Empresa boutique de litígios recorre à NetDocuments para garantir a competitividade em relação aos líderes do mercado global

Tecnologia para vantagem competitiva

A única atividade da SLJ Abogados é a defesa dos interesses dos clientes em casos civis, comerciais, de falência e/ou criminais. As questões na empresa de litígio boutique geralmente chegam a dezenas de milhares de documentos. A carreira de Daniel Jimenez Garcia em uma empresa global de primeira linha faz com que ele acredite na tecnologia como um facilitador, e ele tinha expectativas muito altas em relação aos benefícios que a tecnologia deveria proporcionar ao seu novo negócio. "Na minha empresa anterior, a tecnologia era uma parte muito importante para fazer as coisas funcionarem bem", desde o início ele queria que a nova empresa se beneficiasse da mesma forma e experimentasse a mesma qualidade de fornecimento de TI que um lugar onde os orçamentos são muito mais generosos.

A empresa considerou as opções; em vários casos, a complexidade do sistema ou o investimento inicial em hardware necessário as descartou. Eles até consideraram um software de gerenciamento geral, mas, diz Daniel, "achamos que ele era ruim em relação a um software especializado de gerenciamento de documentos", e ele diz que, considerando os enormes volumes de documentação envolvidos em casos de litígio, "o poderoso recurso de pesquisa e recuperação do NetDocuments pareceu especialmente relevante para o nosso cenário".

Após as conversas iniciais com a Hoffbrand Consulting, parceira da NetDocuments, Daniel também conversou com o CIO da segunda maior firma de advocacia da Espanha, que também planejava implementar a NetDocuments: "Eles têm centenas de advogados, mas na verdade suas necessidades eram muito semelhantes. Falei com o CIO deles e fiquei tranquilo", embora ele faça questão de salientar que sua empresa agiu rapidamente e foi a primeira empresa espanhola a entrar em operação.

A SLJ Abogados fez a implementação e o treinamento com a Hoffbrand Consulting. "Apenas 3 ou 4 dias foram mais do que suficientes para a configuração e o treinamento, porque é fácil de aprender e usar." A firma agora pode ter um novo advogado configurado em minutos: "Sempre seremos uma firma boutique, mas estamos crescendo e podemos adicionar novos usuários conforme necessário. Nosso desafio de escala será principalmente em torno do volume de documentos que precisamos gerenciar." Desde a entrada em operação, o NetDocuments tem proporcionado benefícios comerciais e operacionais: "Sei que estamos economizando centenas de horas por semana, foi um investimento extremamente bom para nossa empresa. Às vezes, ainda trabalhamos com taxas horárias, e o NetDocuments nos poupa tempo para nos dedicarmos ao andamento das questões em benefício de nossos clientes."

Nuvem primeiro

Daniels também queria aproveitar os recursos da nuvem - todos os aplicativos da SLJ Abogados são baseados na nuvem, embora o setor jurídico tenha sido, em geral, mais lento do que outros setores na migração para a nuvem: "Os escritórios estavam, e alguns ainda estão, ansiosos por não terem seus documentos no local. Estavam preocupados com o fato de eles estarem na nuvem e com a situação do backup." A SLJ Abogados depositou sua confiança na plataforma NetDocuments Cloud porque "percebi que a plataforma NetDocuments é totalmente segura. Mais segura do que uma plataforma de servidor, menos exposta a hackers."

A integração entre o NetDocuments e o Microsoft Office 365 também foi uma grande vitória para a empresa: "Podemos abrir e salvar e-mails, o que é perfeito e importante, pois usamos as duas plataformas todos os dias, então a integração torna nosso trabalho muito mais eficiente."

A empresa atua nas operações espanholas de muitos clientes internacionais e ter o NetDocuments é um verdadeiro diferencial, ajudando a conquistar clientes, "Por exemplo, nossos clientes agora exigem acesso em tempo real a seus assuntos - podemos fornecer isso facilmente. Eles não precisam telefonar ou escrever com uma solicitação, podem fazê-lo diretamente". A equipe pode colaborar com os clientes com mais facilidade e dar andamento aos assuntos em um ritmo mais rápido. Esse recurso de autoatendimento, diz Daniel, "elimina a frustração e é fácil convencer os clientes a usá-lo porque é muito fácil de usar".

