University of Dayton är ett förstklassigt forskningsuniversitet i sydvästra Ohio, känt för sin välkomnande gemenskap, sina praktiska lärandemöjligheter och sitt engagemang för studenternas framgång. I centrum för den administrativa verksamheten finns Office of Legal Affairs, som spelar en avgörande roll när det gäller att säkerställa efterlevnad av lagar, hantera juridiska frågor och tillhandahålla strategisk juridisk rådgivning för att stödja institutionens uppdrag och mål. I takt med att kraven – och deras samling av dokument – ökade blev det tydligt att teamet behövde ett bättre sätt att organisera och samarbeta i arbetet.

Utmaning: Dokumenten låg överallt

Innan NetDocuments infördes hade University of Dayton Office of Legal Affairs ingen central plats där alla dokument lagrades. Det fanns tusentals pappersfiler och dokument sparades på enskilda datorer, vilket ledde till stora utmaningar, särskilt när det gällde att dela arbete, hantera institutionell kunskap och kunna svara på förfrågningar på ett effektivt sätt. Behovet av ett system som möjliggjorde smidig delning och effektiv hantering av dokument var avgörande för juridikteamets mål att bättre kunna tjäna universitetet.

”Innan NetDocuments hade vi inget dokumenthanteringssystem och ingen central lagring. Allt var separerat.”

Nicole Adams, senior paralegal och affärschef, University of Dayton Legal Affairs

Lösning: Ett pålitligt molnbaserat dokumenthanteringssystem utvecklat för juridiska ändamål

Universitetet valde NetDocuments för dess pålitliga molnbaserade plattform, som är avgörande för fjärråtkomst till dokument och flexibilitet i arbetet. NetDocuments kunde slutligen integreras med universitetets e-posttjänster, vilket möjliggjorde direkt sparande och sökning av dokument från e-post till dokumenthanteringssystemet.

Implementeringsprocessen innebar digitalisering av omfattande pappersarkiv, inklusive sex arkivskåp fyllda med fastighetsdokument. Denna uppgift var ett viktigt steg i övergången till en papperslös miljö. Administratören Nicole Adams ledde tillsammans med chefsjuristen utbildnings- och införandeprocessen för det juridiska teamet och säkerställde en smidig övergång till det nya systemet.

”Vi har flyttat alla våra kontrakt, alla våra fastighetsdokument, rättsprocessdokument, allt till NetDocuments så att vi alla enkelt kan komma åt det vi behöver, antingen på distans eller när vi är på kontoret.”

Nicole Adams, senior paralegal och affärschef, University of Dayton Legal Affairs

Fördelar: Hur universitetet ser en skillnad med NetDocuments

Införandet av NetDocuments vid University of Daytons juridiska avdelning har medfört en rad transformativa fördelar och förändrat hur teamet interagerar med och hanterar sin omfattande samling av dokument och arkiv.

Här är några exempel på hur NetDocuments har visat sig vara en game changer:

• Fjärråtkomst: Det molnbaserade systemet gör det möjligt för teamet att få tillgång till dokument var de än behöver arbeta.
• Förbättrat samarbete: Externa administratörer registrerades som användare, vilket gav dem enkel tillgång till nödvändiga dokument för hundratals fastigheter.
• Snabbsökning: Implementeringen av OCR (optisk teckenigenkänning) och avancerade sökfunktioner förbättrade dokumenthämtningsprocesserna avsevärt, vilket sparade tid och minskade behovet av att börja om från början för varje nytt projekt.

”Vår viktigaste uppgift var att kunna stödja det större universitetet och alla dess behov som helhet, och att kunna göra det så effektivt som möjligt.” 

Nicole Adams, senior paralegal och affärschef, University of Dayton Legal Affairs

University of Daytons juridiska team når nya höjder med NetDocuments

Juridiska avdelningen vid University of Dayton har omdefinierat effektivitet genom att integrera NetDocuments i sitt arbetsflöde. Denna transformativa förändring har inte bara eliminerat behovet av papper, utan också försett teamet med avancerade verktyg för att enkelt hantera en stor mängd dokument. Resultatet är en strömlinjeformad process som förbättrar deras förmåga att effektivt stödja universitetets breda och mångsidiga behov. Genom denna implementering har NetDocuments visat sin betydande inverkan och demonstrerat hur riktade tekniska lösningar kan revolutionera den operativa kapaciteten inom den högre utbildningens juridiska sektorer.

”Jag kan inte ens föreställa mig hur många dokument vi har sparat i NetDocuments nu, men vi är helt papperslösa och det är fantastiskt för oss.”

Nicole Adams, senior paralegal och affärschef, University of Dayton Legal Affairs