Sobre el Consejo de Europa

Fundado en 1949, el Consejo de Europa (CdE), cuenta en la actualidad con 47 Estados miembros, 28 de los cuales son miembros de la Unión Europea. El Consejo de Europa promueve los derechos humanos, la democracia y el Estado de derecho a través de convenciones internacionales y formula recomendaciones a través de órganos de control de expertos independientes. Los principales órganos del CdE son el Comité de Ministros, la Asamblea Parlamentaria, el Tribunal Europeo de Derechos Humanos, el Comisario de Derechos Humanos y el Congreso de Poderes Locales y Regionales.

El Consejo de Europa adopta un sistema de gestión de documentos basado en la nube para almacenar sus activos de forma eficaz, segura y remota

Los principales activos del CdE son sus conocimientos y su experiencia. Es crucial que el CdE disponga de una sólida plataforma informática que garantice que este capital pueda almacenarse, organizarse y recuperarse fácilmente para apoyar los tres pilares principales de la organización: la democracia, los derechos humanos y el Estado de Derecho en sus Estados miembros.

Los principales procesos de trabajo del CdE son la producción de documentos, la gestión del correo electrónico y la colaboración con partes tanto internas como externas. Al final de este proceso se elabora un documento final, ya sea un informe, una recomendación, un estudio o una sentencia. Los documentos que elabora la Organización son muy sensibles, contienen información vital sobre temas de derechos humanos y es necesario acceder a ellos a distancia desde oficinas situadas en más de 23 países y por más de 6.000 usuarios externos.

A medida que el CdE ha ido creciendo con los años, la gestión, el gobierno y la seguridad de los documentos se han convertido en un reto cada vez mayor. El CdE había estado utilizando carpetas públicas de Microsoft, unidades compartidas y SharePoint para gestionar y almacenar documentos, lo que daba lugar a que los documentos se almacenaran en nueve repositorios diferentes, lo que presentaba problemas de seguridad y cumplimiento. Además, algunas de las oficinas locales del CdE no estaban conectadas directamente a los repositorios principales de la organización, lo que significaba que los archivos se guardaban en servidores locales.

Con nueve repositorios, varias oficinas sobre el terreno y archivos guardados en servidores locales, el CdE se encontraba con una falta de control de versiones, lo que dificultaba al personal la búsqueda y determinación de la ubicación de la versión final de un documento. Además, disponer de varios sistemas de documentación dispares dificultaba enormemente que los equipos de infraestructura y seguridad de la organización pudieran garantizar una copia de seguridad completa y exhaustiva de los datos.

"Disponer de un DMS central para almacenar los documentos significa que podremos adoptar métodos de trabajo comunes y las mejores prácticas".

John Hunter, CIO, Consejo de Europa

Para satisfacer sus crecientes necesidades, el CdE tomó la decisión de pasarse a un sistema de gestión de documentos (SGD) basado en la nube como parte de la transformación digital informática más amplia de la organización.

"Nuestro objetivo era almacenar todos los documentos de trabajo en un único DMS compartible que pudiera ser gestionado directamente en términos de seguridad, acceso y estructura de carpetas por los distintos departamentos de la organización. Disponer de un DMS central para almacenar los documentos significa que podremos adoptar métodos de trabajo comunes y las mejores prácticas", afirma John Hunter, CIO del Consejo de Europa.

Una plataforma segura y preparada para los móviles

Tras convocar una licitación, que incluyó una extensa y exhaustiva fase de prueba de concepto (POC), el CdE seleccionó a NetDocuments como el SGD elegido y a Tikit como su socio de implantación. El Consejo ya ha adoptado una política de Cloud First, y NetDocuments destacó por estar construido para la nube desde cero. Además, NetDocuments se integró a la perfección con el sistema de correo electrónico existente del CdE.

Dado que al menos el 40% del personal del CdE trabaja a distancia en diferentes lugares de sus Estados miembros, la Organización necesitaba una plataforma segura y preparada para la movilidad que permitiera a los usuarios trabajar de forma flexible. Además, los altos niveles de seguridad y encriptación que ofrece NetDocuments aseguran la debida salvaguarda de los datos del CdE, garantizando que los documentos estén protegidos y seguros, desde cualquier lugar en el que trabaje el personal. "El nivel de experiencia y apoyo demostrado por NetDocuments y Tikit realmente destacó durante el proceso de licitación. A nivel de producto, la herencia de NetDocuments en materia de nube y seguridad resultó muy convincente", afirma John Hunter.

Una aplicación con éxito durante COVID-19

Tikit colaboró estrechamente con NetDocuments en una implantación por fases que supondría la migración de 35-40 millones de documentos al nuevo SGD basado en la nube, lo que incluía el reto de mapear una enorme cantidad de datos no estructurados.

Además, debido al Brexit, el CdE decidió trasladar sus datos del centro de datos de NetDocuments en el Reino Unido a su centro de datos en Alemania. NetDocuments y Tikit se esforzaron al máximo para garantizar que el centro de datos de Alemania estuviera plenamente operativo para la fecha prevista de puesta en marcha, proporcionando así al Consejo de Europa acceso al sitio alemán tres meses antes de su lanzamiento público.

Tras convocar una licitación, que incluyó una extensa y exhaustiva fase de prueba de concepto (POC), el CdE seleccionó a NetDocuments como el DMS elegido y a Tikit como su socio de implementación.

En la primera fase de la implantación, NetDocuments se ha desplegado a 1400 usuarios, entre los que se encuentran las 8 principales entidades administrativas, por ejemplo, la Asamblea Parlamentaria, la Dirección General I y la Dirección General II. Esto ocurrió durante la pandemia mundial de COVID-19, que presentó sus propios desafíos. Para garantizar el éxito de la implantación, Tikit adaptó su programa habitual de formación in situ "a pie de suelo", para proporcionar apoyo virtual experto al equipo de gestión del cambio del Departamento de TI del Consejo de Europa. El Departamento de TI del Consejo de Europa también proporcionó ampliamente gestión del cambio, apoyo y comunicación regular a su base de usuarios. "Tras extensas pruebas, desplegamos con éxito NetDocuments a más de 1500 en circunstancias excepcionales en las que el 90% de los miembros del personal estaban teletrabajando debido a la crisis del Coronavirus", continúa John Hunter.

Una plataforma de gestión de documentos preparada para el futuro

La respuesta de los usuarios hasta la fecha ha sido muy positiva y el hecho de que 1.400 miembros del personal utilicen ahora NetDocuments marca el ecuador del proyecto, ya que los usuarios restantes se incorporarán al nuevo DMS en junio de 2021.

"Tras extensas pruebas, desplegamos con éxito NetDocuments en más de 1.500 en circunstancias excepcionales en las que el 90% de los miembros del personal estaban teletrabajando debido a la crisis del Coronavirus".

John Hunter, CIO, Consejo de Europa

Una vez implantado en su totalidad, NetDocuments proporcionará al CdE una plataforma preparada para el futuro que permitirá una colaboración eficaz entre las partes interesadas internas y externas, al tiempo que proporcionará la gobernanza necesaria para la seguridad, el cumplimiento y la prevención de la pérdida de datos.

"NetDocuments garantizará que todos los documentos que gestionamos, almacenamos y compartimos estén totalmente protegidos y seguros. La plataforma se convertirá en uno de los principales pilares de nuestro sistema informático, ayudando a mejorar la productividad y, en última instancia, contribuyendo al objetivo de mejorar los derechos humanos en toda Europa", afirma John Hunter.

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