Et pendant les confinements, ils en ont eu besoin, car les membres de l'équipe ont travaillé à distance depuis la Norvège, l'Espagne, la Turquie, l'
, etc.

« Le cloud vous offre justement cette flexibilité : tant que vous disposez d'une connexion Internet
, vous pouvez pratiquement aller où vous voulez », a-t-il poursuivi.
« Avec la nouvelle normalité, cette commodité et cette flexibilité doivent être intégrées dans le fonctionnement quotidien des gens
. »

Assurer une transition fluide et sécurisée

Au cours du processus de sélection d'un système de gestion documentaire (DMS), M. Doughty a également reconnu l'importance d'assurer
une transition en douceur entre les deux systèmes. Le fait que NetDocuments puisse
s'intégrer de manière transparente à leur système de gestion des dossiers (PMS) existant était essentiel.

« Il était très important que nous puissions fusionner les deux systèmes et nous assurer qu'ils
communiquaient entre eux, car il y avait encore cette période de transition pendant laquelle ils devaient
fonctionner à l'unisson », a expliqué M. Doughty. « Cette connexion était essentielle. »

L'infrastructure de sécurité de la plateforme a également joué un rôle important dans cette décision.
« Nos données sont notre atout le plus précieux, et si nous devons vous les confier, nous avons besoin d'
d'avoir une confiance absolue dans le fait que vous les gérez de manière responsable et que vous les sécurisez
», a déclaré M. Doughty. « Il est clair que NetDocuments a mis en place les dispositions nécessaires pour garantir
la protection de nos données et leur disponibilité à tout moment lorsque nous en avons besoin. »

« NetDocuments a mis en place des dispositions pour garantir la protection de nos données et leur disponibilité à tout moment lorsque nous en avons besoin. »

Nick Doughty, directeur informatique chez Magrath Sheldrick

Trouver un partenaire de confiance

Avant tout, l'entreprise accordait une grande importance à l'équipe derrière l'outil. « Je vais être tout à fait honnête : lorsque nous examinons des fournisseurs potentiels, nous les considérons toujours comme des relations », a expliqué M. Doughty.

« Le plus important pour moi, c'est la confiance », a-t-il déclaré. « Dès la première rencontre, vous pouvez avoir un sentiment très fort quant à la confiance que vous pouvez accorder aux personnes avec lesquelles vous allez traiter
. »

C'est une leçon que Doughty a apprise à ses dépens. « Nous avons connu quelques relations qui ont mal tourné parce que la confiance avait disparu », explique-t-il. « On se pose toujours des questions... Est-ce vraiment nécessaire ? Sont-ils tout à fait honnêtes ? »

Au cours de plusieurs conversations avec des fournisseurs potentiels, M. Doughty n'a pas été impressionné. « J'avais l'impression qu'ils exagéraient leurs services et qu'ils se livraient à une campagne de dénigrement », a-t-il déclaré.

« Ils voulaient juste venir pour conclure l'affaire, tirer le maximum de profits de la transaction et de l'
, puis passer à la suivante. »

Mais son expérience avec NetDocuments — et son partenaire de mise en œuvre Peregrine Cloud — a été différente. « Est-ce le moment où nous disons que Mike a été brillant ? », a plaisanté M. Doughty.

« La confiance était la chose la plus importante pour nous. C'est vraiment la principale raison pour laquelle nous avons choisi NetDocuments. »

Nick Doughty, directeur informatique chez Magrath Sheldrick

« Mike [de NetDocuments] et Tony [de Peregrine] étaient tous deux très sincères », a déclaré M. Doughty
. « Tony est probablement l'un des ingénieurs les plus sincères avec lesquels j'ai jamais travaillé.
Je ne pense pas qu'il me donnerait jamais une raison de ne pas lui faire confiance. Il existe une relation de confiance très forte
avec Tony et Mike. »

