Om Europarådet

Europarådet (CoE) grundades 1949 och har för närvarande 47 medlemsstater, varav 28 är medlemmar i Europeiska unionen. Europarådet främjar mänskliga rättigheter, demokrati och rättsstatsprincipen genom internationella konventioner och utfärdar rekommendationer genom oberoende expertövervakningsorgan. Europarådets viktigaste organ är ministerkommittén, parlamentariska församlingen, Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna, kommissarien för mänskliga rättigheter och kongressen för lokala och regionala myndigheter.

Europarådet antar molnbaserat dokumenthanteringssystem för att effektivt, säkert och på distans lagra sina tillgångar

CoE:s viktigaste tillgångar är dess kunskap och expertis. Det är avgörande att CoE har en solid IT-plattform för att säkerställa att detta kapital kan lagras, organiseras och enkelt hämtas för att stödja organisationens tre huvudpelare: demokrati, mänskliga rättigheter och rättsstatsprincipen i dess medlemsstater.

CoE:s huvudsakliga arbetsprocesser är att ta fram dokument, hantera e-post och samarbeta med både interna och externa parter. I slutet av denna process tas ett slutgiltigt dokument fram, vare sig det är en rapport, en rekommendation, en studie eller en dom. De dokument som organisationen tar fram är mycket känsliga, innehåller viktig information om mänskliga rättigheter och måste kunna nås på distans från kontor i över 23 länder och av över 6 000 externa användare.

I takt med att CoE har vuxit genom åren har hantering, styrning och säkerhet av dokument blivit en allt större utmaning. CoE hade använt Microsoft Public Folders, delade enheter och SharePoint för att hantera och lagra dokument, vilket resulterade i att dokument lagrades i nio olika arkiv, vilket medförde säkerhets- och efterlevnadsproblem. Dessutom var vissa av CoE:s fältkontor inte direkt anslutna till organisationens huvudarkiv, vilket innebar att filer sparades på lokala servrar.

Med nio arkiv, olika fältkontor och filer som sparades på lokala servrar hade CoE problem med versionshanteringen, vilket innebar att det var svårt för personalen att söka efter och fastställa var den slutgiltiga versionen av ett dokument fanns. Dessutom gjorde flera olika dokumentationssystem det extremt svårt för organisationens infrastruktur- och säkerhetsteam att garantera en fullständig och omfattande säkerhetskopiering av data.

”Att ha ett centralt DMS för lagring av dokument innebär att vi kan införa gemensamma arbetsmetoder och bästa praxis.”

John Hunter, IT-chef, Europarådet

För att möta de växande kraven beslutade CoE att övergå till ett molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) som en del av organisationens bredare digitala IT-omvandling.

”Vårt mål var att lagra alla arbetsdokument i ett enda, delbart DMS som kan hanteras direkt av organisationens olika avdelningar när det gäller säkerhet, åtkomst och mappstruktur. Med ett centralt DMS för lagring av dokument kan vi införa gemensamma arbetsmetoder och bästa praxis”, säger John Hunter, CIO vid Europarådet.

En säker och mobilanpassad plattform

Efter att ha utlyst en anbudsinfordran, som inkluderade en omfattande och grundlig koncepttestfas (POC), valde CoE NetDocuments som sitt DMS och Tikit som implementeringspartner. Rådet har redan antagit en Cloud First-policy, och NetDocuments utmärkte sig eftersom det var byggt för molnet från grunden. Dessutom integrerades NetDocuments sömlöst med CoE:s befintliga e-postsystem.

Med minst 40 procent av CoE:s personal som arbetar på distans på olika platser i medlemsländerna behövde organisationen en säker och mobilplattform som skulle göra det möjligt för användarna att arbeta flexibelt. Dessutom garanterar den höga säkerhets- och krypteringsnivån som NetDocuments erbjuder ett adekvat skydd för CoE:s data, vilket säkerställer att dokumenten är skyddade och säkra, oavsett var personalen arbetar. ”Den expertis och det stöd som NetDocuments och Tikit visade upp under anbudsprocessen var verkligen enastående. På produktnivå var NetDocuments tradition inom molnteknik och säkerhet mycket övertygande”, säger John Hunter.

En framgångsrik implementering under COVID-19

Tikit arbetade nära tillsammans med NetDocuments på en stegvis implementering som innebar att 35–40 miljoner dokument skulle migreras till det nya molnbaserade DMS-systemet, vilket innebar en utmaning att kartlägga en enorm mängd ostrukturerade data.

På grund av Brexit beslutade Europarådet dessutom att flytta sina data från NetDocuments datacenter i Storbritannien till deras datacenter i Tyskland. NetDocuments och Tikit gjorde en extra insats för att säkerställa att datacentret i Tyskland var fullt driftsklart till den planerade lanseringsdagen, vilket innebar att Europarådet fick tillgång till den tyska webbplatsen tre månader före den officiella lanseringen.

Efter att ha utlyst en anbudsinfordran, som inkluderade en omfattande och grundlig koncepttestfas (POC), valde CoE NetDocuments som sitt DMS och Tikit som implementeringspartner.

I den första fasen av implementeringen har NetDocuments rullats ut till 1 400 användare som omfattar de åtta största administrativa enheterna, till exempel parlamentariska församlingen, generaldirektorat I och generaldirektorat II. Detta skedde under den globala COVID-19-pandemin, vilket medförde sina egna utmaningar. För att säkerställa en framgångsrik implementering anpassade Tikit sitt vanliga utbildningsprogram på plats, ”floor walking”, för att ge expertstöd virtuellt till Europarådets IT-avdelnings förändringshanteringsteam. Europarådets IT-avdelning tillhandahöll också omfattande förändringshantering, support och regelbunden kommunikation till sin användarbas. ”Efter omfattande tester lyckades vi implementera NetDocuments för över 1 500 användare under exceptionella omständigheter, där 90 % av personalen arbetade på distans på grund av coronakrisen”, fortsätter John Hunter.

En framtidssäker plattform för dokumenthantering

Användarnas feedback hittills har varit mycket positiv och med 1 400 anställda som nu använder NetDocuments har projektet nått halvvägs, och de återstående användarna kommer att ansluta sig till det nya DMS-systemet senast i juni 2021.

”Efter omfattande tester lyckades vi implementera NetDocuments för över 1 500 användare under exceptionella omständigheter, då 90 % av personalen arbetade på distans på grund av coronakrisen.”

John Hunter, IT-chef, Europarådet

När NetDocuments är fullt implementerat kommer det att ge CoE en framtidssäker plattform som möjliggör effektivt samarbete mellan interna och externa intressenter, samtidigt som det tillhandahåller den styrning som krävs för säkerhet, efterlevnad och förebyggande av dataförlust.

”NetDocuments kommer att säkerställa att alla dokument som vi hanterar, lagrar och delar är fullständigt skyddade och säkra. Plattformen kommer att bli en av huvudpelarna i vårt IT-system och bidra till att öka produktiviteten och i slutändan till målet att stärka de mänskliga rättigheterna i hela Europa”, säger John Hunter.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.