Boutique-advokatbyrå vänder sig till NetDocuments för att säkra sin konkurrenskraft gentemot globala marknadsledare

Teknik för konkurrensfördelar

SLJ Abogados enda verksamhet är att försvara klienters intressen i civil-, handels-, konkurs- och/eller brottmål. Ärendena på den specialiserade advokatbyrån omfattar ofta tiotusentals dokument. Daniel Jimenez Garcias karriär på en ledande global byrå har gjort honom till en troende på teknikens möjligheter, och han hade mycket höga förväntningar på vilka fördelar tekniken skulle ge hans nya verksamhet. ”På min tidigare byrå var tekniken en mycket viktig del för att få saker och ting att fungera väl.” Från början ville han att den nya byrån skulle dra nytta av samma fördelar och uppleva samma kvalitet på IT-tjänsterna som på en arbetsplats med betydligt mer generösa budgetar.

Företaget övervägde olika alternativ, men i flera fall uteslöts dessa på grund av systemets komplexitet eller de initiala investeringarna i hårdvara som krävdes. De övervägde till och med allmän programvara för hantering, men enligt Daniel var denna undermålig jämfört med specialiserad programvara för dokumenthantering. Han säger att med tanke på de enorma dokumentvolymerna i rättstvister kändes NetDocuments kraftfulla sök- och hämtningsfunktioner särskilt relevanta för deras situation.

Efter inledande samtal med NetDocuments partner, Hoffbrand Consulting, pratade Daniel också med CIO på Spaniens näst största advokatbyrå – som också planerade en implementering av NetDocuments. ”De har hundratals advokater, men deras behov var faktiskt mycket likartade. Jag pratade med deras CIO och kände mig trygg”, även om han gärna påpekar att hans byrå agerade snabbt och blev den första spanska byrån att gå live.

SLJ Abogados genomförde implementeringen och utbildningen tillsammans med Hoffbrand Consulting. ”Det tog bara tre eller fyra dagar att installera och utbilda personalen, eftersom systemet är så enkelt att lära sig och använda.” Nu kan byrån sätta in en ny advokat på några minuter. ”Vi kommer alltid att förbli en mindre byrå, men vi växer och kan lägga till nya användare efter behov. Vår största utmaning kommer främst att handla om den mängd dokument vi behöver hantera.” Sedan lanseringen har NetDocuments levererat kommersiella och operativa affärsfördelar. ”Jag vet att vi sparar hundratals timmar per vecka, det har varit en extremt bra investering för vår byrå. Vi arbetar fortfarande ibland med timpriser, och NetDocuments sparar tid som vi kan ägna åt att driva ärenden vidare till förmån för våra kunder.”

Molnet först

Daniels ville också utnyttja molnets möjligheter – alla SLJ Abogados applikationer är molnbaserade, även om den juridiska sektorn generellt sett har varit långsammare än andra branscher när det gäller att flytta till molnet. ”Företagen var, och vissa är fortfarande, oroliga över att inte ha sina dokument på plats. De är nervösa över att de finns i molnet och över säkerhetskopieringen.” SLJ Abogados satte sin tillit till NetDocuments molnplattform eftersom ”jag insåg att NetDocuments-plattformen är helt säker. Säkrare än en serverplattform och mindre utsatt för hackning.”

Integrationen mellan NetDocuments och Microsoft Office 365 var också en stor vinst för företaget: ”Vi kan öppna och spara e-post, vilket är perfekt och viktigt eftersom vi använder båda plattformarna varje dag, så integrationen gör vårt arbete mycket effektivare.”

Företaget representerar många internationella kunders spanska verksamhet, och NetDocuments är en verklig konkurrensfördel som hjälper dem att vinna kunder. ”Våra kunder kräver till exempel nu tillgång till sina ärenden i realtid – något som vi enkelt kan erbjuda. De behöver inte ringa eller skriva in en förfrågan, utan kan göra det direkt”, vilket gör det enklare för teamet att samarbeta med kunderna och driva ärendena framåt i snabbare takt. Denna självbetjäningsfunktion, säger Daniel, ”eliminerar frustration och det är lätt att övertyga kunderna att använda den eftersom den är så användarvänlig.

