Klein advocatenkantoor kiest voor NetDocuments om concurrerend te blijven ten opzichte van wereldwijde marktleiders

Technologie voor concurrentievoordeel

De enige activiteit van SLJ Abogados is het verdedigen van de belangen van cliënten in civiele, commerciële, faillissements- en/of strafzaken. Bij dit gespecialiseerde advocatenkantoor gaat het vaak om tienduizenden documenten. Door zijn carrière bij een vooraanstaand internationaal advocatenkantoor gelooft Daniel Jimenez Garcia in technologie als enabler. Hij had dan ook zeer hoge verwachtingen van de voordelen die technologie zijn nieuwe bedrijf zou opleveren. "Bij mijn vorige kantoor was technologie een zeer belangrijk onderdeel om alles goed te laten functioneren." Vanaf het begin wilde hij dat het nieuwe kantoor op dezelfde manier zou profiteren en dezelfde kwaliteit van IT-voorzieningen zou ervaren als een plek waar de budgetten veel ruimer zijn.

Het bedrijf overwoog de verschillende opties, maar in verschillende gevallen werden deze afgewezen vanwege de complexiteit van het systeem of de vereiste investering in hardware. Ze overwogen zelfs algemene managementsoftware, maar volgens Daniel "vonden we deze ondermaats in vergelijking met gespecialiseerde documentbeheersoftware". Gezien de enorme hoeveelheden documentatie die bij rechtszaken komen kijken, vond hij "de krachtige zoek- en opvraagmogelijkheden van NetDocuments bijzonder relevant voor onze situatie".

Na eerste gesprekken met NetDocuments-partner Hoffbrand Consulting sprak Daniel ook met de CIO van het op één na grootste advocatenkantoor in Spanje, dat ook een implementatie van NetDocuments plant. "Ze hebben honderden advocaten, maar hun behoeften waren eigenlijk heel vergelijkbaar. Ik sprak met hun CIO en dat stelde me gerust", hoewel hij er graag op wijst dat zijn kantoor toen snel handelde en als eerste Spaanse kantoor live ging.

SLJ Abogados heeft de implementatie en training uitgevoerd in samenwerking met Hoffbrand Consulting. "Slechts drie of vier dagen waren meer dan voldoende voor de installatie en training, omdat het systeem eenvoudig te leren en te gebruiken is." Het kantoor kan nu binnen enkele minuten een nieuwe advocaat aanmelden. "We zullen altijd een boetiekbedrijf blijven, maar we groeien en kunnen indien nodig nieuwe gebruikers toevoegen. Onze grootste uitdaging op het gebied van schaalbaarheid zal vooral liggen in het volume aan documenten dat we moeten beheren." Sinds de livegang levert NetDocuments commerciële en operationele voordelen op. "Ik weet dat we honderden uren per week besparen. Het is een uitstekende investering geweest voor ons kantoor. We werken nog steeds soms op basis van uurtarieven, en NetDocuments bespaart ons tijd die we kunnen besteden aan het bevorderen van zaken die onze cliënten ten goede komen."

Cloud eerst

Daniels wilde ook gebruikmaken van de mogelijkheden van de cloud. Alle applicaties van SLJ Abogados zijn cloudgebaseerd, ook al is de juridische sector over het algemeen trager dan andere sectoren geweest met de overstap naar de cloud. "Kantoren waren, en sommige zijn nog steeds, bezorgd over het feit dat hun documenten niet op locatie worden bewaard. Ze zijn nerveus over het feit dat ze in de cloud staan en over de back-upsituatie." SLJ Abogados vertrouwt op het NetDocuments Cloud-platform omdat "ik me realiseerde dat het NetDocuments-platform volledig veilig is. Veiliger dan een serverplatform en minder kwetsbaar voor hacking."

De integratie tussen NetDocuments en Microsoft Office 365 was ook een groot succes voor het bedrijf: "We kunnen e-mails openen en opslaan, dat is perfect en belangrijk omdat we beide platforms dagelijks gebruiken. Dankzij de integratie kunnen we veel efficiënter werken."

Het kantoor vertegenwoordigt de Spaanse activiteiten van veel internationale klanten en het gebruik van NetDocuments is een echt onderscheidend vermogen dat helpt bij het werven van klanten. "Onze klanten willen bijvoorbeeld realtime toegang tot hun zaken – wij kunnen dat eenvoudig bieden. Ze hoeven niet te bellen of te schrijven met een verzoek, ze kunnen het direct zelf doen." Het team kan gemakkelijker samenwerken met klanten en zaken sneller afhandelen. Deze selfservice-mogelijkheid, zegt Daniel, "neemt frustraties weg en het is gemakkelijk om klanten te overtuigen om er gebruik van te maken, omdat het zo gebruiksvriendelijk is.

