Om juridiske saker

Legalmatters er et britisk firma bestående av advokater som spesialiserer seg på testamenter, stiftelser, fullmakter, eiendoms- og skatteplanlegging, dødsboadministrasjon og boligoverdragelse.

Som et spesialisert privatklientfirma tilbyr legalmatters rask, innovativ og kostnadseffektiv hjelp med de juridiske aspektene ved familie- og formuebeskyttelse og -forvaltning. Firmaet er fremtidsrettet når det gjelder å drive forretninger på nett, noe som betyr at teknologi er sentralt for at legalmatters skal kunne levere juridiske tjenester av høy kvalitet til sine klienter.

Som en del av firmaets pågående digitale transformasjon hadde legalmatters bestemt seg for å utvikle sin egen skreddersydde programvare. Når det gjaldt dokumenthåndtering, ønsket imidlertid ikke legalmatters å finne opp hjulet på nytt og lette etter et skybasert system som enkelt kunne integreres med deres spesialbygde arbeidsflyter.

Sikker tilgang fra hvor som helst

Utover integrering lette legalmatters etter et skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS) som gjorde det mulig for de ansatte å få sikker tilgang til og søke i dokumenter fra enhver enhet eller sted.

«Før vi implementerte det nye DMS-et, kunne vi bare få tilgang til dokumenter eksternt via et vertsbasert skrivebord. Hvis ansatte trengte å få tilgang til et dokument mens de var ute av kontoret eller i helgen, måtte de gå gjennom det hektiske arbeidet med å logge seg på det vertsbaserte skrivebordet hver gang. Vi trengte et skybasert DMS som ga oss stor smidighet og sikkerhet», uttalte Martin Langan, styreleder og innovasjonsdirektør hos legalmatters.

«Før vi implementerte det nye DMS-systemet, kunne vi bare få tilgang til dokumenter eksternt via et vertsbasert skrivebord ... Vi trengte et skybasert DMS som ga oss stor smidighet og sikkerhet.»

Martin Langan, styreleder og innovasjonsdirektør, juridiske saker

Etter en omfattende evaluering av DMS-markedet konkluderte legalmatters med at NetDocuments best oppfylte firmaets forretningsbehov. NetDocuments' konsulentpartner, Hoffbrand Consulting, samarbeidet deretter tett med legalmatters for å flytte over 300 000 dokumenter til det nye DMS-et.

Å finne riktig dokument første gang

NetDocuments har gjort det mulig for legalmatters å enkelt opprette, vise, redigere og dele dokumenter på hvilken som helst datamaskin, nettbrett eller mobilenhet uten å bekymre seg for å sette klientdata i fare. I tillegg tillater NetDocuments' innebygde integrasjon med Microsoft 365 at det kan brukes i legalmatters' eksisterende Office-applikasjoner.

NetDocuments' robuste søkefunksjonalitet for bedrifter og maskinassistert arkivering har hjulpet advokater med juridiske spørsmål med å finne informasjonen de leter etter på sekunder, i stedet for å bruke overdreven tid på å søke etter dårlig arkiverte elektroniske dokumenter.

«NetDocuments-integrasjonen med bedriftens e-post har gjort en betydelig forskjell. Vi kan nå lagre innkommende og utgående e-poster automatisk i NetDocuments, og den prediktive arkiveringen har vært strålende. Dette har gjort arkivering av klientkorrespondanse mye enklere, ettersom vi har full tillit til at den vil bli knyttet til de riktige dokumentene», uttalte Martin Langan, styreleder og innovasjonsdirektør i Legalmatters.

Et område der NetDocuments har kommet til sin rett er legalmatters' skiftebehandling. Firmaet mottar fortsatt en betydelig mengde papirbasert korrespondanse fra finansinstitusjoner som må skannes og lagres som elektroniske dokumenter. Med NetDocuments' omfattende søkemuligheter kan legalmatters nå like enkelt

«Tidligere, hvis vi trengte å finne et bestemt dokument, måtte vi vite spesifikt hva det het eller hvor det var arkivert. Men med NetDocuments kan vi finne dokumentene vi ønsker på sekunder, ved å bruke mye bredere søkeparametere.»

Martin Langan, styreleder og innovasjonsdirektør, juridiske saker

Søk i skannede dokumenter på samme måte som i tekstfiler. Dette har vist seg spesielt nyttig i juridiske saker når det gjelder å avstemme betalinger, i den grad firmaet har funnet pengesummer de tidligere ikke har vært i stand til å gjøre rede for.

