À propos du Conseil de l'Europe

Fondé en 1949, le Conseil de l'Europe (CoE) compte actuellement 47 États membres, dont 28 sont membres de l'Union européenne. Le Conseil de l'Europe promeut les droits de l'homme, la démocratie et l'État de droit par le biais de conventions internationales et formule des recommandations par l'intermédiaire d'organes de contrôle indépendants composés d'experts. Les principaux organes du CoE sont le Comité des ministres, l'Assemblée parlementaire, la Cour européenne des droits de l'homme, le Commissaire aux droits de l'homme et le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux.

Le Conseil de l'Europe adopte un système de gestion documentaire basé sur le cloud pour stocker ses ressources de manière efficace, sécurisée et à distance

Les principaux atouts du Conseil de l'Europe sont ses connaissances et son expertise. Il est essentiel que le Conseil de l'Europe dispose d'une plateforme informatique solide afin de garantir que ce capital puisse être stocké, organisé et facilement accessible afin de soutenir les trois piliers principaux de l'organisation : la démocratie, les droits de l'homme et l'État de droit dans ses États membres.

Les principales activités du Conseil de l'Europe consistent à produire des documents, à gérer les courriers électroniques et à collaborer avec des parties internes et externes. À la fin de ce processus, un document final est produit, qu'il s'agisse d'un rapport, d'une recommandation, d'une étude ou d'un jugement. Les documents produits par l'organisation sont hautement sensibles, contiennent des informations essentielles sur des questions relatives aux droits de l'homme et doivent être accessibles à distance depuis des bureaux situés dans plus de 23 pays et par plus de 6 000 utilisateurs externes.

Au fil des années, le CoE s'est développé et la gestion, la gouvernance et la sécurité des documents sont devenues un défi de plus en plus difficile à relever. Le CoE utilisait les dossiers publics Microsoft, des lecteurs partagés et SharePoint pour gérer et stocker ses documents, ce qui entraînait leur stockage dans neuf référentiels différents, posant des problèmes de sécurité et de conformité. De plus, certains bureaux locaux du CoE n'étaient pas directement connectés aux référentiels principaux de l'organisation, ce qui signifiait que les fichiers étaient enregistrés sur des serveurs locaux.

Avec neuf référentiels, divers bureaux régionaux et des fichiers enregistrés sur des serveurs locaux, le CoE était confronté à un manque de contrôle des versions, ce qui rendait difficile pour le personnel de rechercher et de déterminer où se trouvait la version finale d'un document. De plus, l'existence de plusieurs systèmes de documentation disparates rendait extrêmement difficile pour les équipes chargées de l'infrastructure et de la sécurité de l'organisation de garantir une sauvegarde complète et exhaustive des données.

« Disposer d'un système centralisé de gestion documentaire (DMS) pour stocker les documents nous permettra d'adopter des méthodes de travail communes et les meilleures pratiques. »

John Hunter, directeur informatique, Conseil de l'Europe

Pour répondre à ses besoins croissants, le CoE a pris la décision de passer à un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud dans le cadre de la transformation numérique plus large de l'organisation.

« Notre objectif était de stocker tous les documents de travail dans un seul système de gestion documentaire (DMS) partageable, dont la sécurité, l'accès et la structure des dossiers peuvent être directement gérés par les différents services de l'organisation. Le fait de disposer d'un DMS centralisé pour stocker les documents nous permettra d'adopter des méthodes de travail communes et les meilleures pratiques », explique John Hunter, directeur informatique du Conseil de l'Europe.

Une plateforme sécurisée et compatible avec les appareils mobiles

Après avoir lancé un appel d'offres, qui comprenait une phase de validation de principe (POC) approfondie et exhaustive, le CoE a sélectionné NetDocuments comme système de gestion documentaire (DMS) et Tikit comme partenaire de mise en œuvre. Le Conseil a déjà adopté une politique « Cloud First » (priorité au cloud) et NetDocuments s'est distingué car il a été conçu dès le départ pour le cloud. De plus, NetDocuments s'intègre parfaitement au système de messagerie électronique existant du CoE.

