Sobre o Conselho da Europa

Fundado em 1949, o Conselho da Europa (CdE) inclui atualmente 47 Estados Membros, 28 dos quais são membros da União Europeia. O Conselho da Europa promove os direitos humanos, a democracia e o Estado de direito através de convenções internacionais e faz recomendações através de órgãos de controlo especializados e independentes. Os principais órgãos do CdE incluem o Comité de Ministros, a Assembleia Parlamentar, o Tribunal Europeu dos Direitos do Homem, o Comissário para os Direitos do Homem e o Congresso dos Poderes Locais e Regionais.

O Conselho da Europa adopta um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem para armazenar os seus activos de forma eficiente, segura e remota

Os principais activos do Conselho da Europa são os seus conhecimentos e competências. É fundamental que o Conselho da Europa disponha de uma plataforma informática sólida para garantir que este capital possa ser armazenado, organizado e facilmente recuperado, a fim de apoiar os três principais pilares da organização: democracia, direitos humanos e Estado de direito nos seus Estados-Membros.

Os principais processos de trabalho do CdE são a produção de documentos, a gestão do correio eletrónico e a colaboração com as partes internas e externas. No final deste processo, é produzido um documento final, seja ele um relatório, uma recomendação, um estudo ou uma sentença. Os documentos que a Organização produz são altamente sensíveis, contendo informações vitais sobre temas de direitos humanos, e têm de ser acedidos remotamente a partir de escritórios em mais de 23 países e por mais de 6.000 utilizadores externos.

À medida que o CoE foi crescendo ao longo dos anos, a gestão, a governação e a segurança dos documentos tornaram-se um desafio cada vez maior. O CdE tinha vindo a utilizar pastas públicas da Microsoft, unidades partilhadas e SharePoint para gerir e armazenar documentos, o que resultou no armazenamento de documentos em nove repositórios diferentes, o que colocou problemas de segurança e conformidade. Além disso, alguns dos escritórios do CdE no terreno não estavam diretamente ligados aos repositórios principais da organização, o que significava que os ficheiros eram guardados em servidores locais.

Com nove repositórios, vários escritórios no terreno e ficheiros guardados em servidores locais, o CdE deparava-se com uma falta de controlo de versões, o que significava que era difícil para o pessoal procurar e determinar onde se encontrava a versão final de um documento. Além disso, a existência de vários sistemas de documentação díspares tornava extremamente difícil para as equipas de infra-estruturas e segurança da organização garantir uma cópia de segurança completa e abrangente dos dados.

"Ter um DMS central para armazenar documentos significa que poderemos adotar métodos de trabalho comuns e melhores práticas."

John Hunter, CIO, Conselho da Europa

Para satisfazer os seus requisitos crescentes, o CoE tomou a decisão de mudar para um sistema de gestão de documentos (DMS) baseado na nuvem como parte da transformação digital de TI mais alargada da organização.

"O nosso objetivo era armazenar todos os documentos de trabalho num DMS único e partilhável que pudesse ser gerido diretamente em termos de segurança, acesso e estrutura de pastas pelos diferentes departamentos da organização. Ter um DMS central para armazenar documentos significa que poderemos adotar métodos de trabalho comuns e melhores práticas", afirma John Hunter, CIO do Conselho da Europa.

Uma plataforma segura e preparada para a mobilidade

Depois de lançar um concurso, que incluiu uma fase de prova de conceito (POC) extensa e completa, o Conselho da Europa selecionou o NetDocuments como o DMS de eleição e a Tikit como o seu parceiro de implementação. O Conselho já tinha adotado uma política de Cloud First e o NetDocuments destacou-se por ter sido concebido desde o início para a nuvem. Além disso, o NetDocuments integrou-se perfeitamente no sistema de correio eletrónico existente no Conselho da Europa.

Com pelo menos 40% do pessoal do CdE a trabalhar remotamente em diferentes locais dos seus Estados-Membros, a Organização necessitava de uma plataforma segura e preparada para dispositivos móveis que permitisse aos utilizadores trabalhar de forma flexível. Além disso, os elevados níveis de segurança e encriptação oferecidos pela NetDocuments asseguram as devidas salvaguardas para os dados do CdE, garantindo que os documentos estão protegidos e seguros, onde quer que o pessoal esteja a trabalhar. "O nível de especialização e apoio demonstrado pela NetDocuments e pela Tikit destacou-se efetivamente durante o processo de concurso. Ao nível do produto, a herança da NetDocuments em termos de nuvem e segurança foi muito convincente", afirma John Hunter.

Uma implementação bem-sucedida durante a COVID-19

A Tikit trabalhou em estreita colaboração com a NetDocuments numa implementação faseada que iria ver 35-40 milhões de documentos migrados para o novo DMS baseado na nuvem, o que incluiu o desafio de mapear uma enorme quantidade de dados não estruturados.

Além disso, devido ao Brexit, o CoE decidiu transferir os seus dados do centro de dados da NetDocuments no Reino Unido para o seu centro de dados na Alemanha. A NetDocuments e a Tikit fizeram um esforço adicional para garantir que o centro de dados na Alemanha estivesse totalmente operacional para a data de arranque planeada, fornecendo efetivamente ao Conselho da Europa acesso ao sítio alemão três meses antes do seu lançamento público.

Depois de lançar um concurso, que incluiu uma fase de prova de conceito (POC) extensa e exaustiva, o CoE selecionou o NetDocuments como o DMS de eleição e a Tikit como o seu parceiro de implementação.

Na primeira fase da implementação, o NetDocuments foi lançado para 1400 utilizadores, incluindo as 8 principais entidades administrativas, por exemplo, a Assembleia Parlamentar, a Direção-Geral I e a Direção-Geral II. Isto ocorreu durante a pandemia global de COVID-19, que apresentou os seus próprios desafios. Para garantir uma implementação bem-sucedida, a Tikit adaptou o seu programa regular de formação "floor walking" no local, para prestar apoio virtual especializado à equipa de gestão da mudança do departamento de TI do Conselho da Europa. O departamento de TI do Conselho da Europa também forneceu extensivamente gestão da mudança, apoio e comunicação regular à sua base de utilizadores. "Após testes exaustivos, implementámos com êxito o NetDocuments em mais de 1500 pessoas, em circunstâncias excepcionais em que 90% dos membros do pessoal estavam em teletrabalho devido à crise do Coronavírus", continua John Hunter.

Uma plataforma de gestão documental preparada para o futuro

O feedback dos utilizadores até à data tem sido muito positivo e o facto de 1400 membros do pessoal utilizarem agora o NetDocuments marca a metade da fase do projeto, com os restantes utilizadores a aderirem ao novo DMS até junho de 2021.

"Após testes exaustivos, implementámos com êxito o NetDocuments em mais de 1500 pessoas, em circunstâncias excepcionais em que 90% dos membros do pessoal estavam em teletrabalho devido à crise do Coronavírus."

John Hunter, CIO, Conselho da Europa

Uma vez totalmente implementado, o NetDocuments fornecerá ao CoE uma plataforma preparada para o futuro que permitirá uma colaboração eficaz entre as partes interessadas internas e externas, proporcionando simultaneamente a governação necessária para a segurança, conformidade e prevenção da perda de dados.

"A NetDocuments garantirá que todos os documentos que gerimos, armazenamos e partilhamos estão totalmente protegidos e seguros. A plataforma tornar-se-á um dos principais pilares do nosso sistema de TI, ajudando a aumentar a produtividade e, em última análise, contribuindo para o objetivo de reforçar os direitos humanos em toda a Europa", afirma John Hunter.

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