University of Dayton er et førsteklasses forskningsuniversitet sørvest i Ohio, kjent for sitt imøtekommende fellesskap, praktiske læringsmuligheter og forpliktelse til studentenes suksess. I hjertet av den administrative driften finner vi det juridiske kontoret , som spiller en avgjørende rolle i å sikre samsvar med lover og regler, håndtere juridiske saker og gi strategisk juridisk rådgivning for å støtte institusjonens oppdrag og mål. Etter hvert som etterspørselen – og samlingen av dokumenter – økte, ble det klart at teamet trengte en bedre måte å organisere og samarbeide om arbeidet på.

Utfordring: Dokumenter var overalt

Før NetDocuments ble tatt i bruk, hadde University of Daytons juridiske kontor ingen sentralisert plass der alle dokumenter ble lagret. Det var tusenvis av papirfiler, og dokumenter ble lagret på individuelle datamaskiner, noe som førte til betydelige utfordringer, spesielt med å dele arbeid, administrere institusjonell kunnskap og kunne svare effektivt på forespørsler. Behovet for et system som tillot sømløs deling og effektiv administrasjon av dokumenter var avgjørende for det juridiske teamets mål om å bedre betjene universitetet.

«Før NetDocuments hadde vi ikke noe slags dokumenthåndteringssystem, ingen sentralisert lagring. Alt var separat. »

Nicole Adams, senioradvokat og forretningsfører, University of Dayton Legal Affairs

Løsning: Et pålitelig skybasert dokumenthåndteringssystem bygget for juridiske tjenester

Universitetet valgte NetDocuments på grunn av deres pålitelige skybaserte plattform, som er essensiell for fjerntilgang til dokumenter og arbeidsfleksibilitet. NetDocuments klarte etter hvert å integreres med universitetets e-posttjenester, noe som muliggjorde direkte lagring og søking av dokumenter fra e-post til dokumenthåndteringssystemet.

Implementeringsprosessen involverte digitalisering av omfattende papirdokumenter, inkludert seks arkivskap fulle av eiendomsmapper. Denne oppgaven var et kritisk skritt i overgangen til et papirløst miljø. Administrator Nicole Adams, sammen med juridisk direktør, ledet opplærings- og implementeringsprosessen for det juridiske teamet, og sørget for en smidig overgang til det nye systemet.

«Vi har flyttet alle kontraktene våre, alle eiendomsdokumentene våre, rettssaksmappene våre, alt over til NetDocuments, slik at vi enkelt kan få tilgang til det vi trenger igjen, enten eksternt eller når vi er på kontoret.»

Nicole Adams, senioradvokat og forretningsfører, University of Dayton Legal Affairs

Fordeler: Hvordan universitetet ser en forskjell med NetDocuments

Innføringen av NetDocuments av University of Daytons juridiske kontor har medført en rekke transformative fordeler, og har omformet hvordan teamet samhandler med og administrerer sin omfattende samling av dokumenter og arkiver.

Her er bare noen få måter NetDocuments har vist seg å være banebrytende:

• Fjerntilgang: Det skybaserte systemet gjør det mulig for teamet å ha tilgang til dokumenter uansett hvor de trenger å jobbe.
• Forbedret samarbeid: Eksterne administratorer ble konfigurert som brukere, noe som ga dem enkel tilgang til nødvendige dokumenter på tvers av hundrevis av eiendommer.
• Hurtigsøk: Implementeringen av OCR (optisk tegngjenkjenning) og avanserte søkefunksjoner forbedret prosessene for dokumentgjenfinning drastisk, sparte tid og reduserte behovet for å starte på nytt for hvert nye prosjekt.

«Det viktigste for oss var å kunne støtte det større universitetet og alle behovene som helhet, og å kunne gjøre det så effektivt som mulig.» 

Nicole Adams, senioradvokat og forretningsfører, University of Dayton Legal Affairs

Det juridiske teamet ved University of Dayton når nye høyder med NetDocuments

Juridisk kontor ved University of Dayton har redefinert effektivitet ved å integrere NetDocuments i arbeidsflyten sin. Dette transformative trekket har ikke bare eliminert behovet for papir, men har også utstyrt teamet med avanserte verktøy for å håndtere et bredt spekter av dokumenter med letthet. Resultatet er en strømlinjeformet prosess som forbedrer deres evne til å støtte universitetets brede og mangfoldige behov effektivt. Gjennom denne implementeringen har NetDocuments demonstrert sin betydelige innvirkning, og vist hvordan målrettede teknologiske løsninger kan revolusjonere driftskapasiteten i høyere utdannings juridiske sektorer.

«Jeg kan ikke engang begynne å forestille meg hvor mange dokumenter vi har lagret i NetDocuments nå, men vi er helt papirløse, og det er flott for oss.»

Nicole Adams, senioradvokat og forretningsfører, University of Dayton Legal Affairs