Uno studio legale specializzato in contenziosi si affida a NetDocuments per mantenere la propria competitività rispetto ai leader del mercato globale

La tecnologia come vantaggio competitivo

L’unica attività di SLJ Abogados è la difesa degli interessi dei clienti in cause civili, commerciali, fallimentari e/o penali. I casi trattati da questo studio legale specializzato in contenzioso spesso comportano decine di migliaia di documenti. La carriera di Daniel Jimenez Garcia presso uno dei principali studi legali a livello mondiale lo ha reso un convinto sostenitore della tecnologia come strumento abilitante; nutriva infatti aspettative molto elevate sui benefici che la tecnologia avrebbe dovuto apportare alla sua nuova attività. «Nel mio precedente studio, la tecnologia era un elemento fondamentale per garantire il buon funzionamento delle attività»: sin dall’inizio ha voluto che il nuovo studio potesse trarne gli stessi vantaggi e beneficiare della stessa qualità dei servizi informatici di una realtà in cui i budget sono di gran lunga più generosi.

L’azienda ha valutato le diverse opzioni; in diversi casi, la complessità del sistema o l’investimento iniziale in hardware richiesto le hanno escluse. Hanno preso in considerazione anche un software di gestione generale, ma, come afferma Daniel, «lo abbiamo ritenuto inadeguato rispetto a un software specializzato nella gestione dei documenti» e, dati gli enormi volumi di documentazione coinvolti nei casi di contenzioso, «le potenti funzionalità di ricerca e recupero di NetDocuments ci sono sembrate particolarmente adatte al nostro contesto».

Dopo i primi colloqui con Hoffbrand Consulting, partner di NetDocuments, Daniel ha parlato anche con il CIO del secondo studio legale più grande della Spagna – anch’esso impegnato nella pianificazione di un’implementazione di NetDocuments: «Hanno centinaia di avvocati, ma in realtà le loro esigenze erano molto simili. Ho parlato con il loro CIO e mi sono sentito rassicurato», anche se tiene a sottolineare che il suo studio ha poi agito rapidamente ed è stato il primo studio spagnolo a rendere operativo il sistema.

SLJ Abogados ha curato l’implementazione e la formazione in collaborazione con Hoffbrand Consulting: «Sono bastati appena 3 o 4 giorni per la configurazione e la formazione, perché è facile da imparare e da usare». Lo studio è ora in grado di configurare l’account di un nuovo avvocato in pochi minuti: «Rimarremo sempre uno studio boutique, ma stiamo crescendo e possiamo aggiungere nuovi utenti secondo necessità. La nostra sfida in termini di scalabilità riguarderà principalmente il volume di documenti che dobbiamo gestire». Sin dal suo avvio, NetDocuments ha apportato vantaggi commerciali e operativi: «So che stiamo risparmiando centinaia di ore alla settimana; è stato un investimento estremamente vantaggioso per il nostro studio. A volte lavoriamo ancora con tariffe orarie, e NetDocuments ci fa risparmiare tempo che possiamo dedicare allo svolgimento delle pratiche a beneficio dei nostri clienti».

Cloud First

Daniels voleva inoltre sfruttare le potenzialità del cloud: tutte le applicazioni di SLJ Abogados sono basate sul cloud, anche se il settore legale è stato in generale più lento rispetto ad altri settori nel passare al cloud: “Gli studi legali erano, e alcuni lo sono ancora, preoccupati all’idea di non avere i propri documenti in sede. Erano nervosi all’idea che fossero nel cloud e riguardo alla situazione dei backup”. SLJ Abogados ha riposto la propria fiducia nella piattaforma NetDocuments Cloud perché «mi sono reso conto che la piattaforma NetDocuments è totalmente sicura. Più sicura di una piattaforma server, meno esposta agli attacchi hacker».

Anche l’integrazione tra NetDocuments e Microsoft Office 365 ha rappresentato un grande vantaggio per lo studio: «Possiamo aprire e salvare le e-mail; è una funzionalità perfetta e importante, perché utilizziamo entrambe le piattaforme ogni giorno e l’integrazione rende il nostro lavoro molto più efficiente».

Lo studio assiste le filiali spagnole di numerosi clienti internazionali e la presenza di NetDocuments rappresenta un vero e proprio elemento di differenziazione, che contribuisce ad acquisire nuovi clienti: «Ad esempio, i nostri clienti ora richiedono l’accesso in tempo reale alle loro pratiche – e noi siamo in grado di fornirlo facilmente. Non devono chiamare o inviare una richiesta per iscritto, possono farlo direttamente», il team può collaborare con i clienti più facilmente e portare avanti le pratiche a un ritmo più sostenuto. Questa funzionalità self-service, afferma Daniel, «elimina la frustrazione ed è facile convincere i clienti a utilizzarla perché è davvero intuitiva».

