Un bufete boutique de litigios recurre a NetDocuments para asegurar su competitividad frente a los líderes del mercado mundial

Tecnología para la ventaja competitiva

La única actividad de SLJ Abogados es la defensa de los intereses de sus clientes en asuntos civiles, mercantiles, concursales y/o penales. Los asuntos de esta firma boutique de litigios suelen abarcar decenas de miles de documentos. La trayectoria de Daniel Jiménez García en un bufete global de primera línea le convierte en un creyente de la tecnología como elemento facilitador, tenía expectativas muy altas sobre los beneficios que la tecnología debía aportar a su nuevo negocio. "En mi anterior bufete la tecnología era una parte muy importante para que las cosas funcionaran bien", desde el principio quiso que el nuevo bufete se beneficiara de la misma manera y experimentara la misma calidad de prestación de TI que en un lugar donde los presupuestos son mucho más generosos.

El bufete consideró las opciones; en varios casos, la complejidad del sistema o la inversión inicial en hardware requerida las descartaron. Incluso consideraron un software de gestión general pero, dice Daniel, "nos pareció pobre en relación con el software especializado de gestión de documentos", y afirma que, dados los enormes volúmenes de documentación implicados en los casos de litigio, "la potente capacidad de búsqueda y recuperación de NetDocuments nos pareció especialmente relevante para nuestro escenario."

Tras las conversaciones iniciales con el socio de NetDocuments, Hoffbrand Consulting, Daniel también habló con el CIO del segundo bufete de abogados más grande de España, que también planeaba una implantación de NetDocuments. "Tienen cientos de abogados, pero en realidad sus necesidades eran muy similares. Hablé con su CIO y me tranquilizó", aunque se apresura a señalar que su bufete actuó con rapidez y fue el primero de España en implantarlo.

SLJ Abogados realizó la implantación y la formación con Hoffbrand Consulting, "Sólo 3 ó 4 días fueron más que suficientes para la configuración y la formación, porque es fácil de aprender y utilizar." El bufete puede ahora tener un nuevo abogado configurado en cuestión de minutos, "Siempre seguiremos siendo un bufete boutique, pero estamos creciendo y podemos añadir nuevos usuarios según sea necesario. Nuestro reto de escala girará principalmente en torno al volumen de documentos que necesitamos gestionar." Desde su puesta en marcha, NetDocuments ha aportado beneficios comerciales y operativos a la empresa, "Sé que estamos ahorrando cientos de horas a la semana, ha sido una inversión extremadamente buena para nuestro bufete. A veces seguimos trabajando por horas, y NetDocuments nos ahorra tiempo que podemos dedicar a hacer progresar los asuntos en beneficio de nuestros clientes."

La nube primero

Daniels también quería aprovechar las capacidades de la nube: todas las aplicaciones de SLJ Abogados están basadas en la nube, a pesar de que el sector jurídico ha sido, en general, más lento que otras industrias a la hora de pasarse a la nube. "Las firmas estaban, y algunas aún lo están, ansiosas por no tener sus documentos on-prem. Nerviosos por tenerlos en la nube y por la situación de las copias de seguridad". SLJ Abogados confió en la plataforma en la nube de NetDocuments porque, "Me di cuenta de que la plataforma de NetDocuments es totalmente segura. Más segura que una plataforma de servidor, menos expuesta a la piratería informática".

La integración entre NetDocuments y Microsoft Office 365 también fue un gran triunfo en la empresa. "Podemos abrir y guardar el correo electrónico, es perfecto e importante porque utilizamos ambas plataformas a diario, así que la integración hace que nuestro trabajo sea mucho más eficiente."

El bufete actúa para las operaciones en España de muchos clientes internacionales y contar con NetDocuments es un verdadero elemento diferenciador que ayuda a ganar clientes, "Por ejemplo, nuestros clientes exigen ahora acceso en tiempo real a sus asuntos y nosotros podemos proporcionárselo fácilmente. No necesitan llamar o escribir con una solicitud, pueden hacerlo directamente", el equipo puede colaborar con los clientes más fácilmente y hacer avanzar los asuntos a un ritmo más rápido. Esta capacidad de autoservicio, dice Daniel, "elimina la frustración y es fácil convencer a los clientes de que lo utilicen porque es muy fácil de usar".

