A Boutique Litigation Firm recorre à NetDocuments para se manter competitiva face aos líderes do mercado global

Tecnologia para uma vantagem competitiva

A única atividade de SLJ Abogados é a defesa dos interesses dos clientes em processos civis, comerciais, de falência e/ou penais. Os processos desta boutique de contencioso têm frequentemente dezenas de milhares de documentos. A carreira de Daniel Jimenez Garcia numa empresa global de topo faz dele um crente da tecnologia como um facilitador, ele tinha expectativas muito elevadas sobre os benefícios que a tecnologia deveria proporcionar ao seu novo negócio. "Na minha anterior empresa, a tecnologia era uma parte muito importante para fazer com que as coisas funcionassem bem". Desde o início, ele queria que a nova empresa beneficiasse da mesma forma e experimentasse a mesma qualidade de fornecimento de TI que um local onde os orçamentos são muito mais generosos.

A empresa analisou as opções; em vários casos, a complexidade do sistema ou o investimento inicial em hardware necessário excluíram-nas. Chegaram a considerar um software de gestão geral, mas, diz Daniel, "achámos que era pobre em relação ao software especializado de gestão de documentos" e, segundo ele, dado o enorme volume de documentação envolvida em casos de litígio, "a poderosa capacidade de pesquisa e recuperação do NetDocuments pareceu especialmente relevante para o nosso cenário".

Após as conversas iniciais com o parceiro da NetDocuments, a Hoffbrand Consulting, Daniel falou também com o CIO da segunda maior firma de advogados de Espanha - que também planeava uma implementação da NetDocuments, "Eles têm centenas de advogados, mas na verdade as suas necessidades eram muito semelhantes. Falei com o CIO deles e fiquei mais descansado", embora ele faça questão de salientar que a sua empresa agiu rapidamente e foi a primeira empresa espanhola a entrar em funcionamento.

A SLJ Abogados fez a implementação e a formação com a Hoffbrand Consulting, "Apenas 3 ou 4 dias foram mais do que suficientes para a configuração e formação, porque é fácil de aprender e utilizar." A firma pode agora ter um novo advogado instalado em minutos: "Continuaremos sempre a ser uma boutique, mas estamos a crescer e podemos adicionar novos utilizadores conforme necessário. O nosso desafio de escala será principalmente o volume de documentos que precisamos de gerir." Desde o arranque, o NetDocuments tem proporcionado benefícios comerciais e operacionais, "Sei que estamos a poupar centenas de horas por semana, tem sido um investimento extremamente bom para a nossa empresa. Por vezes ainda trabalhamos à hora, e o NetDocuments permite-nos poupar tempo para nos dedicarmos ao progresso dos assuntos em benefício dos nossos clientes."

Nuvem em primeiro lugar

Daniels também queria aproveitar as capacidades da nuvem - todas as aplicações da SLJ Abogados são baseadas na nuvem, apesar de o sector jurídico ter sido geralmente mais lento do que outras indústrias a passar para a nuvem, "As empresas estavam, e algumas ainda estão, ansiosas por não terem os seus documentos no local. Receosos com o facto de estarem na nuvem e com a situação das cópias de segurança." A SLJ Abogados confiou na plataforma NetDocuments Cloud porque "apercebi-me de que a plataforma NetDocuments é totalmente segura. Mais segura do que uma plataforma de servidor, menos exposta à pirataria informática."

A integração entre o NetDocuments e o Microsoft Office 365 foi também uma grande vitória para a empresa: "Podemos abrir e guardar correio eletrónico, é perfeito e importante porque utilizamos ambas as plataformas todos os dias, pelo que a integração torna o nosso trabalho muito mais eficiente."

A empresa representa as operações em Espanha de muitos clientes internacionais e o NetDocuments é um verdadeiro fator de diferenciação, ajudando a conquistar clientes: "Por exemplo, os nossos clientes exigem agora um acesso em tempo real aos seus processos - nós podemos fornecê-lo facilmente. Não precisam de telefonar ou escrever com um pedido, podem fazê-lo diretamente". A equipa pode colaborar mais facilmente com os clientes e fazer avançar os assuntos a um ritmo mais rápido. Esta capacidade de autosserviço, segundo Daniel, "elimina a frustração e é fácil convencer os clientes a utilizá-la porque é muito fácil de utilizar.

