Over de Raad van Europa

De Raad van Europa (RvE) werd opgericht in 1949 en telt momenteel 47 lidstaten, waarvan 28 lid zijn van de Europese Unie. De Raad van Europa bevordert mensenrechten, democratie en de rechtsstaat door middel van internationale verdragen en doet aanbevelingen via onafhankelijke deskundige toezichthoudende organen. De belangrijkste organen van de CoE zijn het Comité van Ministers, de Parlementaire Vergadering, het Europees Hof voor de Rechten van de Mens, de Commissaris voor de Mensenrechten en het Congres van Lokale en Regionale Overheden.

De Raad van Europa neemt een cloudgebaseerd documentbeheersysteem in gebruik om zijn activa efficiënt, veilig en op afstand op te slaan

De belangrijkste troeven van het CoE zijn zijn kennis en expertise. Het is van cruciaal belang dat het CoE over een solide IT-platform beschikt om ervoor te zorgen dat dit kapitaal kan worden opgeslagen, georganiseerd en gemakkelijk kan worden teruggevonden ter ondersteuning van de drie belangrijkste pijlers van de organisatie: democratie, mensenrechten en de rechtsstaat in zijn lidstaten.

De belangrijkste werkprocessen van het CoE zijn het produceren van documenten, e-mailbeheer en samenwerking met zowel interne als externe partijen. Aan het einde van dit proces wordt een definitief document geproduceerd, of het nu gaat om een rapport, een aanbeveling, een studie of een oordeel. De documenten die de organisatie produceert, zijn zeer gevoelig, bevatten essentiële informatie over mensenrechtenkwesties en moeten op afstand toegankelijk zijn vanuit kantoren in meer dan 23 landen en voor meer dan 6.000 externe gebruikers.

Naarmate het CoE in de loop der jaren is gegroeid, zijn het beheer, de governance en de beveiliging van documenten een steeds grotere uitdaging geworden. Het CoE gebruikte Microsoft Public Folders, gedeelde schijven en SharePoint om documenten te beheren en op te slaan, waardoor documenten in negen verschillende opslagplaatsen werden opgeslagen, wat problemen opleverde op het gebied van beveiliging en compliance. Bovendien waren sommige veldkantoren van het CoE niet rechtstreeks verbonden met de belangrijkste opslagplaatsen van de organisatie, wat betekende dat bestanden op lokale servers werden opgeslagen.

Met negen opslagplaatsen, verschillende veldkantoren en bestanden die op lokale servers werden opgeslagen, kampte het CoE met een gebrek aan versiebeheer, waardoor het voor het personeel moeilijk was om te zoeken naar en te bepalen waar de definitieve versie van een document zich bevond. Bovendien maakte het feit dat er verschillende documentatiesystemen waren, het voor de infrastructuur- en beveiligingsteams van de organisatie uiterst moeilijk om een volledige en uitgebreide gegevensback-up te garanderen.

"Met een centraal DMS voor het opslaan van documenten kunnen we gemeenschappelijke werkmethoden en best practices invoeren."

John Hunter, CIO, Raad van Europa

Om aan de groeiende eisen te voldoen, heeft het CoE besloten om over te stappen op een cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS) als onderdeel van de bredere digitale transformatie van de IT-infrastructuur van de organisatie.

"Het was ons doel om alle werkdocumenten op te slaan in één enkel, deelbaar DMS dat rechtstreeks kan worden beheerd op het gebied van beveiliging, toegang en mappenstructuur door de verschillende afdelingen binnen de organisatie. Door een centraal DMS te hebben voor het opslaan van documenten, kunnen we gemeenschappelijke werkmethoden en best practices toepassen", aldus John Hunter, CIO van de Raad van Europa.

Een veilig en mobiel platform

Na een aanbesteding, die een uitgebreide en grondige proof of concept (POC)-fase omvatte, koos het CoE voor NetDocuments als DMS en Tikit als implementatiepartner. De Raad heeft al een Cloud First-beleid aangenomen en NetDocuments viel op omdat het vanaf de basis voor de cloud is gebouwd. Bovendien kon NetDocuments naadloos worden geïntegreerd met het bestaande e-mailsysteem van het CoE.