«Stiamo risparmiando centinaia di ore alla settimana; è stato un investimento davvero ottimo per la nostra azienda.»

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Un vero e proprio colosso nella gestione dei documenti

“NetDocuments è una piattaforma potente per aziende di ogni dimensione. Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo: competere con la tecnologia delle grandi aziende, ed è proprio quello che volevo.” Ha ragione e, inoltre, Daniels afferma che NetDocuments ha permesso allo studio di gestire facilmente l’enorme volume di documenti con cui ha a che fare: «Sarebbe impossibile senza un sistema molto potente; la funzionalità di ricerca di NetDocuments – che non si limita al nome del file ma ne analizza il contenuto – è simile a un software di e-discovery. È proprio ciò di cui abbiamo bisogno». SLJ Abogados apprezza inoltre la strategia di NetDocuments volta al miglioramento continuo della piattaforma e lo studio ha recentemente adottato ndThread: «Siamo uno studio boutique di Madrid, quindi le comunicazioni interne sono semplici, ma collaboriamo con molte grandi organizzazioni internazionali e parti interessate; ndThread è molto utile perché rende la collaborazione al di fuori della nostra organizzazione rapida e semplice».

Grazie all’impulso dato dai vertici aziendali, tutti hanno adottato NetDocuments: «Lo usano volentieri perché è il modo più semplice di lavorare» e, per il team di Daniel, non c’è dubbio che la gestione dei documenti dello studio sia migliorata a vantaggio sia dello studio stesso che dei suoi clienti: «I fascicoli sono organizzati molto bene, troviamo le cose molto rapidamente, quindi risparmiamo un sacco di tempo. L’assistenza è eccellente, la risposta a qualsiasi problema è tempestiva. Qualsiasi studio, grande o piccolo che sia, può trarre vantaggio da NetDocuments, che apporta grandi cambiamenti e miglioramenti alla gestione dei documenti. NetDocuments è stata la migliore scelta tecnologica che abbia mai fatto in qualità di amministratore delegato.”

I vantaggi

• Eguagliare la potenza tecnologica dei grandi concorrenti per ottenere un vantaggio competitivo
• Una funzionalità di ricerca potente e sofisticata, simile a quella dei software di e-Discovery, consente agli avvocati di individuare i documenti in modo rapido e semplice
• Il modello SaaS garantisce bassi costi di ingresso e scalabilità
• Centinaia di ore di lavoro dei professionisti risparmiate ogni settimana
• Maggiore produttività grazie all'integrazione con Microsoft Office 365
• Migliore collaborazione tra aziende grazie a ndThread
• Ambiente cloud sicuro e affidabile
• Miglioramento del servizio clienti grazie all'accesso in tempo reale alle pratiche da parte dei clienti

«Il nostro lavoro sarebbe impossibile senza un sistema davvero potente. La funzionalità di ricerca di NetDocuments – che non si limita al nome del file, ma ne analizza anche il contenuto – è simile a un software di e-discovery. È proprio quello di cui abbiamo bisogno.»

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Informazioni su SLJ Abogados

SLJ Abogados affianca i propri clienti durante l’intero svolgimento della causa, affrontando ogni questione come se fosse propria e con l’unico obiettivo di tutelare gli interessi dei propri clienti in sede giudiziaria e nel corso di eventuali negoziazioni. Lo studio è specializzato in questioni complesse e di natura internazionale e vanta una consolidata esperienza nella collaborazione con studi legali e avvocati operanti in altre giurisdizioni e in altri settori di specializzazione.

Informazioni su Hoffbrand Consulting

Fondata nel 2009, Hoffbrand Consulting è un partner certificato per l’implementazione di NetDocuments e offre uno servizio di consulenza trasparente, onesto e di grande valore agli studi legali, a costi ragionevoli. Da oltre un decennio Hoffbrand Consulting implementa con successo NetDocuments presso studi legali di ogni tipo e dimensione in Europa e in Medio Oriente. La sua filosofia distintiva – puntare sulla semplicità pur garantendo il massimo livello di servizio e assistenza disponibile – si applica a ogni singola implementazione.

«La piattaforma NetDocuments è assolutamente sicura. Più sicura di una piattaforma server, meno esposta agli attacchi hacker.»

Daniel Jimenez Garcia, SLJ Abogados

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.