Boutique-rettssaksfirma vender seg til NetDocuments for å sikre konkurranse mot globale markedsledere

Teknologi for konkurransefortrinn

SLJ Abogados' eneste aktivitet er å forsvare klienters interesser i sivile, kommersielle, konkurs- og/eller straffesaker. Saker i dette boutique-tvistefirmaet omfatter ofte titusenvis av dokumenter. Daniel Jimenez Garcias karriere i et globalt ledende firma gjør ham til en troende på teknologi som en muliggjører, og han hadde svært høye forventninger til hvilke fordeler teknologien skulle gi hans nye virksomhet. «I mitt forrige firma var teknologi en svært viktig del av å få ting til å fungere bra.» Helt fra starten av ønsket han at det nye firmaet skulle dra nytte av det på samme måte og oppleve samme kvalitet på IT-leveringen som et sted der budsjettene er langt mer generøse.

Firmaet vurderte alternativene; i flere tilfeller utelukket systemets kompleksitet eller den nødvendige investeringen i maskinvare på forhånd dem. De vurderte til og med generell programvare for administrasjon, men Daniel sier: «Vi syntes dette var dårlig i forhold til spesialisert programvare for dokumenthåndtering», og han sier, gitt de enorme dokumentmengdene som er involvert i rettssaker, «føltes den kraftige søke- og gjenfinningsmuligheten til NetDocuments spesielt relevant for vårt scenario.»

Etter innledende samtaler med NetDocuments-partneren, Hoffbrand Consulting, snakket Daniel også med IT-sjefen ved Spanias nest største advokatfirma – som også planlegger en implementering av NetDocuments. «De har hundrevis av advokater, men behovene deres var faktisk veldig like. Jeg snakket med IT-sjefen deres, og jeg ble beroliget», selv om han gjerne vil påpeke at firmaet hans deretter handlet raskt og var det første spanske firmaet som ble lansert.

SLJ Abogados utførte implementeringen og opplæringen med Hoffbrand Consulting. «Bare 3 eller 4 dager var mer enn nok til oppsett og opplæring, fordi det er enkelt å lære og bruke.» Firmaet kan nå få en ny advokat opprettet på få minutter. «Vi vil alltid forbli et boutique-firma, men vi vokser og kan legge til nye brukere etter behov. Vår skaleringsutfordring vil hovedsakelig dreie seg om volumet av dokumenter vi må administrere.» Siden lanseringen har NetDocuments levert kommersielle og driftsmessige forretningsfordeler. «Jeg vet at vi sparer hundrevis av timer per uke, det har vært en ekstremt god investering for firmaet vårt. Vi jobber fortsatt noen ganger med timepriser, og NetDocuments sparer oss tid som vi kan bruke på å fremme saker til fordel for kundene våre.»

Skyen først

Daniels ønsket også å utnytte skyfunksjonene – alle SLJ Abogados’ applikasjoner er skybaserte, selv om den juridiske sektoren generelt har vært tregere enn andre bransjer med å flytte til skyen. «Bedrifter var, og noen er fortsatt, engstelige for ikke å ha dokumentene sine lokalt. Nervøse for at de skulle være i skyen og sikkerhetskopieringssituasjonen.» SLJ Abogados satte sin lit til NetDocuments Cloud-plattformen fordi: «Jeg innså at NetDocuments-plattformen er helt sikker. Sikrere enn en serverplattform, mindre utsatt for hacking.»

Integrasjonen mellom NetDocuments og Microsoft Office 365 var også en stor seier for firmaet. «Vi kan åpne og lagre e-post, det er perfekt og viktig fordi vi bruker begge plattformene hver dag, så integrasjonen gjør arbeidet vårt mye mer effektivt.»

Firmaet opptrer for den spanske virksomheten til mange internasjonale kunder, og det å ha NetDocuments er en reell differensiering, som hjelper med å vinne kunder. «For eksempel krever kundene våre nå tilgang til sakene sine i sanntid – vi kan tilby dette enkelt. De trenger ikke å ringe eller skrive inn med en forespørsel, de kan gjøre det direkte.» Teamet kan enklere samarbeide med kunder og få sakene videre i et raskere tempo. Denne selvbetjeningsfunksjonen, sier Daniel, «fjerner frustrasjon, og det er enkelt å overbevise kunder om å bruke den fordi den er så brukervennlig.»

