A Universidade de Dayton é uma universidade de investigação de topo no sudoeste do Ohio, conhecida pela sua comunidade acolhedora, oportunidades de aprendizagem no mundo real e empenho no sucesso dos estudantes. No centro das suas operações administrativas está o Gabinete de Assuntos Jurídicos, que desempenha um papel crucial na garantia da conformidade legal, no tratamento de assuntos jurídicos e na prestação de aconselhamento jurídico estratégico para apoiar a missão e os objectivos da instituição. À medida que as exigências - e a sua coleção de documentos - aumentavam, tornou-se claro que a equipa precisava de uma melhor forma de organizar e colaborar no trabalho.

Desafio: Os documentos estavam por todo o lado

Antes de adotar o NetDocuments, o Gabinete de Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton não tinha um local centralizado onde todos os documentos fossem armazenados. Existiam milhares de ficheiros em papel e os documentos eram guardados em computadores individuais, o que levava a desafios significativos, especialmente na partilha de trabalho, na gestão do conhecimento institucional e na capacidade de responder a pedidos de forma eficiente. A necessidade de um sistema que permitisse uma partilha perfeita e uma gestão eficaz dos documentos era crucial para o objetivo da equipa jurídica de servir melhor a universidade.

"Antes do NetDocuments, não tínhamos qualquer tipo de sistema de gestão de documentos, nem armazenamento centralizado. Tudo estava separado."

Nicole Adams, assistente jurídica sénior e gestora de negócios, Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton

Solução: Um sistema fiável de gestão de documentos na nuvem concebido para o sector jurídico

A universidade selecionou a NetDocuments pela sua plataforma fiável baseada na nuvem, essencial para o acesso remoto a documentos e para a flexibilidade de trabalho. A NetDocuments acabou por se integrar nos serviços de correio eletrónico da universidade, permitindo guardar e pesquisar documentos diretamente do correio eletrónico para o sistema de gestão de documentos.

O processo de implementação envolveu a digitalização de extensos registos em papel, incluindo seis armários de arquivo cheios de ficheiros imobiliários. Esta tarefa foi um passo fundamental na transição para um ambiente sem papel. A administradora Nicole Adams, juntamente com o conselho geral, liderou o processo de formação e adoção para a equipa jurídica, assegurando uma transição suave para o novo sistema.

"Transferimos todos os nossos contratos, todos os nossos documentos imobiliários, ficheiros de litígio, tudo para o NetDocuments, de modo a podermos aceder facilmente a tudo o que precisamos, quer remotamente quer quando estamos no escritório."

Nicole Adams, assistente jurídica sénior e gestora de negócios, Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton

Benefícios: Como a Universidade está a ver a diferença com o NetDocuments

A adoção do NetDocuments pelo Gabinete de Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton trouxe uma série de benefícios transformadores, remodelando a forma como a equipa interage e gere a sua extensa coleção de documentos e arquivos.

Eis apenas alguns exemplos de como o NetDocuments provou ser um fator de mudança:

• Acesso remoto: O sistema baseado na nuvem permite que a equipa tenha acesso aos documentos onde quer que precise de trabalhar.
• Colaboração melhorada: Os administradores externos foram configurados como utilizadores, dando-lhes acesso fácil aos documentos necessários em centenas de propriedades.
• Pesquisa rápida: A implementação de OCR (reconhecimento ótico de caracteres) e de capacidades de pesquisa avançadas melhorou drasticamente os processos de recuperação de documentos, poupando tempo e reduzindo a necessidade de começar do zero em cada novo projeto.

"O nosso maior objetivo era sermos capazes de apoiar a universidade e todas as suas necessidades como um todo e sermos capazes de o fazer da forma mais eficiente possível." 

Nicole Adams, assistente jurídica sénior e gestora de negócios, Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton

A equipa jurídica da Universidade de Dayton atinge novos patamares com o NetDocuments

O Gabinete de Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton redefiniu a eficiência ao integrar o NetDocuments no seu fluxo de trabalho. Esta mudança transformadora não só eliminou a necessidade de papel, como também equipou a equipa com ferramentas avançadas para gerir facilmente uma vasta gama de documentos. O resultado é um processo simplificado que melhora a sua capacidade de apoiar eficazmente as necessidades amplas e diversificadas da universidade. Através desta implementação, a NetDocuments demonstrou o seu impacto substancial, mostrando como as soluções tecnológicas específicas podem revolucionar as capacidades operacionais nos sectores jurídicos do ensino superior.

"Não consigo sequer imaginar quantos documentos temos guardados no NetDocuments, mas estamos completamente sem papel e isso é ótimo para nós."

Nicole Adams, assistente jurídica sénior e gestora de negócios, Assuntos Jurídicos da Universidade de Dayton