Et bien que NetDocuments offrait de nombreux autres avantages à l'entreprise en tant que solution robuste,
et à prix raisonnable, « je pense que la confiance était le facteur le plus important pour nous », a-t-il déclaré.
« C'est vraiment la principale raison pour laquelle nous avons choisi NetDocuments. »

Un déploiement à distance majeur

Magrath a bénéficié du soutien indéfectible de son partenaire de mise en œuvre, Peregrine
Cloud. Mais mettre en œuvre un projet en pleine pandémie est plus facile à dire qu'à faire.
« Normalement, nous sommes sur place et les déploiements sont assez simples », explique M. Doughty. « Mais cette
était le premier déploiement majeur que nous réalisions à distance, ce qui constituait donc le premier défi. »

En tant que directeur informatique, la responsabilité de la planification du déploiement incombait entièrement à M. Doughty (
). Il a alors pris une décision résolument peu orthodoxe : « J'ai décidé de me rendre sur
pour intégrer chaque utilisateur individuellement pendant deux semaines, me connecter à distance avec eux,
installer le nouveau système et leur expliquer le processus. »

Mise en œuvre manuelle de l'ensemble de l'entreprise

C'était une décision audacieuse, mais c'était ce dont son équipe avait besoin. « Je suis le grand méchant loup qui
les a obligés à apprendre quelque chose de nouveau », a-t-il admis. « Et cela signifie que les gens
se tournent vers nous pour obtenir un peu de conseils et de réconfort. Puisque nous sommes ceux qui
perturbent leur quotidien, nous devons faire tout notre possible pour les aider autant que nous le pouvons. »

« Les gens s'inquiétaient de voir une partie fondamentale de leur quotidien bouleversée », explique-t-il
. « Ils étaient tellement à l'aise avec notre ancien système, et nos utilisateurs ne sont pas différents des autres — personne n'aime le changement. »

« Le processus s'est déroulé très facilement. Au moment où nous avons mis le système en service, j'étais tout à fait rassuré, car tout le monde avait confiance dans ce qui se passait et dans la manière dont cela allait se passer. »

Nick Doughty, directeur informatique chez Magrath Sheldrick

La gestion d'un déploiement manuel à distance a également représenté un changement important pour M. Doughty, mais heureusement, Peregrine lui a fourni des scripts clairs et une assistance pour l'aider tout au long du processus de déploiement de l'
.

« J'étais moi aussi un peu inquiet », a-t-il admis. « Nous n'avions jamais fait cela auparavant,
, donc il a fallu un certain temps pour apprendre. Mais nous avons essayé de déterminer ce qui pouvait potentiellement mal tourner
et comment nous pouvions minimiser ce risque, et finalement, cela s'est avéré très facile. »
Mais son engagement à accompagner un peu les choses a fini par porter ses fruits.

« Au moment où nous avons mis le projet en ligne, j'étais tout à fait rassuré de voir que tout le monde était
confiant dans ce qui se passait et dans la manière dont cela allait se passer », explique M. Doughty.

Séances de formation ouvertes à tous

Doughty a trouvé une autre solution innovante pour aider son équipe une fois l'
é en ligne : ouvrir des sessions Zoom auxquelles les gens pouvaient se joindre pour obtenir des réponses en direct à leurs questions et préoccupations concernant l'
.

« Le lundi matin où nous avons mis le service en ligne, nous avions souvent environ 20 personnes connectées », explique-t-il. « Mais lorsque j'aidais une personne à résoudre son problème en le présentant sur l'écran
, cinq ou six autres personnes quittaient instantanément le service, car elles avaient manifestement le même problème ou la même préoccupation. »

Ces sessions ont été une grande réussite pour l'équipe.

