Informazioni su LegalMatters

Legalmatters è uno studio legale britannico composto da avvocati specializzati in testamenti, trust, procure, pianificazione successoria e fiscale, amministrazione successoria e compravendita di immobili residenziali.

In qualità di studio legale specializzato in clienti privati, legalmatters offre assistenza rapida, innovativa e a costo fisso per gli aspetti legali relativi alla tutela e alla gestione del patrimonio familiare. Lo studio adotta un approccio lungimirante per quanto riguarda l’attività online, il che significa che la tecnologia è fondamentale per consentire a legalmatters di fornire un servizio legale di alta qualità ai propri clienti.

Nell’ambito del processo di trasformazione digitale in corso all’interno dello studio, legalmatters aveva deciso di sviluppare un proprio software su misura. Tuttavia, per quanto riguarda la gestione dei documenti, legalmatters non voleva “reinventare la ruota” ed era alla ricerca di un sistema basato sul cloud che si integrasse facilmente con i propri flussi di lavoro personalizzati.

Accesso sicuro da qualsiasi luogo

Oltre all’integrazione, legalmatters era alla ricerca di un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud che consentisse al proprio personale di accedere e cercare i documenti in modo sicuro da qualsiasi dispositivo o luogo.

“Prima dell’implementazione del nuovo sistema di gestione documentale (DMS), potevamo accedere ai documenti da remoto solo tramite un desktop in hosting. Se i dipendenti avevano bisogno di consultare un documento mentre erano fuori ufficio o durante il fine settimana, dovevano affrontare ogni volta la seccatura di accedere al desktop in hosting. Avevamo bisogno di un DMS basato sul cloud che ci garantisse grande agilità e sicurezza”, ha dichiarato Martin Langan, presidente e direttore dell’innovazione di legalmatters.

“Prima di implementare il nuovo sistema di gestione documentale (DMS), potevamo accedere ai documenti da remoto solo tramite un desktop in hosting… Avevamo bisogno di un DMS basato su cloud che ci garantisse grande agilità e sicurezza.”

Martin Langan, presidente e direttore dell’innovazione, legalmatters

Dopo un’approfondita valutazione del mercato dei sistemi di gestione documentale (DMS), legalmatters ha concluso che NetDocuments fosse la soluzione più adatta alle esigenze aziendali dello studio. Il partner di consulenza di NetDocuments, Hoffbrand Consulting, ha quindi collaborato a stretto contatto con legalmatters per trasferire oltre 300.000 documenti nel nuovo sistema DMS.

Trovare il documento giusto al primo tentativo

NetDocuments ha permesso a legalmatters di creare, visualizzare, modificare e condividere facilmente documenti su qualsiasi computer, tablet o dispositivo mobile senza il timore di mettere a rischio i dati dei clienti. Inoltre, l’integrazione nativa di NetDocuments con Microsoft 365 ne consente l’utilizzo all’interno delle applicazioni Office già in uso presso legalmatters.

Le potenti funzionalità di ricerca aziendale e di archiviazione assistita da intelligenza artificiale di NetDocuments hanno aiutato gli avvocati di legalmatters a trovare le informazioni che cercavano in pochi secondi, invece di perdere troppo tempo a cercare tra documenti elettronici archiviati in modo disordinato.

“L’integrazione di NetDocuments con la nostra posta elettronica aziendale ha fatto davvero la differenza. Ora siamo in grado di salvare automaticamente le e-mail in entrata e in uscita in NetDocuments e la funzione di archiviazione predittiva si è rivelata eccezionale. Ciò ha semplificato notevolmente l’archiviazione della corrispondenza con i clienti, poiché abbiamo la piena certezza che verrà associata ai documenti corretti”, ha dichiarato Martin Langan, presidente e direttore dell’innovazione di legalmatters.

Un ambito in cui NetDocuments ha dato il meglio di sé è quello delle pratiche successorie di legalmatters. Lo studio riceve ancora una notevole quantità di corrispondenza cartacea da parte di istituti finanziari, che deve essere scansionata e archiviata sotto forma di documenti elettronici. Grazie alle ampie funzionalità di ricerca di NetDocuments, legalmatters è ora in grado di

«In passato, se dovevamo trovare un documento specifico, dovevamo sapere esattamente come si chiamava o dove era archiviato. Ma con NetDocuments riusciamo a trovare i documenti che cerchiamo in pochi secondi, utilizzando parametri di ricerca molto più ampi.»

Martin Langan, presidente e direttore dell’innovazione, legalmatters

effettuare ricerche nei documenti digitalizzati proprio come si farebbe con i file di testo nativi. Ciò si è rivelato particolarmente utile per LegalMatters nella riconciliazione dei pagamenti, al punto che lo studio è riuscito a individuare somme di denaro di cui in precedenza non era riuscito a rendere conto.