"We besparen honderden uren per week; het is een zeer goede investering geweest voor ons bedrijf."

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Advocaten

Krachtpatser op het gebied van documentbeheer

"NetDocuments is een krachtig platform voor bedrijven van elke omvang. We hebben ons doel bereikt, namelijk concurreren met de technologie van grote bedrijven, en dat is precies wat ik wilde." Hij heeft gelijk en bovendien zegt Daniels dat NetDocuments ervoor heeft gezorgd dat het kantoor de enorme hoeveelheid documenten waarmee het te maken heeft, gemakkelijk kan beheren: "Zonder een zeer krachtig systeem, de zoekfunctie van NetDocuments – niet alleen de bestandsnaam, maar ook de inhoud, vergelijkbaar met e-discovery-software – zou dat onmogelijk zijn. Dat is wat we nodig hebben." SLJ Abogados waardeert ook de strategie van NetDocuments om het platform voortdurend te verbeteren en het kantoor heeft onlangs ndThread in gebruik genomen: "Wij zijn een klein kantoor in Madrid, dus interne communicatie verloopt soepel, maar we werken samen met veel grote internationale organisaties en belanghebbenden. ndThreads is erg handig omdat het samenwerking buiten onze organisatie snel en gemakkelijk maakt."

Onder leiding van het management heeft iedereen NetDocuments omarmd. "Ze gebruiken het graag omdat het de gemakkelijkste manier is om te werken." Voor het team van Daniel staat het buiten kijf dat het documentbeheer van het kantoor is verbeterd, wat zowel het kantoor als hun klanten ten goede komt. "Zaken zijn zeer goed georganiseerd, we vinden dingen heel snel, waardoor we veel tijd besparen. De ondersteuning is geweldig, elk probleem wordt snel opgelost. Elk kantoor, groot of klein, kan profiteren van NetDocuments. Het zorgt voor grote veranderingen en verbeteringen op het gebied van documentbeheer. NetDocuments is de beste technologische beslissing die ik als algemeen directeur heb genomen."

De voordelen

• Evenaar de technologische kracht van grote concurrenten om een concurrentievoordeel te behalen.
• Krachtige en geavanceerde zoekfuncties, vergelijkbaar met e-Discovery-software, zorgen ervoor dat advocaten documenten snel en gemakkelijk kunnen vinden.
• Het SaaS-model maakt lage instapkosten en schaalbaarheid mogelijk.
• Honderden uren aan honoraria bespaard per week
• Verhoogde productiviteit door integratie met Microsoft Office 365
• Verbeterde samenwerking tussen bedrijven via ndThread
• Veilige en robuuste cloudomgeving
• Verbeterde klantenservice door realtime toegang tot dossiers voor klanten

"Ons werk zou onmogelijk zijn zonder een zeer krachtig systeem, de zoekfunctie van NetDocuments – niet alleen de bestandsnaam, maar ook de inhoud ervan, vergelijkbaar met e-discovery-software. Dat is wat we nodig hebben."

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Advocaten

Over SLJ Abogados

SLJ Abogados ondersteunt cliënten gedurende de hele zaak, alsof het hun eigen probleem is en met geen ander doel dan het verdedigen van de belangen van onze cliënten in de rechtbank en tijdens onderhandelingen. Ze zijn experts in complexe en internationale zaken en hebben ervaring in het samenwerken met kantoren en advocaten in andere rechtsgebieden en binnen andere specialismen.

Over Hoffbrand Consulting

Hoffbrand Consulting, opgericht in 2009, is een gecertificeerde implementatiepartner voor NetDocuments en biedt open, eerlijke en waardevolle adviesdiensten aan advocatenkantoren tegen redelijke kosten. Al meer dan tien jaar implementeert Hoffbrand Consulting met succes NetDocuments bij kantoren in alle soorten en maten in Europa en het Midden-Oosten. Hun kenmerkende ethos – houd het simpel, maar bied het hoogste niveau van service en ondersteuning – geldt voor elke implementatie.

“Het NetDocuments-platform is volledig veilig. Veiliger dan een serverplatform en minder kwetsbaar voor hacking.”

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Advocaten

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.