A Universidade de Dayton é uma universidade de pesquisa de primeira linha no sudoeste de Ohio, conhecida por sua comunidade acolhedora, oportunidades de aprendizado no mundo real e compromisso com o sucesso dos alunos. No centro de suas operações administrativas está o Escritório de Assuntos Jurídicos, que desempenha um papel crucial na garantia da conformidade legal, no tratamento de questões jurídicas e no fornecimento de consultoria jurídica estratégica para apoiar a missão e os objetivos da instituição. À medida que as demandas - e a coleção de documentos - aumentavam, ficou claro que a equipe precisava de uma maneira melhor de organizar e colaborar no trabalho.

Desafio: Os documentos estavam em toda parte

Antes de adotar o NetDocuments, o Escritório de Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton não tinha um local centralizado onde todos os documentos fossem armazenados. Havia milhares de arquivos em papel e os documentos eram salvos em computadores individuais, o que gerava desafios significativos, especialmente no compartilhamento do trabalho, no gerenciamento do conhecimento institucional e na capacidade de responder às solicitações com eficiência. A necessidade de um sistema que permitisse o compartilhamento contínuo e o gerenciamento eficaz de documentos era crucial para a meta da equipe jurídica de atender melhor à universidade.

"Antes do NetDocuments, não tínhamos nenhum tipo de sistema de gerenciamento de documentos, nenhum armazenamento centralizado. Tudo era separado."

Nicole Adams, assistente jurídica sênior e gerente de negócios, assuntos jurídicos da Universidade de Dayton

Solução: Um sistema confiável de gerenciamento de documentos na nuvem criado para o setor jurídico

A universidade escolheu a NetDocuments por sua plataforma confiável baseada em nuvem, essencial para o acesso remoto a documentos e a flexibilidade de trabalho. A NetDocuments foi capaz de se integrar aos serviços de e-mail da universidade, permitindo salvar e pesquisar documentos diretamente do e-mail para o sistema de gerenciamento de documentos.

O processo de implementação envolveu a digitalização de muitos registros em papel, incluindo seis armários cheios de arquivos imobiliários. Essa tarefa foi uma etapa essencial na transição para um ambiente sem papel. A administradora Nicole Adams, juntamente com o conselho geral, liderou o processo de treinamento e adoção para a equipe jurídica, garantindo uma transição tranquila para o novo sistema.

"Transferimos todos os nossos contratos, todos os nossos documentos imobiliários, arquivos de litígio, tudo para o NetDocuments, para que possamos acessar facilmente o que precisarmos, seja remotamente ou quando estivermos no escritório."

Nicole Adams, assistente jurídica sênior e gerente de negócios, assuntos jurídicos da Universidade de Dayton

Benefícios: Como a universidade está percebendo a diferença com o NetDocuments

A adoção do NetDocuments pelo Escritório de Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton trouxe uma série de benefícios transformadores, remodelando a forma como a equipe interage e gerencia sua extensa coleção de documentos e arquivos.

Aqui estão apenas algumas maneiras pelas quais o NetDocuments provou ser um divisor de águas:

• Acesso remoto: O sistema baseado na nuvem permite que a equipe tenha acesso aos documentos onde quer que precise trabalhar.
• Colaboração aprimorada: Os administradores externos foram configurados como usuários, o que lhes deu acesso fácil aos documentos necessários em centenas de propriedades.
• Pesquisa rápida: A implementação do OCR (reconhecimento óptico de caracteres) e dos recursos avançados de pesquisa melhorou drasticamente os processos de recuperação de documentos, economizando tempo e reduzindo a necessidade de começar do zero a cada novo projeto.

"Nosso maior objetivo era apenas dar suporte à universidade maior e a todas as necessidades como um todo e fazer isso da forma mais eficiente possível." 

Nicole Adams, assistente jurídica sênior e gerente de negócios, assuntos jurídicos da Universidade de Dayton

A equipe jurídica da Universidade de Dayton alcança novos patamares com o NetDocuments

O Escritório de Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton redefiniu a eficiência ao integrar o NetDocuments ao seu fluxo de trabalho. Essa mudança transformadora não apenas eliminou a necessidade de papel, mas também equipou a equipe com ferramentas avançadas para gerenciar uma vasta gama de documentos com facilidade. O resultado é um processo simplificado que aumenta sua capacidade de atender às necessidades amplas e diversificadas da universidade de forma eficaz. Com essa implementação, o NetDocuments demonstrou seu impacto substancial, mostrando como soluções tecnológicas específicas podem revolucionar os recursos operacionais nos setores jurídicos do ensino superior.

"Não consigo nem imaginar quantos documentos temos salvos no NetDocuments agora, mas estamos completamente sem papel e isso é ótimo para nós."

Nicole Adams, assistente jurídica sênior e gerente de negócios, assuntos jurídicos da Universidade de Dayton