Aangezien minstens 40 procent van het personeel van het CoE op verschillende locaties in de lidstaten op afstand werkt, had de organisatie behoefte aan een veilig en mobiel platform waarmee gebruikers flexibel konden werken. Bovendien zorgt het hoge niveau van beveiliging en encryptie dat NetDocuments biedt voor de juiste bescherming van de gegevens van het CoE, waardoor documenten worden beschermd en beveiligd, ongeacht waar het personeel werkt. "Het niveau van expertise en ondersteuning dat NetDocuments en Tikit tijdens het aanbestedingsproces hebben getoond, sprong er echt uit. Op productniveau was de ervaring van NetDocuments op het gebied van cloud en beveiliging zeer overtuigend", aldus John Hunter.

Een succesvolle implementatie tijdens COVID-19

Tikit werkte nauw samen met NetDocuments aan een gefaseerde implementatie waarbij 35 tot 40 miljoen documenten zouden worden gemigreerd naar het nieuwe cloudgebaseerde DMS, wat onder meer de uitdaging met zich meebracht om een enorme hoeveelheid ongestructureerde gegevens in kaart te brengen.

Bovendien besloot de Raad van Europa vanwege de brexit om zijn gegevens van het datacenter van NetDocuments in het Verenigd Koninkrijk naar hun Duitse datacenter te verplaatsen. NetDocuments en Tikit hebben extra inspanningen geleverd om ervoor te zorgen dat het datacenter in Duitsland volledig operationeel was op de geplande startdatum, waardoor de Raad van Europa drie maanden voor de officiële lancering toegang kreeg tot de Duitse site.

Na een aanbesteding, die een uitgebreide en grondige proof of concept (POC)-fase omvatte, koos het CoE voor NetDocuments als DMS en Tikit als implementatiepartner.

In de eerste fase van de implementatie is NetDocuments uitgerold naar 1400 gebruikers, bestaande uit de 8 belangrijkste administratieve entiteiten, zoals de Parlementaire Vergadering, Directoraat-generaal I en Directoraat-generaal II. Dit vond plaats tijdens de wereldwijde COVID-19-pandemie, wat zijn eigen uitdagingen met zich meebracht. Om een succesvolle implementatie te garanderen, heeft Tikit zijn reguliere 'floor walking'-trainingsprogramma op locatie aangepast om deskundige virtuele ondersteuning te bieden aan het Change Management-team van de IT-afdeling van de Raad van Europa. De IT-afdeling van de Raad van Europa heeft ook uitgebreid zorg gedragen voor verandermanagement, ondersteuning en regelmatige communicatie met zijn gebruikers. "Na uitgebreide tests hebben we NetDocuments met succes geïmplementeerd bij meer dan 1500 medewerkers, onder uitzonderlijke omstandigheden waarbij 90% van het personeel thuiswerkte vanwege de coronacrisis", vervolgt John Hunter.

Een toekomstbestendig platform voor documentbeheer

De feedback van gebruikers is tot nu toe zeer positief en met 1.400 medewerkers die nu NetDocuments gebruiken, is het project halverwege. De overige gebruikers zullen tegen juni 2021 overstappen op het nieuwe DMS.

"Na uitgebreide tests hebben we NetDocuments met succes geïmplementeerd bij meer dan 1500 medewerkers onder uitzonderlijke omstandigheden, waarbij 90% van het personeel thuiswerkte vanwege de coronacrisis."

John Hunter, CIO, Raad van Europa

Zodra NetDocuments volledig is geïmplementeerd, zal het CoE beschikken over een toekomstbestendig platform dat effectieve samenwerking tussen interne en externe belanghebbenden mogelijk maakt en tegelijkertijd de vereiste governance biedt voor beveiliging, compliance en preventie van gegevensverlies.

"NetDocuments zorgt ervoor dat alle documenten die we beheren, opslaan en delen volledig beschermd en veilig zijn. Het platform wordt een van de belangrijkste pijlers van ons IT-systeem en helpt ons om onze productiviteit te verhogen en uiteindelijk bij te dragen aan het doel om de mensenrechten in heel Europa te verbeteren", aldus John Hunter.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.