« Je pense que les séances sans rendez-vous ont très bien fonctionné », a déclaré M. Doughty. « Nous ne voulions pas que les gens restés chez eux à cause de l'
ent de plus en plus frustrés. Il est vraiment important de bien démarrer ce type de projet, car s'ils commencent à mal tourner dès le début, il est très difficile de rattraper le retard. »

Il a compris que se contenter de donner aux gens un numéro d'assistance à appeler ne ferait qu'accroître leur frustration
. « S'ils participaient à une séance sans rendez-vous et que nous ne pouvions pas les aider immédiatement,
ils pouvaient au moins écouter les problèmes rencontrés par d'autres personnes et les choses
qu'ils ne savaient pas faire », explique M. Doughty. « Et je pense que cela les rassurait de savoir qu'ils n'étaient pas les seuls à rencontrer des difficultés
. Cela s'est avéré très bénéfique
. »

Au final, les séances libres ont connu un tel succès que Doughty les a prolongées de quelques jours supplémentaires. « Je pense que les gens y ont trouvé une sorte de réconfort », a-t-il déclaré à
. « Je pense qu'ils appréciaient simplement de savoir qu'elles existaient. »

Alors, comment l'équipe a-t-elle perçu le processus de mise en œuvre une fois que tout a été dit et fait par
?

« Il a été très, très bien accueilli. C'est un véritable succès », a déclaré M. Doughty. « Je ne pense pas avoir reçu le moindre commentaire négatif de la part de l'
. Tous les retours ont été positifs, et tout le monde s'accorde à dire que c'est une amélioration considérable par rapport à ce que nous avions auparavant. »

« Je ne pense pas avoir reçu de commentaires négatifs à propos du système. Tous ont été positifs, et tous pensent qu'il s'agit d'une amélioration considérable de l'
. »

Nick Doughty, directeur informatique chez Magrath Sheldrick

Communication et soutien solides

Tout au long du processus, Doughty a bénéficié de l'aide et du soutien de Tony Foy, propriétaire et consultant principal de Peregrine
Cloud.

« Tony a joué un rôle essentiel dans la mise en œuvre, et c'est en grande partie grâce à lui que tout s'est déroulé sans encombre
, car il était très attentif », a déclaré M. Doughty. « Je pense que notre intuition initiale
était juste, dans la mesure où Tony envisage cela comme une relation à long terme et ne cherche pas simplement à régler cette affaire le plus rapidement possible pour passer à la suivante. »

La confiance et une excellente communication ont été essentielles à la réussite du projet. « Je n'ai jamais eu
l'impression de ne pas savoir ce qui se passait », explique M. Doughty. « Même lorsque les choses
ont un peu mal tourné, Tony m'en a informé, ce qui, encore une fois, témoigne de sa confiance et montre qu'il
n'a jamais essayé de me cacher quoi que ce soit. »

« J'ai énormément de respect pour son travail et ce qu'il a accompli », a poursuivi Doughty. « Il a rendu la migration vers l'
transparente, et grâce à lui, nous n'avons pas perdu une seule seconde. »

Une solution rentable

Maintenant que l'équipe est en place, ses membres sont plus confiants que jamais dans leur décision
d'opter pour NetDocuments.

« La solution en elle-même est formidable », a déclaré M. Doughty. « Elle répond à toutes nos attentes
et même plus. Elle offre des avantages supplémentaires dont nous n'avions pas conscience au départ
, et nous continuons à découvrir des fonctionnalités très intéressantes. »
« NetDocuments est riche en fonctionnalités. Il n'est pas encombré. C'est une solution fiable, entièrement basée sur le cloud, ce qui est évidemment très important pour nous
. »

Retour sur investissement instantané grâce au partage sécurisé

L'une des caractéristiques remarquables de NetDocuments réside dans les nombreuses façons dont les utilisateurs peuvent partager des documents en toute sécurité
. « NetDocuments nous a offert d'excellentes options pour partager des données avec nos clients et en interne », explique M. Doughty.
« Pour nous, le risque de perte de données par e-mail est toujours un élément clé de la gestion des risques
», poursuit-il. « — avec nos clients et en interne.

