Informazioni sul Consiglio d'Europa

Fondato nel 1949, il Consiglio d’Europa (CoE) conta attualmente 47 Stati membri, 28 dei quali fanno parte dell’Unione europea. Il Consiglio d’Europa promuove i diritti umani, la democrazia e lo Stato di diritto attraverso convenzioni internazionali e formula raccomandazioni tramite organismi di monitoraggio composti da esperti indipendenti. Tra i principali organi del CoE figurano il Comitato dei Ministri, l’Assemblea parlamentare, la Corte europea dei diritti dell’uomo, il Commissario per i diritti umani e il Congresso dei poteri locali e regionali.

Il Consiglio d’Europa adotta un sistema di gestione dei documenti basato sul cloud per archiviare le proprie risorse in modo efficiente, sicuro e da remoto

Le risorse principali del Centro di eccellenza sono le sue conoscenze e competenze. È fondamentale che il Centro di eccellenza disponga di una solida piattaforma informatica che consenta di archiviare, organizzare e recuperare facilmente tali risorse, al fine di sostenere i tre pilastri fondamentali dell’organizzazione: la democrazia, i diritti umani e lo Stato di diritto negli Stati membri.

I principali processi operativi del Consiglio d’Europa consistono nella redazione di documenti, nella gestione della posta elettronica e nella collaborazione con soggetti sia interni che esterni. Al termine di tale processo viene prodotto un documento finale, che può trattarsi di una relazione, di una raccomandazione, di uno studio o di una sentenza. I documenti prodotti dall’Organizzazione sono di natura altamente sensibile, contengono informazioni fondamentali su tematiche relative ai diritti umani e devono essere consultabili da remoto dagli uffici situati in oltre 23 paesi e da oltre 6.000 utenti esterni.

Con la crescita del CoE nel corso degli anni, la gestione, la governance e la sicurezza dei documenti sono diventate una sfida sempre più impegnativa. Il CoE utilizzava le cartelle pubbliche di Microsoft, le unità condivise e SharePoint per gestire e archiviare i documenti, il che comportava la loro conservazione in nove diversi archivi, con conseguenti problemi di sicurezza e conformità. Inoltre, alcuni degli uffici sul campo del CoE non erano collegati direttamente agli archivi principali dell’organizzazione, il che significava che i file venivano salvati su server locali.

Con nove archivi, varie sedi operative e file salvati su server locali, il CoE doveva fare i conti con una mancanza di controllo delle versioni, il che rendeva difficile per il personale individuare e determinare dove si trovasse la versione definitiva di un documento. Inoltre, la presenza di diversi sistemi di documentazione disparati rendeva estremamente difficile per i team incaricati dell’infrastruttura e della sicurezza dell’organizzazione garantire un backup completo ed esaustivo dei dati.

«Disporre di un sistema centrale di gestione dei documenti (DMS) per l’archiviazione dei documenti ci consentirà di adottare metodi di lavoro comuni e le migliori pratiche.»

John Hunter, responsabile informatico (CIO), Consiglio d’Europa

Per far fronte alle proprie esigenze in continua crescita, il CoE ha deciso di passare a un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud, nell’ambito della più ampia trasformazione digitale IT dell’organizzazione.

“Il nostro obiettivo era quello di archiviare tutti i documenti di lavoro in un unico sistema di gestione documentale (DMS) condivisibile, che potesse essere gestito direttamente dai vari dipartimenti dell’organizzazione in termini di sicurezza, accessi e struttura delle cartelle. Disporre di un DMS centrale per l’archiviazione dei documenti ci consentirà di adottare metodi di lavoro comuni e le migliori pratiche”, afferma John Hunter, CIO del Consiglio d’Europa.

Una piattaforma sicura e ottimizzata per i dispositivi mobili

Dopo aver indetto una gara d’appalto, che prevedeva una fase di prova di fattibilità (POC) ampia e approfondita, il CoE ha scelto NetDocuments come sistema di gestione documentale (DMS) e Tikit come partner per l’implementazione. Il Consiglio ha già adottato una politica “Cloud First” e NetDocuments si è distinto in quanto progettato fin dall’inizio per il cloud. Inoltre, NetDocuments si è integrato perfettamente con il sistema di posta elettronica esistente del CoE.

