Un bufete especializado en litigios recurre a NetDocuments para competir con los líderes mundiales del mercado

Tecnología para la ventaja competitiva

La única actividad de SLJ Abogados es la defensa de los intereses de sus clientes en asuntos civiles, mercantiles, concursales y/o penales. Los asuntos de la firma boutique de litigios suelen alcanzar las decenas de miles de documentos. La trayectoria profesional de Daniel Jiménez García en un bufete global de primera línea le convierte en un creyente de la tecnología como elemento facilitador, tenía expectativas muy altas sobre los beneficios que la tecnología debía aportar a su nuevo negocio. "En mi anterior bufete, la tecnología era una parte muy importante para que las cosas funcionaran bien". Desde el principio quiso que el nuevo bufete se beneficiara de la misma manera y experimentara la misma calidad de prestación de TI que un lugar donde los presupuestos son mucho más generosos.

El bufete estudió las opciones; en varios casos, la complejidad del sistema o la inversión inicial en hardware necesaria las descartaron. Incluso consideraron software de gestión general, pero, dice Daniel, "nos pareció pobre en relación con el software especializado de gestión de documentos", y afirma que, dados los enormes volúmenes de documentación implicados en los casos de litigio, "la potente capacidad de búsqueda y recuperación de NetDocuments nos pareció especialmente relevante para nuestro escenario."

Tras las conversaciones iniciales con el socio de NetDocuments, Hoffbrand Consulting, Daniel también habló con el director de sistemas del segundo bufete de abogados más grande de España, que también tenía previsto implantar NetDocuments. Hablé con su director de informática y me tranquilizó", aunque se apresuró a señalar que su bufete fue el primero de España en implantarlo.

SLJ Abogados realizó la implantación y la formación con Hoffbrand Consulting, "Sólo 3 o 4 días fueron más que suficientes para la configuración y la formación, porque es fácil de aprender y utilizar." La firma ahora puede tener un nuevo abogado configurado en minutos, "Siempre seguiremos siendo una firma boutique, pero estamos creciendo y podemos añadir nuevos usuarios según sea necesario. Nuestro reto de escala girará principalmente en torno al volumen de documentos que necesitamos gestionar". Desde su puesta en marcha, NetDocuments ha aportado ventajas comerciales y operativas: "Sé que estamos ahorrando cientos de horas a la semana, ha sido una inversión muy buena para nuestro bufete. A veces seguimos trabajando con tarifas horarias, y NetDocuments nos ahorra tiempo que podemos dedicar a hacer avanzar los asuntos en beneficio de nuestros clientes."

La nube primero

Daniels también quería aprovechar las capacidades de la nube: todas las aplicaciones de SLJ Abogados están basadas en la nube, a pesar de que el sector legal ha sido generalmente más lento que otras industrias a la hora de pasarse a la nube, "Las firmas estaban, y algunas todavía lo están, ansiosas por no tener sus documentos on-prem. Nerviosos por tenerlos en la nube y por la situación de las copias de seguridad". SLJ Abogados confió en la plataforma en la nube de NetDocuments porque, "Me di cuenta de que la plataforma de NetDocuments es totalmente segura. Más segura que una plataforma de servidor, menos expuesta a hackeos".

La integración entre NetDocuments y Microsoft Office 365 también fue un gran triunfo en la firma. "Podemos abrir y guardar correo electrónico, es perfecto e importante porque usamos ambas plataformas todos los días, así que la integración hace que nuestro trabajo sea mucho más eficiente."

El bufete actúa para las operaciones españolas de muchos clientes internacionales y contar con NetDocuments es un verdadero elemento diferenciador que ayuda a captar clientes: "Por ejemplo, nuestros clientes exigen ahora acceso en tiempo real a sus asuntos, y nosotros podemos proporcionárselo fácilmente. El equipo puede colaborar con los clientes más fácilmente y avanzar en los asuntos a un ritmo más rápido". Esta capacidad de autoservicio, dice Daniel, "elimina la frustración y es fácil convencer a los clientes de que lo utilicen porque es muy fácil de usar".