Auparavant, Magrath utilisait un outil tiers coûteux pour crypter ses e-mails et
envoyer des fichiers volumineux, mais grâce à la fonctionnalité de lien sécurisé intégrée à NetDocuments
, cet outil n'est plus nécessaire.

« Le retour sur investissement est immédiat », a-t-il déclaré.

« NetDocuments nous a offert d'excellentes options pour partager des données avec nos clients et en interne. […] Le retour sur investissement est immédiat. »

Nick Doughty, directeur informatique chez Magrath Sheldrick

Conformité en toute confiance

« En raison du RGPD, il est important de ne conserver qu'une seule copie d'un document », explique M. Doughty. « Les avocats sont connus pour passer leur vie dans Outlook et utiliser littéralement les sous-répertoires comme système de gestion des dossiers. Mais avec cette approche, vous trouverez des tonnes de copies orphelines dans les dossiers de brouillons du sous-répertoire d'Outlook. »

En utilisant des liens sécurisés, l'équipe est en mesure de rester conforme sans sacrifier sa productivité en matière d'
.

« Nous sommes convaincus que nous ne disposons que d'une seule copie de ce document, ce qui est une information essentielle, car si le client fait valoir son droit à l'oubli, nous devons être sûrs que
nous supprimons toutes les données que nous détenons à son sujet », a-t-il expliqué.

Les politiques de conservation des données ont également été un atout précieux pour l'entreprise.

« La possibilité d'exécuter la fonction de conservation sur toutes nos données est considérable », a déclaré M. Doughty. « Cette information représentait un défi de taille avec notre ancien système, alors qu
, vous pouvez vous assurer de ne conserver les données que pendant la durée où elles sont réellement exploitables. »

Bien que basiques, ces fonctionnalités ont permis à Doughty, ainsi qu'au reste de l'entreprise, d'avoir l'esprit plus tranquille en matière d'
, de données et de conformité aux réglementations telles que le RGPD.

« Lorsque j'ai commencé il y a quelques années, l'essentiel était d'avoir 1 000 001 sauvegardes de tout
. On n'avait jamais assez de sauvegardes », explique-t-il. « Mais aujourd'hui, les données constituent une responsabilité en matière d'
s et il faut s'en débarrasser aussi vite que la réglementation le permet. La fonction de conservation des données d'
s est donc essentielle pour nous, et nous pouvons être sûrs que lorsque nous envoyons nos politiques de conservation, nous les respectons également. »

« La possibilité d'exécuter la fonction de conservation sur toutes nos données est considérable. »

Nick Doughty, directeur informatique chez Magrath Sheldrick

Flexibilité et stabilité

Bien que l'équipe ait continué à travailler à domicile, la possibilité de le faire de manière transparente
a été un énorme avantage pour l'équipe de Magrath.

« Notre ancien système n'avait pas été conçu pour fonctionner à distance, ce qui entraînait de nombreux problèmes techniques et frustrations chez les utilisateurs », explique M. Doughty. NetDocuments fonctionne aussi bien à distance qu'au bureau. Cela a été un énorme avantage pour nous. »

Innover pour aujourd'hui et demain

La mise en œuvre de tout changement au sein de votre organisation peut être un véritable parcours. Mais lorsqu'elle est menée correctement
, la récompense d'une expérience de travail moderne vaut largement la peine.

Avec l'aide de Peregrine Cloud et NetDocuments, M. Doughty a réussi à percer le code de l'
e pour réussir la transition vers le cloud. « La communication a été la clé du succès de l'
du projet », a déclaré M. Doughty. Qu'il s'agisse des vérifications quotidiennes
avec Peregrine Cloud ou des sessions de formation ponctuelles, Magrath Sheldrick
a tiré profit de l'accès à des experts en systèmes et à des pairs pour ses équipes.

Maintenant que la formation est terminée, les équipes de Magrath Sheldrick profitent des avantages
d'une expérience de travail fluide, d'un gain de temps et d'une réduction du stress (du moins en ce qui concerne leur technologie
).