"Estamos ahorrando cientos de horas a la semana; ha sido una inversión extremadamente buena para nuestra empresa".

Daniel Jiménez García, SLJ Abogados

Centro neurálgico de gestión de documentos

"NetDocuments es una potente plataforma para despachos de todos los tamaños. Hemos conseguido nuestro objetivo, competir con la tecnología de los grandes bufetes, eso es lo que quería". Tiene razón y además Daniels afirma que NetDocuments ha garantizado que el bufete pueda gestionar fácilmente el enorme volumen de documentos que manejan. "Sería imposible sin un sistema muy potente, la capacidad de búsqueda de NetDocuments, no sólo el nombre del archivo sino lo que hay dentro, es algo parecido a un software de e-discovery. Eso es lo que necesitamos". SLJ Abogados también aprecia la estrategia de NetDocuments de mejora continua de la plataforma y el bufete adoptó recientemente ndThread. "Somos un bufete boutique de Madrid, por lo que las comunicaciones internas son sencillas, pero trabajamos con muchas grandes organizaciones internacionales y partes interesadas, ndThreads es muy útil porque hace que la colaboración fuera de nuestra organización sea rápida y sencilla."

Dirigidos desde arriba, todos han adoptado NetDocuments, "Lo utilizan con gusto porque es la forma más fácil de trabajar", y para el equipo de Daniel no hay duda de que la gestión documental del bufete ha mejorado en beneficio del bufete y de sus clientes, "Los asuntos están muy bien organizados, encontramos las cosas muy rápidamente, así que ahorramos mucho tiempo. El soporte es estupendo, la respuesta a cualquier problema es rápida. Cualquier bufete grande o pequeño puede beneficiarse de NetDocuments, aporta grandes cambios y mejoras para la gestión de documentos. NetDocuments ha sido la mejor decisión tecnológica que he tomado como director general".

Los beneficios

• Igualar el poder tecnológico de los competidores de las grandes empresas para obtener una ventaja competitiva
• Su potente y sofisticada capacidad de búsqueda, similar a la del software de e-Discovery, permite a los abogados encontrar los documentos de forma rápida y sencilla
• El modelo SaaS permite un bajo coste de entrada y escalabilidad
• Cientos de horas semanales ahorradas a los asesores jurídicos
• Mayor productividad gracias a la integración con Microsoft Office 365
• Mejora de la colaboración entre empresas gracias a ndThread
• Entorno de nube seguro y robusto
• Mejora del servicio al cliente mediante el acceso a los asuntos en tiempo real para los clientes

"Nuestro trabajo sería imposible sin un sistema muy potente, La capacidad de búsqueda de NetDocuments - no sólo el nombre del archivo sino lo que contiene, es algo parecido a un software de e-discovery. Eso es lo que necesitamos".

Daniel Jiménez García, SLJ Abogados

Acerca de SLJ Abogados

SLJ Abogados apoya a sus clientes a lo largo de todo el caso, implicándose como si el problema fuera propio y sin otro propósito que el de defender los intereses de nuestro cliente ante los tribunales y durante cualquier negociación. Son expertos en asuntos complejos e internacionales y tienen experiencia en trabajar con bufetes y abogados de otras jurisdicciones y de otras especialidades.

Acerca de Hoffbrand Consulting

Fundada en 2009, Hoffbrand Consulting es un socio de implementación certificado para NetDocuments y proporciona un servicio de consultoría abierto, honesto y valioso a los bufetes de abogados y a un coste razonable. Durante más de una década, Hoffbrand Consulting ha implementado con éxito NetDocuments en bufetes de todas las formas y tamaños en toda Europa y Oriente Medio. Su ética definitoria - mantenerlo simple pero proporcionar el más alto nivel de servicio y soporte disponible - se aplica a todas y cada una de las implementaciones.

"La plataforma NetDocuments es totalmente segura. Más segura que una plataforma de servidor, menos expuesta a la piratería informática. "

Daniel Jiménez García, SLJ Abogados

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.