«Tidligere, hvis vi trengte å finne et bestemt dokument, måtte vi vite spesifikt hva det het eller hvor det var arkivert. Men med NetDocuments kan vi finne dokumentene vi ønsker på sekunder, ved å bruke mye bredere søkeparametere», forklarte Langan.

Forbedret IT-sikkerhet og arbeidsflyt

NetDocuments har også hjulpet Legalmatters med å forbedre IT-sikkerheten og arbeidsflyten, ettersom Legalmatters nå kan dele dokumenter eksternt med klienter ved hjelp av sikre lenker, noe som gjør kommunikasjonen mye tryggere. Legalmatters har også nytt godt av å integrere DocuSign med NetDocuments, slik at klienter kan signere dokumenter elektronisk i stedet for å sende dem i posten. Dette sparer både selskapet og klientene betydelig tid og krefter når det gjelder å korrespondere med hverandre.

Utvide talentbassenget og skape en positiv brukeropplevelse

Som mange bedrifter har Legalmatters problemer med den globale COVID-19-pandemien. Implementeringen av NetDocuments har imidlertid spilt en stor rolle i at firmaet kan fortsette driften som vanlig, til tross for at ansatte ikke kan jobbe fra kontoret. Denne fleksibiliteten har også gjort det mulig for Legalmatters å utvide nettverket når det gjelder rekruttering, ettersom hvor en kandidat befinner seg er mye mindre viktig. «Vi rekrutterte nylig et nytt medlem til skifterettsteamet vårt, og for første gang bestemte vi oss for at vi ikke skulle begrense søket til personer som kunne nå kontoret vårt. Dette gjorde det mulig for oss å ansette den beste personen for jobben uavhengig av hvor de befinner seg, og det økte også vårt geografiske fotavtrykk. Produkter som NetDocuments bidrar virkelig til å jevne ut spillereglene når det gjelder talent- og klientanskaffelse», sier Langan.

«Hvis du spør noen i firmaet vårt om å gå tilbake til vårt gamle DMS, tror jeg ikke det er noen som vil være interessert.»

Martin Langan, styreleder og innovasjonsdirektør, juridiske saker

For øyeblikket skraper legalmatters bare i overflaten av hva de ansatte kan gjøre med NetDocuments, men firmaet forventer at ytterligere fordeler vil bli realisert når COVID-19-«nedstengningstiltakene» lettes.

Som Langan sier: «NetDocuments er en av byggesteinene i hvordan vi ønsker å betjene kundene våre. Tilbakemeldingene fra de ansatte har så langt vært svært positive, og jeg forventer å høre mer når folk kan møte kunder fysisk igjen, ettersom de begynner å få tilgang til dokumenter på farten via mobilenheten sin. Hvis du spør noen i firmaet vårt om å gå tilbake til vårt gamle DMS, tror jeg ikke det vil være noen som vil.»

Arbeide med en partner

Både legalmatters og Hoffbrand Consulting tilhører et konsortium kalt Baskerville Drummond Consulting Group, og det var på et møte i denne gruppen at Martin og Paul møttes. Paul demonstrerte systemet, og det ble tydelig at NetDocuments var plattformen, og at Paul Hoffbrand, som NetDocuments Consulting-partner, var best egnet til å implementere systemet. Pauls standard implementeringsmetodikk ble brukt for å få systemet raskt oppe og i gang. Han jobbet deretter med legalmatters-teamet for å integrere det i praksisstyringssystemet og migrere dokumentene inn.

På lanseringsdagen var Paul og Martin online med alle ansatte, og Paul ledet brukeropplæringen. Da det var over, gikk teamene tilbake til PC-ene sine, og både Paul og Martin var tilgjengelige for å gå gjennom gulvet eksternt og svare på eventuelle spørsmål som dukket opp.

«Det har vist seg å være svært verdifullt for oss å samarbeide med Hoffbrand Consulting. Paul har omfattende kunnskap om systemet, og han ga oss gode råd under implementerings-, migrerings- og opplæringsfasene. Hans evne til å reagere raskt og nøyaktig på problemer var enormt nyttig for oss, så mye at vi har tildelt Hoffbrand Consulting en løpende supportkontrakt.»

Vi føler oss godt tjent av Hoffbrand Consulting, og det er betryggende for oss å vite at NetDocuments støtter ham, avsluttet Langan.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.