Con almeno il 40% del personale del Consiglio d’Europa che lavora da remoto in diverse località degli Stati membri, l’Organizzazione aveva bisogno di una piattaforma sicura e ottimizzata per i dispositivi mobili che consentisse agli utenti di lavorare in modo flessibile. Inoltre, gli elevati livelli di sicurezza e crittografia offerti da NetDocuments assicurano adeguate misure di protezione per i dati del Consiglio d’Europa, garantendo che i documenti siano protetti e al sicuro, indipendentemente dal luogo in cui il personale sta lavorando. «Il livello di competenza e assistenza dimostrato da NetDocuments e Tikit si è davvero distinto durante la procedura di gara. A livello di prodotto, l’esperienza di NetDocuments nel campo del cloud e della sicurezza è stata molto convincente», afferma John Hunter.

Un'implementazione di successo durante la pandemia di COVID-19

Tikit ha collaborato strettamente con NetDocuments a un'implementazione graduale che avrebbe comportato la migrazione di 35-40 milioni di documenti verso il nuovo sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud, il che comportava la sfida di mappare un'enorme quantità di dati non strutturati.

Inoltre, a causa della Brexit, il Consiglio d’Europa ha deciso di trasferire i propri dati dal data center di NetDocuments nel Regno Unito a quello tedesco. NetDocuments e Tikit si sono impegnate al massimo per garantire che il data center in Germania fosse pienamente operativo per la data di avvio prevista, fornendo di fatto al Consiglio d’Europa l’accesso alla sede tedesca tre mesi prima del suo lancio pubblico.

Dopo aver indetto una gara d’appalto, che prevedeva una fase di prova di fattibilità (POC) ampia e approfondita, il CoE ha scelto NetDocuments come sistema di gestione documentale (DMS) e Tikit come partner per l’implementazione.

La prima fase dell’implementazione ha visto l’introduzione di NetDocuments presso 1.400 utenti, appartenenti alle otto principali entità amministrative, tra cui l’Assemblea parlamentare, la Direzione generale I e la Direzione generale II. Ciò è avvenuto durante la pandemia globale di COVID-19, che ha comportato una serie di sfide. Per garantire il successo dell’implementazione, Tikit ha adattato il proprio programma di formazione in loco, solitamente svolto “sul campo”, per fornire supporto virtuale specializzato al team di gestione del cambiamento del Dipartimento IT del Consiglio d’Europa. Anche il Dipartimento IT del Consiglio d’Europa ha fornito un ampio supporto in materia di gestione del cambiamento, assistenza e comunicazione regolare alla propria base di utenti. «Dopo una serie di test approfonditi, abbiamo implementato con successo NetDocuments su oltre 1.500 postazioni in circostanze eccezionali, in cui il 90% del personale lavorava da remoto a causa della crisi del coronavirus», continua John Hunter.

Una piattaforma di gestione dei documenti a prova di futuro

Il riscontro degli utenti finora è stato molto positivo e il fatto che 1.400 dipendenti utilizzino ormai NetDocuments segna la metà del percorso del progetto; gli utenti rimanenti passeranno al nuovo sistema di gestione documentale (DMS) entro giugno 2021.

“Dopo una serie di test approfonditi, abbiamo implementato con successo NetDocuments in oltre 1.500 aziende in circostanze eccezionali, in cui il 90% dei dipendenti lavorava da remoto a causa della crisi del coronavirus.”

John Hunter, responsabile informatico (CIO), Consiglio d’Europa

Una volta implementato completamente, NetDocuments fornirà al CoE una piattaforma a prova di futuro che consentirà una collaborazione efficace tra le parti interessate interne ed esterne, garantendo al contempo la governance necessaria in materia di sicurezza, conformità e prevenzione della perdita di dati.

“NetDocuments garantirà che ogni documento che gestiamo, archiviamo e condividiamo sia pienamente protetto e al sicuro. La piattaforma diventerà uno dei pilastri principali del nostro sistema informatico, aiutandoci a migliorare la produttività e contribuendo, in ultima analisi, all’obiettivo di promuovere i diritti umani in tutta Europa”, afferma John Hunter.

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