Om Europarådet

Europarådet (CoE) ble grunnlagt i 1949 og har for tiden 47 medlemsstater, hvorav 28 er medlemmer av Den europeiske union. Europarådet fremmer menneskerettigheter, demokrati og rettsstatsprinsipper gjennom internasjonale konvensjoner og gir anbefalinger gjennom uavhengige ekspertorganer. CoEs viktigste organer inkluderer Ministerkomiteen, Den parlamentariske forsamlingen, Den europeiske menneskerettighetsdomstolen, kommissæren for menneskerettigheter og Kongressen for lokale og regionale myndigheter.

Europarådet tar i bruk et skybasert dokumenthåndteringssystem for å lagre eiendelene sine effektivt, sikkert og eksternt

CoEs viktigste ressurser er kunnskap og ekspertise. Det er avgjørende at CoE har en solid IT-plattform på plass for å sikre at denne kapitalen kan lagres, organiseres og enkelt gjenfinnes for å støtte organisasjonens tre hovedpilarer: demokrati, menneskerettigheter og rettsstatsprinsipper i medlemslandene.

CoEs viktigste arbeidsprosesser er å produsere dokumenter, administrere e-post og samarbeide med både interne og eksterne parter. På slutten av denne prosessen produseres et endelig dokument; det være seg en rapport, en anbefaling, en studie eller en dom. Dokumentene organisasjonen produserer er svært sensitive og inneholder viktig informasjon om menneskerettighetsemner, og må nås eksternt fra kontorer i over 23 land og av over 6000 eksterne brukere.

Etter hvert som CoE har vokst over tid, har administrasjon, styring og sikkerhet av dokumenter blitt en stadig større utfordring. CoE hadde brukt Microsofts offentlige mapper, delte stasjoner og SharePoint til å administrere og lagre dokumenter, noe som resulterte i at dokumenter ble lagret i ni forskjellige databaser, noe som skapte sikkerhets- og samsvarsproblemer. Dessuten var noen av CoEs feltkontorer ikke direkte koblet til organisasjonens hoveddatabaser, noe som betydde at filer ble lagret på lokale servere.

Med ni arkiver, diverse feltkontorer og filer lagret på lokale servere, opplevde CoE mangel på versjonskontroll, noe som medførte at det var vanskelig for ansatte å søke etter og finne ut hvor den endelige versjonen av et dokument befant seg. I tillegg gjorde det at det var flere ulike dokumentasjonssystemer det ekstremt vanskelig for organisasjonens infrastruktur- og sikkerhetsteam å garantere en fullstendig og omfattende sikkerhetskopiering av data.

«Det at vi har et sentralt DMS for å lagre dokumenter betyr at vi vil kunne ta i bruk felles arbeidsmetoder og beste praksis.»

John Hunter, IT-sjef, Europarådet

For å møte sine økende behov, tok CoE beslutningen om å gå over til et skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS) som en del av organisasjonens bredere digitale IT-transformasjon.

«Målet vårt var å lagre alle arbeidsdokumenter i ett enkelt, delbart DMS som kan administreres direkte med tanke på sikkerhet, tilgang og mappestruktur av de ulike avdelingene i organisasjonen. Å ha et sentralt DMS for å lagre dokumenter betyr at vi vil kunne ta i bruk felles arbeidsmetoder og beste praksis», sier John Hunter, IT-sjef i Europarådet.

En sikker og mobilklar plattform

Etter en anbudsutlysning, som inkluderte en omfattende og grundig konseptutprøvingsfase (POC), valgte CoE NetDocuments som foretrukket DMS og Tikit som implementeringspartner. Rådet har allerede vedtatt en Cloud First-policy, og NetDocuments skilte seg ut ved at det ble bygget for skyen fra grunnen av. Videre integrerte NetDocuments seg sømløst med CoEs eksisterende e-postsystem.

Med minst 40 prosent av CoE-staben som jobbet eksternt på forskjellige steder i medlemslandene, trengte organisasjonen en sikker og mobilklar plattform som ville gjøre det mulig for brukere å jobbe fleksibelt. Dessuten sikrer det høye sikkerhets- og krypteringsnivået som tilbys av NetDocuments, tilstrekkelig beskyttelse av CoE-dataene, og garanterer at dokumenter er beskyttet og sikre, uansett hvor de ansatte jobber. «Nivået av ekspertise og støtte som ble demonstrert av NetDocuments og Tikit, skilte seg virkelig ut under anbudsprosessen. På produktnivå var NetDocuments' arv innen sky og sikkerhet svært overbevisende», sier John Hunter.

En vellykket implementering under COVID-19

Tikit jobbet tett med NetDocuments på en faseinndelt implementering som ville føre til at 35–40 millioner dokumenter ble migrert til det nye skybaserte DMS-systemet, noe som inkluderte utfordringen med å kartlegge en enorm mengde ustrukturerte data.

På grunn av Brexit bestemte Europarådet seg dessuten for å flytte dataene sine fra NetDocuments UK-datasenter til sitt tyske datasenter. NetDocuments og Tikit gjorde en ekstra innsats for å sikre at datasenteret i Tyskland var fullt operativt innen den planlagte lanseringsdatoen, noe som effektivt ga Europarådet tilgang til det tyske nettstedet tre måneder før den offentlige lanseringen.

Etter å ha utlyst en anbudskonkurranse, som inkluderte en omfattende og grundig konseptutprøvingsfase (POC), valgte CoE NetDocuments som foretrukket DMS og Tikit som implementeringspartner.

I den første fasen av implementeringen ble NetDocuments rullet ut til 1400 brukere, bestående av de åtte store administrative enhetene, for eksempel Parlamentarisk forsamling, Generaldirektorat I og Generaldirektorat II. Dette skjedde under den globale COVID-19-pandemien, som medførte sine egne utfordringer. For å sikre en vellykket implementering tilpasset Tikit sitt regelmessige opplæringsprogram på stedet for å gi virtuell ekspertstøtte til Europarådets IT-avdelings endringsledelse. CoEs IT-avdeling ga også omfattende endringsledelse, støtte og regelmessig kommunikasjon til brukerbasen sin. «Etter omfattende testing distribuerte vi NetDocuments til over 1500 under eksepsjonelle omstendigheter der 90 % av de ansatte jobbet hjemmefra på grunn av koronaviruskrisen», fortsetter John Hunter.

En fremtidssikker dokumenthåndteringsplattform

Tilbakemeldingene fra brukerne så langt har vært svært positive, og med 1400 ansatte som nå bruker NetDocuments, er prosjektet halvveis. De resterende brukerne blir med i det nye DMS-systemet innen juni 2021.

«Etter omfattende testing klarte vi å distribuere NetDocuments til over 1500 under eksepsjonelle omstendigheter, der 90 % av de ansatte jobbet hjemmefra på grunn av koronaviruskrisen.»

John Hunter, IT-sjef, Europarådet

Når NetDocuments er fullt implementert, vil det gi CoE en fremtidssikker plattform som muliggjør effektivt samarbeid mellom interne og eksterne interessenter, samtidig som det gir den nødvendige styringen for sikkerhet, samsvar og forebygging av datatap.

«NetDocuments vil sørge for at alle dokumenter vi administrerer, lagrer og deler er fullstendig beskyttet og sikkert. Plattformen vil bli en av hovedpilarene i IT-systemet vårt, og bidra til å øke produktiviteten og til slutt bidra til målet om å styrke menneskerettighetene i hele Europa», sier John Hunter.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.