"Estamos ahorrando cientos de horas a la semana; ha sido una inversión extremadamente buena para nuestra empresa".

Daniel Jiménez García, SLJ Abogados

Centro neurálgico de gestión de documentos

"NetDocuments es una potente plataforma para despachos de todos los tamaños. Hemos conseguido nuestro objetivo, competir con la tecnología de los grandes bufetes, eso es lo que quería". Tiene razón y, además, Daniels afirma que NetDocuments ha garantizado que el bufete pueda gestionar fácilmente el enorme volumen de documentos que manejan. "Sería imposible sin un sistema muy potente, la capacidad de búsqueda de NetDocuments, no sólo el nombre del archivo sino lo que hay dentro, es algo parecido a un software de e-discovery. Eso es lo que necesitamos". SLJ Abogados también aprecia la estrategia de NetDocuments de mejora continua de la plataforma y el bufete ha incorporado recientemente ndThread. "Somos un bufete boutique de Madrid, por lo que las comunicaciones internas son sencillas, pero trabajamos con muchas grandes organizaciones internacionales y partes interesadas, ndThreads es muy útil porque facilita y agiliza la colaboración fuera de nuestra organización."

Dirigido desde arriba, todo el mundo ha adoptado NetDocuments: "Lo utilizan con gusto porque es la forma más fácil de trabajar", y para el equipo de Daniel no hay duda de que la gestión documental del bufete ha mejorado en beneficio del bufete y de sus clientes: "Los asuntos están muy bien organizados, encontramos las cosas muy rápidamente, así que ahorramos mucho tiempo. El soporte es estupendo, la respuesta a cualquier problema es rápida. Cualquier despacho, grande o pequeño, puede beneficiarse de NetDocuments, ya que aporta grandes cambios y mejoras a la gestión de documentos. NetDocuments ha sido la mejor decisión tecnológica que he tomado como director general".

Beneficios

• Igualar el poder tecnológico de los competidores de las grandes empresas para obtener una ventaja competitiva
• La potente y sofisticada capacidad de búsqueda, similar a la del software de e-Discovery, permite a los abogados encontrar documentos de forma rápida y sencilla.
• El modelo SaaS permite un bajo coste de entrada y escalabilidad
• Cientos de horas de trabajo ahorradas a la semana.
• Mayor productividad gracias a la integración con Microsoft Office 365
• Mejora de la colaboración entre empresas gracias a ndThread
• Entorno de nube seguro y sólido
• Mejora del servicio al cliente mediante el acceso en tiempo real a los asuntos por parte de los clientes.

"Nuestro trabajo sería imposible sin un sistema muy potente, La capacidad de búsqueda de NetDocuments -no sólo el nombre del archivo, sino lo que hay dentro, es algo parecido a un software de e-discovery. Eso es lo que necesitamos".

Daniel Jiménez García, SLJ Abogados

Acerca de SLJ Abogados

SLJ Abogados apoyan a los clientes durante todo el caso, implicándose como si el problema fuera propio y sin otro propósito que el de defender los intereses de nuestro cliente ante los tribunales y durante cualquier negociación. Son expertos en asuntos complejos e internacionales y tienen experiencia en trabajar con despachos y abogados de otras jurisdicciones y dentro de otras especialidades.

Acerca de Hoffbrand Consulting

Fundada en 2009, Hoffbrand Consulting es un socio de implementación certificado para NetDocuments y proporciona un servicio de consultoría abierto, honesto y valioso a los bufetes de abogados y a un coste razonable. Durante más de una década, Hoffbrand Consulting ha implementado con éxito NetDocuments en bufetes de todas las formas y tamaños en toda Europa y Oriente Medio. La filosofía que les define - mantener la sencillez pero ofrecer el máximo nivel de servicio y soporte disponible - se aplica a todas y cada una de las implantaciones.

"La plataforma NetDocuments es totalmente segura. Más segura que una plataforma de servidor, menos expuesta a la piratería informática. "

Daniel Jiménez García, SLJ Abogados

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