"Estamos economizando centenas de horas por semana; foi um investimento extremamente bom para nossa empresa."

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Poder de gerenciamento de documentos

"O NetDocuments é uma plataforma poderosa para empresas de todos os tamanhos. Atingimos nosso objetivo de competir com a tecnologia de grandes empresas, era isso que eu queria." Ele está certo e, além disso, Daniels diz que o NetDocuments garantiu que a empresa pudesse gerenciar facilmente o enorme volume de documentos com os quais lida. "Seria impossível sem um sistema muito poderoso, o recurso de pesquisa do NetDocuments - não apenas o nome do arquivo, mas o que está dentro dele, é semelhante ao software de descoberta eletrônica. É disso que precisamos". A SLJ Abogados também aprecia a estratégia da NetDocuments de aprimoramento contínuo da plataforma e a empresa recentemente adotou o ndThread: "Somos uma empresa boutique de Madri, portanto, as comunicações internas são fáceis, mas trabalhamos com muitas organizações e partes interessadas internacionais de grande porte.

Liderados pelo alto escalão, todos adotaram o NetDocuments: "Eles o usam com prazer porque é a maneira mais fácil de trabalhar" e, para a equipe de Daniel, não há dúvida de que o gerenciamento de documentos da empresa melhorou para o benefício da empresa e de seus clientes: "Os assuntos estão muito bem organizados, encontramos as coisas muito rapidamente, portanto, economizamos muito tempo. O suporte é excelente, a resposta a qualquer problema é imediata. Qualquer empresa, grande ou pequena, pode se beneficiar do NetDocuments, ele traz grandes mudanças e melhorias para o gerenciamento de documentos. A NetDocuments foi a melhor decisão tecnológica que tomei como MD."

Os benefícios

• Combinar o poder tecnológico dos concorrentes de grandes empresas para obter vantagem competitiva
• O recurso de pesquisa avançado e sofisticado, semelhante ao software de e-Discovery, permite que os advogados encontrem documentos com rapidez e facilidade
• O modelo SaaS permite baixo custo de entrada e escalabilidade
• Centenas de horas de honorários economizadas por semana
• Aumento da produtividade por meio da integração com o Microsoft Office 365
• Melhoria da colaboração entre empresas por meio do ndThread
• Ambiente de nuvem seguro e robusto
• Melhoria do atendimento ao cliente por meio do acesso em tempo real aos assuntos para os clientes

"Nosso trabalho seria impossível sem um sistema muito poderoso. O recurso de pesquisa do NetDocuments - não apenas o nome do arquivo, mas o que está dentro dele - é semelhante ao software de descoberta eletrônica. É disso que precisamos".

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Sobre a SLJ Abogados

A SLJ Abogados acompanha o cliente durante todo o processo, envolvendo-se como se o problema fosse seu e sem outro objetivo que não seja o de defender os interesses do cliente em juízo e em qualquer negociação. São especialistas em assuntos complexos e internacionais e têm experiência em trabalhar com escritórios e advogados de outras jurisdições e de outras especialidades.

Sobre a Hoffbrand Consulting

Fundada em 2009, a Hoffbrand Consulting é uma parceira de implementação certificada da NetDocuments e oferece um serviço de consultoria aberto, honesto e valioso para escritórios de advocacia a um custo razoável. Por mais de uma década, a Hoffbrand Consulting implementou com sucesso o NetDocuments em escritórios de todos os tipos e tamanhos na Europa e no Oriente Médio. Sua filosofia definidora - manter a simplicidade, mas fornecer o mais alto nível de serviço e suporte disponível - aplica-se a cada implementação.

"A plataforma NetDocuments é totalmente segura. Mais segura do que uma plataforma de servidor, menos exposta a hackers. "

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

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