L'université de Dayton est une université de recherche de premier plan située dans le sud-ouest de l'Ohio, réputée pour son communauté accueillante, ses opportunités d'apprentissage dans le monde réel et son engagement envers la réussite des étudiants. Au cœur de ses opérations administratives se trouve le Bureau des affaires juridiques, qui joue un rôle crucial dans la garantie de la conformité juridique, le traitement des questions juridiques et la fourniture de conseils juridiques stratégiques pour soutenir la mission et les objectifs de l'institution. À mesure que les demandes - et leur collecte de documents - augmentaient, il est devenu évident que l'équipe avait besoin d'un meilleur moyen d'organiser et de collaborer sur son travail.

Défi : les documents étaient éparpillés partout

Avant d'adopter NetDocuments, le service juridique de l'université de Dayton ne disposait d'aucun emplacement centralisé où tous les documents étaient stockés. Il existait des milliers de dossiers papier et les documents étaient enregistrés sur des ordinateurs individuels, ce qui posait des défis importants, notamment en matière de partage du travail, de gestion des connaissances institutionnelles et de capacité à répondre efficacement aux demandes. La mise en place d'un système permettant un partage fluide et une gestion efficace des documents était essentielle pour que l'équipe juridique puisse mieux servir l'université.

« Avant NetDocuments, nous n'avions aucun système de gestion des documents, aucun stockage centralisé. Tout était séparé.»

Nicole Adams, parajuriste principale et directrice commerciale, Affaires juridiques de l'université de Dayton

Solution : un système de gestion documentaire cloud fiable, conçu pour le secteur juridique

L'université a choisi NetDocuments pour sa plateforme cloud fiable, indispensable pour l'accès à distance aux documents et la flexibilité du travail. NetDocuments a finalement pu s'intégrer aux services de messagerie électronique de l'université, permettant ainsi l'enregistrement et la recherche directs de documents depuis la messagerie électronique vers le système de gestion documentaire.

Le processus de mise en œuvre a nécessité la numérisation d'une grande quantité de documents papier, dont six armoires remplies de dossiers immobiliers. Cette tâche a constitué une étape cruciale dans la transition vers un environnement sans papier. L'administratrice Nicole Adams, en collaboration avec le directeur juridique, a dirigé le processus de formation et d'adoption pour l'équipe juridique, assurant ainsi une transition en douceur vers le nouveau système.

« Nous avons transféré tous nos contrats, tous nos documents immobiliers, nos dossiers de litiges, tout, sur NetDocuments. Ainsi, nous pouvons tous facilement accéder à tout ce dont nous avons besoin, que ce soit à distance ou lorsque nous sommes au bureau. »

Nicole Adams, parajuriste principale et directrice commerciale, Affaires juridiques de l'université de Dayton

Avantages : comment l'université constate une différence grâce à NetDocuments

L'adoption de NetDocuments par le bureau des affaires juridiques de l'université de Dayton a apporté une série d'avantages transformateurs, remodelant la manière dont l'équipe interagit avec et gère son vaste ensemble de documents et d'archives.

Voici quelques exemples illustrant comment NetDocuments a révolutionné le secteur :

• Accès à distance : le système basé sur le cloud permet à l'équipe d'accéder aux documents partout où elle doit travailler.
• Collaboration améliorée : des administrateurs externes ont été configurés en tant qu'utilisateurs, leur permettant d'accéder facilement aux documents nécessaires pour des centaines de propriétés.
• Recherche rapide : la mise en œuvre de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et des fonctionnalités de recherche avancée a considérablement amélioré les processus de recherche de documents, permettant ainsi de gagner du temps et de réduire la nécessité de repartir de zéro pour chaque nouveau projet.

« Notre priorité était simplement d'être en mesure de soutenir l'université dans son ensemble et de répondre à tous ses besoins, et ce, de la manière la plus efficace possible. » 

Nicole Adams, parajuriste principale et directrice commerciale, Affaires juridiques de l'université de Dayton

L'équipe juridique de l'université de Dayton atteint de nouveaux sommets grâce à NetDocuments

Le bureau des affaires juridiques de l'université de Dayton a redéfini l'efficacité en intégrant NetDocuments à son flux de travail. Cette transformation a non seulement éliminé le besoin de papier, mais a également doté l'équipe d'outils avancés permettant de gérer facilement une vaste gamme de documents. Il en résulte un processus rationalisé qui améliore leur capacité à répondre efficacement aux besoins vastes et diversifiés de l'université. Grâce à cette mise en œuvre, NetDocuments a démontré son impact considérable, montrant comment des solutions technologiques ciblées peuvent révolutionner les capacités opérationnelles dans les secteurs juridiques de l'enseignement supérieur.

« Je ne peux même pas imaginer combien de documents nous avons enregistrés dans NetDocuments à ce jour, mais nous avons complètement éliminé le papier, ce qui est formidable pour nous. »

Nicole Adams, parajuriste principale et directrice commerciale, Affaires juridiques de l'université de Dayton