Sobre o Conselho da Europa

Fundado em 1949, o Conselho da Europa (CoE) inclui atualmente 47 estados-membros, 28 dos quais são membros da União Europeia. O Conselho da Europa promove os direitos humanos, a democracia e o estado de direito por meio de convenções internacionais e faz recomendações por meio de órgãos independentes de monitoramento especializado. Os principais órgãos do CoE incluem o Comitê de Ministros, a Assembleia Parlamentar, a Corte Europeia de Direitos Humanos, o Comissário de Direitos Humanos e o Congresso de Autoridades Locais e Regionais.

O Conselho da Europa adota um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem para armazenar seus ativos de forma eficiente, segura e remota

Os principais ativos do CoE são seu conhecimento e sua experiência. É fundamental que o CoE disponha de uma sólida plataforma de TI para garantir que esse capital possa ser armazenado, organizado e facilmente recuperado, a fim de apoiar os três principais pilares da organização: democracia, direitos humanos e Estado de Direito em seus estados-membros.

Os principais processos de trabalho do CoE são a produção de documentos, o gerenciamento de e-mails e a colaboração com partes internas e externas. Ao final desse processo, é produzido um documento final, seja ele um relatório, uma recomendação, um estudo ou um julgamento. Os documentos que a Organização produz são altamente sensíveis, contendo informações vitais sobre tópicos de direitos humanos e precisam ser acessados remotamente de escritórios em mais de 23 países e por mais de 6.000 usuários externos.

Com o crescimento do CoE ao longo dos anos, o gerenciamento, a governança e a segurança dos documentos se tornaram um desafio cada vez maior. O CoE vinha usando pastas públicas da Microsoft, unidades compartilhadas e o SharePoint para gerenciar e armazenar documentos, o que resultou no armazenamento de documentos em nove repositórios diferentes, o que apresentou problemas de segurança e conformidade. Além disso, alguns dos escritórios de campo do CoE não estavam diretamente conectados aos repositórios principais da organização, o que significava que os arquivos estavam sendo salvos em servidores locais.

Com nove repositórios, vários escritórios de campo e arquivos salvos em servidores locais, o CoE estava enfrentando uma falta de controle de versão, o que significava que era difícil para a equipe pesquisar e determinar onde estava localizada a versão final de um documento. Além disso, a existência de vários sistemas de documentação diferentes tornava extremamente difícil para as equipes de infraestrutura e segurança da organização garantir um backup de dados completo e abrangente.

"Ter um DMS central para armazenar documentos significa que poderemos adotar métodos de trabalho comuns e práticas recomendadas."

John Hunter, CIO, Conselho da Europa

Para atender às suas crescentes necessidades, o CoE tomou a decisão de mudar para um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) baseado em nuvem como parte da transformação digital de TI mais ampla da organização.

"Nosso objetivo era armazenar todos os documentos de trabalho em um único DMS compartilhável que pudesse ser gerenciado diretamente em termos de segurança, acesso e estrutura de pastas pelos diferentes departamentos da organização. Ter um DMS central para armazenar documentos significa que poderemos adotar métodos de trabalho comuns e práticas recomendadas", diz John Hunter, CIO do Conselho da Europa.

Uma plataforma segura e preparada para dispositivos móveis

Depois de lançar uma licitação, que incluiu uma extensa e completa etapa de prova de conceito (POC), o CoE selecionou o NetDocuments como o DMS escolhido e a Tikit como seu parceiro de implementação. O Conselho já adotou uma política de Cloud First, e o NetDocuments se destacou por ter sido desenvolvido para a nuvem desde o início. Além disso, o NetDocuments se integrou perfeitamente ao sistema de e-mail existente do CoE.

Com pelo menos 40% da equipe do CoE trabalhando remotamente em diferentes locais em seus estados membros, a organização precisava de uma plataforma segura e pronta para dispositivos móveis que permitisse aos usuários trabalhar com flexibilidade. Além disso, os altos níveis de segurança e criptografia oferecidos pelo NetDocuments asseguram as devidas proteções para os dados do CoE, garantindo que os documentos estejam protegidos e seguros, onde quer que a equipe esteja trabalhando. "O nível de conhecimento e suporte demonstrado pela NetDocuments e pela Tikit realmente se destacou durante o processo de licitação. No nível do produto, a herança da NetDocuments em nuvem e segurança foi muito convincente", diz John Hunter.

Uma implementação bem-sucedida durante a COVID-19

A Tikit trabalhou em estreita colaboração com a NetDocuments em uma implementação em fases que resultaria na migração de 35 a 40 milhões de documentos para o novo DMS baseado em nuvem, o que incluiu o desafio de mapear uma enorme quantidade de dados não estruturados.

Além disso, devido ao Brexit, o CoE decidiu transferir seus dados do centro de dados da NetDocuments no Reino Unido para o centro de dados alemão. A NetDocuments e a Tikit se esforçaram para garantir que o datacenter na Alemanha estivesse totalmente operacional para a data planejada de entrada em operação, fornecendo efetivamente ao Conselho da Europa acesso ao site alemão três meses antes de seu lançamento público.

Depois de lançar uma licitação, que incluiu uma extensa e completa etapa de prova de conceito (POC), o CoE selecionou o NetDocuments como o DMS escolhido e a Tikit como seu parceiro de implementação.

Na primeira fase da implementação, o NetDocuments foi implementado para 1.400 usuários, incluindo as 8 principais entidades administrativas, como a Assembleia Parlamentar, a Diretoria Geral I e a Diretoria Geral II. Isso ocorreu durante a pandemia global de COVID-19, que apresentou seus próprios desafios. Para garantir uma implementação bem-sucedida, a Tikit adaptou seu programa regular de treinamento "floor walking" no local para fornecer suporte virtual especializado à equipe de gerenciamento de mudanças do departamento de TI do Conselho da Europa. O departamento de TI do Conselho da Europa também forneceu gerenciamento de mudanças, suporte e comunicação regular à sua base de usuários. "Após testes extensivos, implementamos com sucesso o NetDocuments para mais de 1.500 pessoas em circunstâncias excepcionais em que 90% dos membros da equipe estavam em teletrabalho devido à crise do coronavírus", continua John Hunter.

Uma plataforma de gerenciamento de documentos preparada para o futuro

O feedback dos usuários até o momento tem sido muito positivo e o fato de 1.400 membros da equipe estarem usando o NetDocuments marca a metade da etapa do projeto, com os demais usuários aderindo ao novo DMS até junho de 2021.

"Após testes extensivos, implementamos com sucesso o NetDocuments para mais de 1.500 pessoas em circunstâncias excepcionais em que 90% dos membros da equipe estavam em teletrabalho devido à crise do coronavírus."

John Hunter, CIO, Conselho da Europa

Uma vez totalmente implementado, o NetDocuments fornecerá ao CoE uma plataforma preparada para o futuro que permitirá a colaboração eficaz entre as partes interessadas internas e externas, ao mesmo tempo em que fornecerá a governança necessária para segurança, conformidade e prevenção de perda de dados.

"O NetDocuments garantirá que todos os documentos que gerenciamos, armazenamos e compartilhamos estejam totalmente protegidos e seguros. A plataforma se tornará um dos principais pilares do nosso sistema de TI, ajudando a aumentar a produtividade e, em última análise, contribuindo para o objetivo de aprimorar os direitos humanos em toda a Europa", afirma John Hunter.

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