Un cabinet d'avocats spécialisé dans les litiges se tourne vers NetDocuments pour assurer sa compétitivité face aux leaders mondiaux du marché

La technologie au service de l'avantage concurrentiel

La seule activité de SLJ Abogados consiste à défendre les intérêts de ses clients dans des affaires civiles, commerciales, pénales et/ou liées à des faillites. Les dossiers traités par ce cabinet spécialisé dans les litiges comptent souvent des dizaines de milliers de documents. Fort de son expérience au sein d'un cabinet international de premier plan, Daniel Jimenez Garcia est convaincu du pouvoir de la technologie et avait des attentes très élevées quant aux avantages qu'elle pouvait apporter à sa nouvelle entreprise. « Dans mon ancien cabinet, la technologie jouait un rôle très important dans le bon fonctionnement des choses ». Dès le départ, il a voulu que le nouveau cabinet en tire le même parti et bénéficie de la même qualité de services informatiques que dans un cabinet où les budgets sont beaucoup plus généreux.

Le cabinet a examiné les différentes options, mais dans plusieurs cas, la complexité du système ou l'investissement initial en matériel informatique nécessaire les ont écartées. Ils ont même envisagé un logiciel de gestion généraliste, mais, selon Daniel, « nous l'avons trouvé médiocre par rapport aux logiciels spécialisés dans la gestion de documents ». Il ajoute que, compte tenu des volumes considérables de documents impliqués dans les litiges, « les puissantes fonctionnalités de recherche et de récupération de NetDocuments nous ont semblé particulièrement adaptées à notre situation ».

Après des discussions initiales avec Hoffbrand Consulting, partenaire de NetDocuments, Daniel s'est également entretenu avec le directeur informatique du deuxième plus grand cabinet d'avocats d'Espagne, qui prévoyait également de mettre en œuvre NetDocuments. « Ils comptent des centaines d'avocats, mais leurs besoins étaient en réalité très similaires. J'ai discuté avec leur directeur informatique et j'ai été rassuré », même s'il tient à souligner que son cabinet a ensuite agi rapidement et a été le premier cabinet espagnol à mettre en service la solution.

SLJ Abogados a procédé à la mise en œuvre et à la formation avec Hoffbrand Consulting. « Trois ou quatre jours ont suffi pour la configuration et la formation, car le système est facile à prendre en main et à utiliser. » Le cabinet peut désormais intégrer un nouvel avocat en quelques minutes. « Nous resterons toujours un cabinet spécialisé, mais nous sommes en pleine croissance et pouvons ajouter de nouveaux utilisateurs selon nos besoins. Notre défi en termes d'échelle concernera principalement le volume de documents que nous devons gérer. » Depuis sa mise en service, NetDocuments apporte des avantages commerciaux et opérationnels à l'entreprise : « Je sais que nous économisons des centaines d'heures par semaine, c'est un excellent investissement pour notre cabinet. Nous travaillons encore parfois à l'heure, et NetDocuments nous fait gagner du temps que nous pouvons consacrer à faire avancer les dossiers au profit de nos clients. »

Le cloud d'abord

Daniels souhaitait également exploiter les capacités du cloud : toutes les applications de SLJ Abogados sont basées sur le cloud, même si le secteur juridique a généralement été plus lent que d'autres industries à passer au cloud. « Les cabinets étaient, et certains le sont encore, inquiets de ne pas avoir leurs documents sur place. Ils s'inquiétaient de les avoir dans le cloud et de la situation en matière de sauvegarde. » SLJ Abogados a fait confiance à la plateforme cloud NetDocuments car « j'ai réalisé que la plateforme NetDocuments était totalement sécurisée. Plus sécurisée qu'une plateforme serveur, moins exposée au piratage. »

L'intégration entre NetDocuments et Microsoft Office 365 a également été un grand succès au sein du cabinet : « Nous pouvons ouvrir et enregistrer des e-mails, c'est parfait et important car nous utilisons les deux plateformes tous les jours. Cette intégration rend donc notre travail beaucoup plus efficace. »

Le cabinet représente les activités espagnoles de nombreux clients internationaux et le fait de disposer de NetDocuments constitue un véritable facteur de différenciation qui aide à gagner des clients. « Par exemple, nos clients exigent désormais un accès en temps réel à leurs dossiers, ce que nous pouvons leur fournir facilement. Ils n'ont plus besoin d'appeler ou d'écrire pour en faire la demande, ils peuvent le faire directement », l'équipe peut collaborer plus facilement avec les clients et faire avancer les dossiers plus rapidement. Selon Daniel, cette fonctionnalité en libre-service « élimine la frustration et il est facile de convaincre les clients de l'utiliser car elle est très conviviale ».