"Estamos a poupar centenas de horas por semana; tem sido um investimento extremamente bom para a nossa empresa."

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Gestão de documentos

"A NetDocuments é uma plataforma poderosa para empresas de todas as dimensões. Atingimos o nosso objetivo, competir com a tecnologia das grandes empresas, era isso que eu queria." Ele tem razão e, além disso, Daniels diz que o NetDocuments garantiu que a empresa pudesse gerir facilmente o enorme volume de documentos com que lida: "Seria impossível sem um sistema muito poderoso, a capacidade de pesquisa do NetDocuments - não apenas o nome do ficheiro, mas o que está lá dentro, é semelhante ao software de e-discovery. É disso que precisamos". A SLJ Abogados também aprecia a estratégia da NetDocuments de melhoria contínua da plataforma e a empresa adoptou recentemente o ndThread, "Somos uma empresa boutique de Madrid, pelo que as comunicações internas são fáceis, mas trabalhamos com muitas organizações internacionais de grande dimensão e partes interessadas, o ndThreads é muito útil porque torna a colaboração fora da nossa organização rápida e fácil."

Liderados pelo topo, todos abraçaram o NetDocuments, "Utilizam-no com prazer porque é a forma mais fácil de trabalhar", e para a equipa de Daniel não há dúvida de que a gestão de documentos da empresa melhorou em benefício da empresa e dos seus clientes, "Os assuntos estão muito bem organizados, encontramos as coisas muito rapidamente, por isso poupamos muito tempo. O apoio é ótimo, a resposta a qualquer problema é imediata. Qualquer empresa, grande ou pequena, pode beneficiar da NetDocuments, que traz grandes mudanças e melhorias para a gestão de documentos. A NetDocuments foi a melhor decisão tecnológica que tomei enquanto MD."

Os benefícios

• Combinar o poder tecnológico dos concorrentes de grandes empresas para obter vantagens competitivas
• Uma capacidade de pesquisa potente e sofisticada, semelhante à do software de e-Discovery, permite aos advogados encontrar documentos de forma rápida e fácil
• O modelo SaaS permite um baixo custo de entrada e escalabilidade
• Centenas de horas de honorários poupadas por semana
• Maior produtividade através da integração do Microsoft Office 365
• Melhoria da colaboração entre empresas através do ndThread
• Ambiente de nuvem seguro e robusto
• Melhoria do serviço ao cliente através do acesso em tempo real aos assuntos pelos clientes

"O nosso trabalho seria impossível sem um sistema muito poderoso. A capacidade de pesquisa do NetDocuments - não apenas o nome do ficheiro, mas o que está lá dentro - é semelhante a um software de e-discovery. É disso que precisamos".

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Sobre SLJ Abogados

SLJ Abogados acompanha o cliente ao longo de todo o processo, envolvendo-se como se o problema fosse seu e sem outro objetivo que não seja o de defender os interesses do cliente em tribunal e em eventuais negociações. São especialistas em assuntos complexos e internacionais e têm experiência de trabalho com escritórios e advogados de outras jurisdições e de outras especialidades.

Sobre a Hoffbrand Consulting

Fundada em 2009, a Hoffbrand Consulting é um parceiro de implementação certificado da NetDocuments e presta um serviço de consultoria aberto, honesto e valioso a escritórios de advogados, a um custo razoável. Durante mais de uma década, a Hoffbrand Consulting implementou com sucesso o NetDocuments em empresas de todas as formas e dimensões na Europa e no Médio Oriente. O seu espírito definidor - manter a simplicidade, mas fornecer o mais elevado nível de serviço e apoio disponível - aplica-se a todas as implementações.

"A plataforma NetDocuments é totalmente segura. Mais segura do que uma plataforma de servidor, menos exposta à pirataria informática. "

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

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