Avec au moins 40 % du personnel du Conseil de l'Europe travaillant à distance dans différents endroits de ses États membres, l'organisation avait besoin d'une plateforme sécurisée et adaptée aux appareils mobiles qui permettrait aux utilisateurs de travailler de manière flexible. De plus, les niveaux élevés de sécurité et de cryptage offerts par NetDocuments garantissent la protection adéquate des données du Conseil de l'Europe, assurant ainsi la sécurité et la protection des documents, quel que soit le lieu de travail du personnel. « Le niveau d'expertise et d'assistance démontré par NetDocuments et Tikit s'est vraiment démarqué pendant le processus d'appel d'offres. Au niveau du produit, l'expérience de NetDocuments dans le domaine du cloud et de la sécurité était très convaincante », explique John Hunter.

Une mise en œuvre réussie pendant la pandémie de COVID-19

Tikit a travaillé en étroite collaboration avec NetDocuments sur une mise en œuvre progressive qui prévoyait la migration de 35 à 40 millions de documents vers le nouveau système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud, ce qui impliquait le défi de cartographier une énorme quantité de données non structurées.

De plus, en raison du Brexit, le Conseil de l'Europe a décidé de transférer ses données du centre de données NetDocuments UK vers son centre de données allemand. NetDocuments et Tikit ont fait un effort supplémentaire pour s'assurer que le centre de données en Allemagne soit pleinement opérationnel à la date de mise en service prévue, permettant ainsi au Conseil de l'Europe d'accéder au site allemand trois mois avant son lancement public.

Après avoir lancé un appel d'offres, qui comprenait une phase de validation de principe (POC) approfondie et exhaustive, le CoE a sélectionné NetDocuments comme système de gestion documentaire (DMS) et Tikit comme partenaire de mise en œuvre.

La première phase de la mise en œuvre a vu NetDocuments déployé auprès de 1 400 utilisateurs issus des huit principales entités administratives, telles que l'Assemblée parlementaire, la Direction générale I et la Direction générale II. Cela s'est produit pendant la pandémie mondiale de COVID-19, ce qui a posé des défis particuliers. Pour garantir le succès de la mise en œuvre, Tikit a adapté son programme habituel de formation sur site « floor walking » afin de fournir un soutien virtuel expert à l'équipe de gestion du changement du département informatique du Conseil de l'Europe. Le département informatique du CoE a également fourni un soutien important en matière de gestion du changement, d'assistance et de communication régulière à sa base d'utilisateurs. « Après des tests approfondis, nous avons déployé avec succès NetDocuments auprès de plus de 1 500 personnes dans des circonstances exceptionnelles, 90 % des membres du personnel étant en télétravail en raison de la crise du coronavirus », poursuit John Hunter.

Une plateforme de gestion documentaire évolutive

Les commentaires des utilisateurs ont été très positifs jusqu'à présent et, avec 1 400 employés utilisant désormais NetDocuments, le projet en est à mi-parcours, les utilisateurs restants devant rejoindre le nouveau système de gestion documentaire d'ici juin 2021.

« Après des tests approfondis, nous avons déployé NetDocuments avec succès sur plus de 1 500 postes dans des circonstances exceptionnelles, alors que 90 % des employés travaillaient à distance en raison de la crise du coronavirus. »

John Hunter, directeur informatique, Conseil de l'Europe

Une fois pleinement mis en œuvre, NetDocuments fournira au CoE une plateforme évolutive qui permettra une collaboration efficace entre les parties prenantes internes et externes, tout en assurant la gouvernance nécessaire en matière de sécurité, de conformité et de prévention des pertes de données.

« NetDocuments garantira que tous les documents que nous gérons, stockons et partageons sont entièrement protégés et sécurisés. La plateforme deviendra l'un des principaux piliers de notre système informatique, contribuant à améliorer la productivité et, à terme, à renforcer les droits de l'homme dans toute l'Europe », déclare John Hunter.

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