«In passato, se dovevamo trovare un documento specifico, dovevamo sapere esattamente come si chiamava o dove era archiviato. Ma con NetDocuments possiamo trovare i documenti che cerchiamo in pochi secondi, utilizzando parametri di ricerca molto più ampi», ha spiegato Langan.

Maggiore sicurezza informatica e ottimizzazione dei flussi di lavoro

NetDocuments ha inoltre aiutato legalmatters a migliorare la sicurezza informatica e il flusso di lavoro, poiché legalmatters può ora condividere documenti con i clienti esterni tramite link sicuri, rendendo la comunicazione molto più sicura. legalmatters ha inoltre tratto vantaggio dall’integrazione di DocuSign con NetDocuments, che consente ai clienti di firmare i documenti elettronicamente anziché inviarli per posta, facendo risparmiare sia all’azienda che ai clienti tempo e fatica nella corrispondenza reciproca.

Ampliare il bacino di talenti e promuovere un’esperienza utente positiva

Come molte altre aziende, legalmatters sta affrontando le difficoltà causate dalla pandemia globale di COVID-19. Tuttavia, l’implementazione di NetDocuments ha svolto un ruolo fondamentale nel consentire allo studio di proseguire le proprie attività “come di consueto”, nonostante i dipendenti non potessero lavorare dall’ufficio. Questa flessibilità ha inoltre permesso a legalmatters di ampliare il proprio raggio d’azione in materia di reclutamento, poiché la sede di residenza del candidato è ormai un fattore molto meno rilevante. «Recentemente abbiamo assunto un nuovo membro nel nostro team specializzato in successioni e, per la prima volta, abbiamo deciso di non limitare la ricerca a persone in grado di raggiungere il nostro ufficio. Questo ci ha permesso di assumere la persona più adatta al ruolo indipendentemente dalla sua ubicazione e ha anche ampliato la nostra presenza geografica. Prodotti come NetDocuments contribuiscono davvero a livellare il campo di gioco quando si tratta di acquisire talenti e clienti», afferma Langan.

«Se chiedessi a chiunque nella nostra azienda se vorrebbe tornare al nostro vecchio sistema di gestione documentale (DMS), non credo che ci sarebbe nessuno disposto a farlo.»

Martin Langan, presidente e direttore dell’innovazione, legalmatters

Al momento, legalmatters sta solo sfiorando la superficie di ciò che i propri dipendenti possono fare con NetDocuments, ma lo studio prevede di ottenere ulteriori vantaggi una volta che le misure di “lockdown” legate al COVID-19 saranno allentate.

Come afferma Langan, “NetDocuments è uno degli elementi fondamentali alla base del modo in cui vogliamo servire i nostri clienti. Il feedback dei dipendenti finora è stato molto positivo e mi aspetto di ricevere ulteriori riscontri quando le persone potranno nuovamente incontrare fisicamente i clienti e inizieranno ad accedere ai documenti ovunque si trovino tramite i propri dispositivi mobili. Se chiedeste a chiunque nella nostra azienda se vorrebbe tornare al nostro vecchio sistema di gestione documentale (DMS), non credo che ci sarebbe nessuno disposto a farlo”.

Lavorare con un partner

Sia LegalMatters che Hoffbrand Consulting fanno parte di un consorzio denominato Baskerville Drummond Consulting Group, ed è proprio in occasione di un incontro di quel gruppo che Martin e Paul si sono conosciuti. Paul ha illustrato il funzionamento del sistema ed è apparso subito evidente che NetDocuments fosse la piattaforma ideale e che Paul Hoffbrand, in qualità di partner di consulenza NetDocuments, fosse la persona più adatta per implementare il sistema. Per rendere il sistema operativo in tempi rapidi è stata utilizzata la metodologia di implementazione standard di Paul. Successivamente, ha collaborato con il team di legalmatters per integrare il sistema nel sistema di gestione dello studio legale e migrare i documenti al suo interno.

Il giorno del lancio, Paul e Martin erano in linea con tutto il personale e Paul ha tenuto il corso di formazione per gli utenti. Una volta terminato, i team sono tornati ai propri PC e sia Paul che Martin sono rimasti a disposizione per fornire assistenza da remoto e rispondere a qualsiasi domanda.

“La collaborazione con Hoffbrand Consulting si è rivelata davvero preziosa per noi. Paul possiede una conoscenza approfondita del sistema e ci ha fornito ottimi consigli durante le fasi di implementazione, migrazione e formazione. La sua capacità di rispondere in modo rapido e preciso alle problematiche è stata per noi di enorme aiuto, tanto che abbiamo stipulato con Hoffbrand Consulting un contratto di assistenza continuativa.

“Siamo molto soddisfatti del servizio offerto da Hoffbrand Consulting ed è rassicurante per noi sapere che NetDocuments lo sostiene”, ha concluso Langan.

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.