La Universidad de Dayton es una universidad de investigación de primer nivel del suroeste de Ohio, conocida por su acogedora comunidad, sus oportunidades de aprendizaje en el mundo real y su compromiso con el éxito de los estudiantes. En el corazón de sus operaciones administrativas se encuentra la Oficina de Asuntos Jurídicos, que desempeña un papel crucial a la hora de garantizar el cumplimiento legal, gestionar asuntos jurídicos y proporcionar asesoramiento jurídico estratégico para apoyar la misión y los objetivos de la institución. A medida que crecían las exigencias -y su colección de documentos-, se hizo evidente que el equipo necesitaba una forma mejor de organizar y colaborar en el trabajo.

Desafío: Los documentos estaban por todas partes

Antes de adoptar NetDocuments, la Oficina de Asuntos Jurídicos de la Universidad de Dayton no disponía de un lugar centralizado donde almacenar todos los documentos. Había miles de archivos en papel y los documentos se guardaban en ordenadores individuales, lo que planteaba importantes retos, especialmente a la hora de compartir el trabajo, gestionar el conocimiento institucional y poder responder a las solicitudes con eficacia. La necesidad de un sistema que permitiera compartir sin problemas y gestionar eficazmente los documentos era crucial para el objetivo del equipo jurídico de servir mejor a la universidad.

"Antes de NetDocuments, no teníamos ningún tipo de sistema de gestión de documentos, ni almacenamiento centralizado. Todo estaba separado".

Nicole Adams, Paralegal Senior y Gerente de Negocios, Asuntos Legales de la Universidad de Dayton

Solución: Un sistema de gestión de documentos en la nube de confianza diseñado para el sector jurídico

La universidad eligió NetDocuments por su fiable plataforma basada en la nube, esencial para el acceso remoto a los documentos y la flexibilidad de trabajo. NetDocuments pudo integrarse finalmente con los servicios de correo electrónico de la universidad, lo que permitió guardar y buscar documentos directamente desde el correo electrónico al sistema de gestión de documentos.

El proceso de implantación implicó la digitalización de una gran cantidad de registros en papel, incluidos seis archivadores llenos de expedientes inmobiliarios. Esta tarea fue un paso fundamental en la transición a un entorno sin papel. La administradora Nicole Adams, junto con el asesor general, encabezó el proceso de formación y adopción para el equipo jurídico, garantizando una transición fluida al nuevo sistema.

"Hemos trasladado todos nuestros contratos, todos nuestros documentos inmobiliarios, archivos de litigios, todo a NetDocuments, de forma que todos podamos acceder fácilmente a lo que necesitemos, ya sea a distancia o cuando estemos en la oficina."

Nicole Adams, Paralegal Senior y Gerente de Negocios, Asuntos Legales de la Universidad de Dayton

Beneficios: Cómo la Universidad está notando la diferencia con NetDocuments

La adopción de NetDocuments por parte de la Oficina de Asuntos Jurídicos de la Universidad de Dayton ha supuesto una serie de beneficios transformadores, remodelando la forma en que el equipo interactúa y gestiona su extensa colección de documentos y archivos.

Éstas son sólo algunas de las formas en las que NetDocuments ha demostrado cambiar las reglas del juego:

• Acceso remoto: El sistema basado en la nube permite que el equipo tenga acceso a los documentos dondequiera que necesite trabajar.
• Colaboración mejorada: Los administradores externos se configuraron como usuarios, lo que les facilitó el acceso a los documentos necesarios en cientos de propiedades.
• Búsqueda rápida: La implementación del OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y las funciones de búsqueda avanzada mejoraron drásticamente los procesos de recuperación de documentos, ahorrando tiempo y reduciendo la necesidad de empezar de cero en cada nuevo proyecto.

"Lo más importante para nosotros era poder apoyar a la universidad en su conjunto y todas sus necesidades, y poder hacerlo de la forma más eficiente posible". 

Nicole Adams, Paralegal Senior y Gerente de Negocios, Asuntos Legales de la Universidad de Dayton

El equipo jurídico de la Universidad de Dayton alcanza nuevas cotas con NetDocuments

La Oficina de Asuntos Jurídicos de la Universidad de Dayton ha redefinido la eficiencia integrando NetDocuments en su flujo de trabajo. Este movimiento transformador no sólo ha eliminado la necesidad de papel, sino que también ha dotado al equipo de herramientas avanzadas para gestionar una amplia gama de documentos con facilidad. El resultado es un proceso racionalizado que mejora su capacidad para dar apoyo eficaz a las amplias y diversas necesidades de la universidad. A través de esta implantación, NetDocuments ha demostrado su impacto sustancial, mostrando cómo las soluciones tecnológicas específicas pueden revolucionar las capacidades operativas en los sectores jurídicos de la enseñanza superior.

"No puedo ni empezar a imaginar cuántos documentos hemos guardado ahora en NetDocuments, pero estamos completamente libres de papel y es genial para nosotros".

Nicole Adams, Paralegal Senior y Gerente de Negocios, Asuntos Legales de la Universidad de Dayton