« Nous économisons des centaines d'heures par semaine ; cela a été un excellent investissement pour notre entreprise. »

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Avocats

Centre de gestion documentaire

« NetDocuments est une plateforme puissante pour les cabinets de toutes tailles. Nous avons atteint notre objectif, qui était de rivaliser avec la technologie des grands cabinets, et c'est exactement ce que je voulais. » Il a raison, et Daniels ajoute que NetDocuments a permis au cabinet de gérer facilement le volume considérable de documents qu'il traite : « Cela serait impossible sans un système très puissant, la fonctionnalité de recherche de NetDocuments, qui ne se limite pas au nom du fichier, mais inclut également son contenu, à l'instar d'un logiciel de découverte électronique. C'est exactement ce dont nous avons besoin. » SLJ Abogados apprécie également la stratégie de NetDocuments visant à améliorer continuellement sa plateforme et le cabinet a récemment adopté ndThread : « Nous sommes un cabinet boutique madrilène, donc la communication interne est facile, mais nous travaillons avec de nombreuses grandes organisations internationales et parties prenantes. ndThreads est très utile, car il facilite et accélère la collaboration en dehors de notre organisation. »

Sous l'impulsion de la direction, tout le monde a adopté NetDocuments. « Ils l'utilisent volontiers, car c'est le moyen le plus simple de travailler », et pour l'équipe de Daniel, il ne fait aucun doute que la gestion des documents du cabinet s'est améliorée, au bénéfice du cabinet et de ses clients. « Les dossiers sont très bien organisés, nous trouvons très rapidement ce que nous cherchons, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps. L'assistance est excellente, la réponse à tout problème est rapide. Toute entreprise, grande ou petite, peut tirer profit de NetDocuments, qui apporte un changement et une amélioration considérables dans la gestion des documents. NetDocuments a été la meilleure décision technologique que j'ai prise en tant que directeur général. »

Les avantages

• Égaler la puissance technologique des grandes entreprises concurrentes pour obtenir un avantage concurrentiel
• Une fonctionnalité de recherche puissante et sophistiquée, similaire à celle des logiciels d'e-Discovery, permet aux avocats de trouver rapidement et facilement les documents dont ils ont besoin.
• Le modèle SaaS permet un faible coût d'entrée et une grande évolutivité.
• Des centaines d'heures facturables économisées chaque semaine
• Augmentation de la productivité grâce à l'intégration de Microsoft Office 365
• Amélioration de la collaboration interentreprises grâce à ndThread
• Environnement cloud sécurisé et robuste
• Amélioration du service à la clientèle grâce à un accès en temps réel aux dossiers pour les clients

« Notre travail serait impossible sans un système très puissant, la fonctionnalité de recherche NetDocuments, qui ne se contente pas de rechercher le nom du fichier, mais aussi son contenu, à l'instar d'un logiciel d'e-discovery. C'est exactement ce dont nous avons besoin. »

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Avocats

À propos de SLJ Abogados

SLJ Abogados accompagne ses clients tout au long de la procédure, s'impliquant comme s'il s'agissait de son propre problème et sans autre objectif que celui de défendre les intérêts de ses clients devant les tribunaux et lors de toute négociation. Le cabinet est spécialisé dans les affaires complexes et internationales et possède une grande expérience de la collaboration avec des cabinets et des avocats d'autres juridictions et d'autres spécialités.

À propos de Hoffbrand Consulting

Fondée en 2009, Hoffbrand Consulting est un partenaire certifié pour la mise en œuvre de NetDocuments et fournit des services de conseil ouverts, honnêtes et précieux aux cabinets d'avocats, à un coût raisonnable. Depuis plus de dix ans, Hoffbrand Consulting a mis en œuvre avec succès NetDocuments dans des cabinets de toutes tailles et de tous types à travers l'Europe et le Moyen-Orient. Leur philosophie, qui consiste à privilégier la simplicité tout en fournissant le plus haut niveau de service et d'assistance possible, s'applique à chaque mise en œuvre.

« La plateforme NetDocuments est totalement sécurisée. Elle est plus sûre qu'une plateforme serveur et moins exposée au piratage. »

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Avocats

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