De Universiteit van Dayton is een vooraanstaande onderzoeksuniversiteit in het zuidwesten van Ohio, bekend om haar gastvrije gemeenschap, praktijkgerichte leermogelijkheden en toewijding aan het succes van studenten. De kern van de administratieve activiteiten wordt gevormd door het Office of Legal Affairs, dat een cruciale rol speelt bij het waarborgen van naleving van de wetgeving, het afhandelen van juridische zaken en het verstrekken van strategisch juridisch advies ter ondersteuning van de missie en doelstellingen van de instelling. Naarmate de eisen – en de verzameling documenten – toenamen, werd het duidelijk dat het team een betere manier nodig had om het werk te organiseren en samen te werken.

Uitdaging: documenten lagen overal verspreid

Voordat NetDocuments werd geïmplementeerd, beschikte de juridische afdeling van de Universiteit van Dayton niet over een centrale opslagplaats voor alle documenten. Er waren duizenden papieren dossiers en documenten werden op individuele computers opgeslagen, wat tot aanzienlijke uitdagingen leidde, met name op het gebied van het delen van werk, het beheren van institutionele kennis en het efficiënt kunnen reageren op verzoeken. De behoefte aan een systeem dat naadloos delen en effectief beheer van documenten mogelijk maakte, was cruciaal voor het doel van het juridische team om de universiteit beter van dienst te zijn.

“Vóór NetDocuments hadden we geen enkel documentbeheersysteem, geen gecentraliseerde opslag. Alles stond los van elkaar.”

Nicole Adams, Senior Paralegal en Business Manager, Juridische Zaken Universiteit van Dayton

Oplossing: een betrouwbaar clouddocumentbeheersysteem dat speciaal is ontwikkeld voor de juridische sector

De universiteit koos voor NetDocuments vanwege het betrouwbare cloudplatform, dat essentieel is voor externe toegang tot documenten en flexibiliteit op het werk. NetDocuments kon uiteindelijk worden geïntegreerd met de e-maildiensten van de universiteit, waardoor documenten rechtstreeks vanuit e-mail konden worden opgeslagen en doorzocht in het documentbeheersysteem.

Het implementatieproces omvatte het digitaliseren van uitgebreide papieren archieven, waaronder zes archiefkasten vol met vastgoeddossiers. Deze taak was een cruciale stap in de overgang naar een papierloze omgeving. Beheerder Nicole Adams leidde samen met de algemeen juridisch adviseur het trainings- en implementatieproces voor het juridische team, waardoor een soepele overgang naar het nieuwe systeem werd gegarandeerd.

"We hebben al onze contracten, al onze vastgoeddocumenten, processtukken, alles naar NetDocuments verplaatst, zodat we allemaal gemakkelijk toegang hebben tot alles wat we nodig hebben, zowel op afstand als wanneer we op kantoor zijn."

Nicole Adams, Senior Paralegal en Business Manager, Juridische Zaken Universiteit van Dayton

Voordelen: hoe de universiteit het verschil ziet met NetDocuments

De invoering van NetDocuments door de juridische afdeling van de Universiteit van Dayton heeft een reeks transformatieve voordelen opgeleverd, waardoor de manier waarop het team omgaat met en beheer voert over hun uitgebreide collectie documenten en archieven volledig is veranderd.

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe NetDocuments een doorbraak heeft betekend:

• Toegang op afstand: Dankzij het cloudgebaseerde systeem heeft het team overal toegang tot documenten, waar ze ook moeten werken.
• Verbeterde samenwerking: Externe beheerders werden als gebruikers aangemaakt, waardoor ze eenvoudig toegang kregen tot de benodigde documenten voor honderden eigendommen.
• Snel zoeken: De implementatie van OCR (optische tekenherkenning) en geavanceerde zoekfuncties hebben het opzoeken van documenten drastisch verbeterd, waardoor tijd wordt bespaard en het niet meer nodig is om bij elk nieuw project helemaal opnieuw te beginnen.

"Ons belangrijkste doel was om de grotere universiteit en alle behoeften als geheel te kunnen ondersteunen en dat zo efficiënt mogelijk te doen." 

Nicole Adams, Senior Paralegal en Business Manager, Juridische Zaken Universiteit van Dayton

Het juridische team van de Universiteit van Dayton bereikt nieuwe hoogten met NetDocuments

De juridische afdeling van de Universiteit van Dayton heeft efficiëntie opnieuw gedefinieerd door NetDocuments in hun workflow te integreren. Deze transformatieve stap heeft niet alleen de behoefte aan papier geëlimineerd, maar heeft het team ook voorzien van geavanceerde tools om een breed scala aan documenten gemakkelijk te beheren. Het resultaat is een gestroomlijnd proces dat hen beter in staat stelt om effectief tegemoet te komen aan de brede en diverse behoeften van de universiteit. Door deze implementatie heeft NetDocuments zijn aanzienlijke impact aangetoond en laten zien hoe gerichte technologische oplossingen een revolutie teweeg kunnen brengen in de operationele mogelijkheden van de juridische sector in het hoger onderwijs.

"Ik kan me niet eens voorstellen hoeveel documenten we nu in NetDocuments hebben opgeslagen, maar we zijn volledig papierloos en dat is geweldig voor ons."

Nicole Adams, Senior Paralegal en Business Manager, Juridische Zaken Universiteit van Dayton