”Vi sparar hundratals timmar per vecka; det har varit en extremt bra investering för vårt företag.”

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Advokatbyrå

Dokumenthanteringens kraftpaket

”NetDocuments är en kraftfull plattform för företag av alla storlekar. Vi nådde vårt mål, att konkurrera med stora företags teknik, och det var precis vad jag ville.” Han har rätt, och Daniels tillägger att NetDocuments har gjort det möjligt för företaget att enkelt hantera den enorma mängd dokument de hanterar: ”Det skulle vara omöjligt utan ett mycket kraftfullt system, NetDocuments sökfunktion – inte bara filnamnet utan också innehållet, det liknar e-discovery-programvara. Det är vad vi behöver.” SLJ Abogados uppskattar också NetDocuments strategi med kontinuerlig plattformsförbättring och företaget har nyligen införskaffat ndThread: ”Vi är ett mindre företag i Madrid, så den interna kommunikationen är enkel, men vi arbetar med många stora internationella organisationer och intressenter. ndThreads är mycket användbart eftersom det gör samarbetet utanför vår organisation snabbt och enkelt.”

Ledningen har gått i bräschen och alla har tagit NetDocuments till sig. ”De använder det gärna eftersom det är det enklaste sättet att arbeta på”, och för Daniels team råder det ingen tvekan om att företagets dokumenthantering har förbättrats till förmån för företaget och dess kunder. ”Allt är mycket välorganiserat, vi hittar saker mycket snabbt, så vi sparar mycket tid. Supporten är fantastisk, svaren på alla problem kommer snabbt. Alla företag, stora som små, kan dra nytta av NetDocuments, det innebär stora förändringar och förbättringar för dokumenthanteringen. NetDocuments har varit det bästa tekniska beslutet jag har fattat som VD.”

Fördelarna

• Matcha teknikstyrkan hos stora konkurrenter för att få konkurrensfördelar
• Kraftfull och sofistikerad sökfunktion som liknar e-Discovery-programvara gör att advokater kan hitta dokument snabbt och enkelt.
• SaaS-modellen möjliggör låga startkostnader och skalbarhet
• Hundratals timmar sparas varje vecka för de som tjänar pengar
• Ökad produktivitet genom integration med Microsoft Office 365
• Förbättrat samarbete mellan företag genom ndThread
• Säker och robust molnmiljö
• Förbättrad kundservice genom tillgång till ärenden i realtid för kunderna

”Vårt arbete skulle vara omöjligt utan ett mycket kraftfullt system, NetDocuments sökfunktion – inte bara filnamnet utan också innehållet, det liknar e-discovery-programvara. Det är vad vi behöver.”

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Advokatbyrå

Om SLJ Abogados

SLJ Abogados stöder sina klienter under hela ärendet, engagerade som om problemet vore deras eget och med inget annat syfte än att försvara våra klienters intressen i domstol och under eventuella förhandlingar. De är experter på komplexa och internationella ärenden och har erfarenhet av att samarbeta med byråer och advokater i andra jurisdiktioner och inom andra specialområden.

Om Hoffbrand Consulting

Hoffbrand Consulting grundades 2009 och är en certifierad implementeringspartner för NetDocuments. Företaget erbjuder öppna, ärliga och värdefulla konsulttjänster till advokatbyråer till rimliga kostnader. I över ett decennium har Hoffbrand Consulting framgångsrikt implementerat NetDocuments hos företag av alla former och storlekar i Europa och Mellanöstern. Deras ledstjärna – att hålla det enkelt men erbjuda högsta möjliga service och support – gäller för varje enskild implementering.

”NetDocuments-plattformen är helt säker. Säkrare än en serverplattform och mindre utsatt för hackning.”

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Advokatbyrå

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.