L’Università di Dayton è un’università di ricerca di prim’ordine situata nel sud-ovest dell’Ohio, nota per la sua comunità accogliente, le opportunità di apprendimento orientate al mondo del lavoro e l’impegno a favore del successo degli studenti. Al centro delle sue operazioni amministrative si trova l’Ufficio Affari Legali, che svolge un ruolo cruciale nel garantire la conformità normativa, gestire le questioni legali e fornire consulenza legale strategica a sostegno della missione e degli obiettivi dell’istituzione. Con l’aumentare delle richieste – e della relativa mole di documenti – è diventato chiaro che il team aveva bisogno di un modo più efficace per organizzare il lavoro e collaborare.

La sfida: i documenti erano sparsi ovunque

Prima dell’adozione di NetDocuments, l’Ufficio Affari Legali dell’Università di Dayton non disponeva di un luogo centralizzato in cui archiviare tutti i documenti. C’erano migliaia di fascicoli cartacei e i documenti erano salvati sui singoli computer, il che comportava notevoli difficoltà, soprattutto nella condivisione del lavoro, nella gestione delle conoscenze istituzionali e nella capacità di rispondere in modo efficiente alle richieste. La necessità di un sistema che consentisse una condivisione senza intoppi e una gestione efficace dei documenti era fondamentale per l’obiettivo del team legale di servire al meglio l’università.

«Prima di NetDocuments, non avevamo alcun sistema di gestione dei documenti, né un archivio centralizzato. Tutto era separato.»

Nicole Adams, assistente legale senior e responsabile amministrativo, Ufficio Affari Legali dell’Università di Dayton

Soluzione: un sistema affidabile di gestione dei documenti nel cloud, progettato appositamente per il settore legale

L'università ha scelto NetDocuments per la sua affidabile piattaforma basata sul cloud, fondamentale per l'accesso remoto ai documenti e la flessibilità lavorativa. NetDocuments è riuscito infine a integrarsi con i servizi di posta elettronica dell'università, consentendo il salvataggio diretto e la ricerca dei documenti direttamente dalla posta elettronica nel sistema di gestione dei documenti.

Il processo di implementazione ha comportato la digitalizzazione di una vasta mole di documenti cartacei, tra cui sei schedari pieni di fascicoli immobiliari. Questo compito ha rappresentato una fase fondamentale nel passaggio a un ambiente senza carta. L’amministratrice Nicole Adams, insieme al responsabile dell’ufficio legale, ha guidato il processo di formazione e adozione da parte del team legale, garantendo una transizione senza intoppi al nuovo sistema.

“Abbiamo trasferito tutti i nostri contratti, tutti i nostri documenti immobiliari, i fascicoli relativi ai contenziosi, insomma tutto, su NetDocuments; in questo modo possiamo tutti accedere facilmente a ciò di cui abbiamo bisogno, sia da remoto che quando siamo in ufficio.”

Nicole Adams, assistente legale senior e responsabile amministrativo, Ufficio Affari Legali dell’Università di Dayton

Vantaggi: come l’Università sta ottenendo risultati concreti grazie a NetDocuments

L'adozione di NetDocuments da parte dell'Ufficio Affari Legali dell'Università di Dayton ha portato una serie di vantaggi rivoluzionari, ridefinendo il modo in cui il team interagisce con la propria vasta raccolta di documenti e archivi e ne gestisce il contenuto.

Ecco alcuni esempi di come NetDocuments abbia dimostrato di essere una vera e propria rivoluzione:

• Accesso remoto: il sistema basato sul cloud consente al team di accedere ai documenti ovunque si trovi a lavorare.
• Maggiore collaborazione: gli amministratori esterni sono stati registrati come utenti, garantendo loro un facile accesso ai documenti necessari relativi a centinaia di immobili.
• Ricerca rapida: l'implementazione dell'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e delle funzionalità di ricerca avanzata ha migliorato notevolmente i processi di recupero dei documenti, consentendo di risparmiare tempo e riducendo la necessità di ripartire da zero per ogni nuovo progetto.

«Il nostro obiettivo principale era semplicemente quello di riuscire a sostenere l’università nel suo complesso e a soddisfare tutte le sue esigenze, e di farlo nel modo più efficiente possibile.» 

Nicole Adams, assistente legale senior e responsabile amministrativo, Ufficio Affari Legali dell’Università di Dayton

Il team legale dell’Università di Dayton raggiunge nuovi traguardi con NetDocuments

L’Ufficio Affari Legali dell’Università di Dayton ha ridefinito il concetto di efficienza integrando NetDocuments nel proprio flusso di lavoro. Questa mossa rivoluzionaria non solo ha eliminato la necessità di utilizzare la carta, ma ha anche fornito al team strumenti avanzati per gestire con facilità una vasta gamma di documenti. Il risultato è un processo ottimizzato che migliora la capacità del team di soddisfare in modo efficace le esigenze ampie e diversificate dell’università. Grazie a questa implementazione, NetDocuments ha dimostrato il proprio impatto sostanziale, mettendo in evidenza come soluzioni tecnologiche mirate possano rivoluzionare le capacità operative nei settori legali dell’istruzione superiore.

«Non riesco nemmeno a immaginare quanti documenti abbiamo archiviato ormai su NetDocuments, ma abbiamo eliminato completamente la carta e per noi è fantastico.»

Nicole Adams, assistente legale senior e responsabile amministrativo, Ufficio Affari Legali dell’Università di Dayton