«Vi sparer hundrevis av timer i uken; det har vært en ekstremt god investering for firmaet vårt.»

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Kraftverk for dokumenthåndtering

«NetDocuments er en kraftig plattform for firmaer i alle størrelser. Vi oppnådde målet vårt, å konkurrere med stor firmateknologi, det var det jeg ønsket.» Han har rett, og i tillegg sier Daniels at NetDocuments har sørget for at firmaet enkelt kan håndtere den enorme mengden dokumenter de håndterer. «Det ville vært umulig uten et veldig kraftig system, NetDocuments' søkefunksjon – ikke bare filnavnet, men det som er inni, det er som e-discovery-programvare. Det er det vi trenger.» SLJ Abogados setter også pris på NetDocuments' strategi for kontinuerlig plattformforbedring, og firmaet tok nylig over ndThread. «Vi er et boutiquefirma i Madrid, så intern kommunikasjon er enkel, men vi samarbeider med mange store internasjonale organisasjoner og interessenter. ndThreads er veldig nyttig fordi det gjør samarbeid utenfor organisasjonen vår raskt og enkelt.»

Ledet fra toppen har alle tatt NetDocuments til seg. «De bruker det med glede fordi det er den enkleste måten å jobbe på», og for Daniels team er det ingen tvil om at firmaets dokumenthåndtering har blitt forbedret til fordel for firmaet og deres kunder. «Saker er veldig godt organisert, vi finner ting veldig raskt, så vi sparer mye tid. Støtten er flott, og responsen på ethvert problem er rask. Alle firmaer, store eller små, kan dra nytte av NetDocuments, det bringer store endringer og forbedringer for dokumenthåndtering. NetDocuments har vært den beste teknologiske avgjørelsen jeg har tatt som administrerende direktør.»

Fordelene

• Match teknologistyrken til store bedriftskonkurrenter for å få konkurransefortrinn
• Kraftig og sofistikert søkefunksjonalitet i likhet med e-Discovery-programvare betyr at advokater kan finne dokumenter raskt og enkelt
• SaaS-modellen muliggjør lave etableringskostnader og skalerbarhet
• Hundrevis av honorarinntektstimer spart per uke
• Økt produktivitet gjennom integrasjon med Microsoft Office 365
• Forbedret samarbeid mellom firmaer gjennom ndThread
• Sikkert og robust skymiljø
• Forbedret kundeservice gjennom tilgang til saker i sanntid for klienter

«Arbeidet vårt ville vært umulig uten et svært kraftig system, NetDocuments søkefunksjon – ikke bare filnavnet, men det som er inni, det er som e-discovery-programvare. Det er det vi trenger.»

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Om SLJ Abogados

SLJ Abogados støtter klienter gjennom hele saken, involvert som om problemet var deres eget, og uten annet formål enn å forsvare klientens interesser i retten og under eventuelle forhandlinger. De er eksperter på komplekse og internasjonale saker og har erfaring med å jobbe med firmaer og advokater i andre jurisdiksjoner og innenfor andre spesialiteter.

Om Hoffbrand Consulting

Hoffbrand Consulting ble grunnlagt i 2009 og er en sertifisert implementeringspartner for NetDocuments, og tilbyr en åpen, ærlig og verdifull konsulenttjeneste til advokatfirmaer til en rimelig pris. I over et tiår har Hoffbrand Consulting implementert NetDocuments med suksess i firmaer i alle former og størrelser over hele Europa og Midtøsten. Deres definerende etos – å holde det enkelt, men tilby det høyeste nivået av service og support som er tilgjengelig – gjelder for hver eneste implementering.

«NetDocuments-plattformen er fullstendig sikker. Sikrere enn en serverplattform, mindre utsatt for hacking.»

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.