À propos des questions juridiques

Legalmatters est un cabinet britannique composé d'avocats spécialisés dans les testaments, les fiducies, les procurations, la planification successorale et fiscale, l'administration successorale et les transactions immobilières résidentielles.

En tant que cabinet spécialisé dans la clientèle privée, legalmatters offre une assistance rapide, innovante et à coût fixe pour les aspects juridiques liés à la protection et à la gestion du patrimoine familial. Le cabinet est avant-gardiste en matière de commerce en ligne, ce qui signifie que la technologie est au cœur de la prestation de services juridiques de haute qualité à ses clients.

Dans le cadre de la transformation numérique en cours au sein du cabinet, legalmatters avait décidé de développer son propre logiciel sur mesure. Cependant, en matière de gestion documentaire, legalmatters ne souhaitait pas réinventer la roue et recherchait un système basé sur le cloud qui s'intégrerait facilement à ses flux de travail personnalisés.

Accès sécurisé depuis n'importe quel endroit

Au-delà de l'intégration, legalmatters recherchait un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud afin de permettre à son personnel d'accéder et d'effectuer des recherches dans les documents en toute sécurité, depuis n'importe quel appareil ou emplacement.

« Avant de déployer le nouveau système de gestion documentaire, nous ne pouvions accéder aux documents à distance que via un bureau hébergé. Si les employés avaient besoin d'accéder à un document lorsqu'ils n'étaient pas au bureau ou pendant le week-end, ils devaient se connecter à chaque fois au bureau hébergé, ce qui était fastidieux. Nous avions besoin d'un système de gestion documentaire basé sur le cloud qui nous offrait une grande agilité et une sécurité optimale », a déclaré Martin Langan, président et directeur de l'innovation chez legalmatters.

« Avant de déployer le nouveau système de gestion documentaire, nous ne pouvions accéder aux documents à distance que via un bureau hébergé... Nous avions besoin d'un système de gestion documentaire basé sur le cloud qui nous offrait une grande agilité et une sécurité optimale. »

Martin Langan, président et directeur de l'innovation, legalmatters

Après une évaluation approfondie du marché des systèmes de gestion documentaire (DMS), legalmatters a conclu que NetDocuments répondait le mieux aux besoins de l'entreprise. Le partenaire consultant de NetDocuments, Hoffbrand Consulting, a ensuite travaillé en étroite collaboration avec legalmatters pour transférer plus de 300 000 documents vers le nouveau DMS.

Trouver le bon document dès la première fois

NetDocuments a permis à legalmatters de créer, consulter, modifier et partager facilement des documents sur n'importe quel ordinateur de bureau, tablette ou appareil mobile sans craindre de mettre en danger les données des clients. De plus, l'intégration native de NetDocuments à Microsoft 365 permet de l'utiliser dans les applications Office existantes de legalmatters.

Les fonctionnalités robustes de recherche d'entreprise et de classement assisté par ordinateur de NetDocuments ont aidé les avocats de legalmatters à trouver les informations qu'ils recherchaient en quelques secondes, plutôt que de passer un temps excessif à rechercher des documents électroniques mal classés.

« L'intégration de NetDocuments à notre messagerie électronique d'entreprise a fait une différence considérable. Nous sommes désormais en mesure d'enregistrer automatiquement les e-mails entrants et sortants dans NetDocuments, et le classement prédictif s'est révélé très efficace. Cela a considérablement facilité le classement de la correspondance avec les clients, car nous sommes certains qu'elle sera associée aux bons documents », a déclaré Martin Langan, président et directeur de l'innovation chez legalmatters.

NetDocuments s'est particulièrement révélé utile dans le domaine des successions traité par legalmatters. Le cabinet reçoit encore un volume important de correspondance papier provenant d'institutions financières, qui doit être numérisée et enregistrée sous forme de documents électroniques. Grâce aux fonctionnalités de recherche avancées de NetDocuments, legalmatters est désormais en mesure de

« Auparavant, lorsque nous devions trouver un document particulier, nous devions connaître précisément son nom ou son emplacement. Mais grâce à NetDocuments, nous pouvons désormais trouver les documents souhaités en quelques secondes, en utilisant des paramètres de recherche beaucoup plus larges. »

Martin Langan, président et directeur de l'innovation, legalmatters

rechercher dans les documents numérisés comme s'il s'agissait de fichiers texte natifs. Cela s'est avéré particulièrement utile pour les questions juridiques lorsqu'il s'agit de rapprocher les paiements, à tel point que le cabinet a retrouvé des sommes d'argent qu'il n'avait pas pu comptabiliser auparavant.

« Auparavant, lorsque nous devions trouver un document particulier, nous devions connaître précisément son nom ou son emplacement. Mais grâce à NetDocuments, nous pouvons désormais trouver les documents que nous recherchons en quelques secondes, en utilisant des paramètres de recherche beaucoup plus larges », explique M. Langan.

Sécurité informatique et flux de travail améliorés

NetDocuments a également aidé legalmatters à renforcer sa sécurité informatique et son flux de travail, car legalmatters peut désormais partager des documents en externe avec ses clients à l'aide de liens sécurisés, ce qui rend la communication beaucoup plus sûre. legalmatters a également tiré profit de l'intégration de DocuSign à NetDocuments, qui permet aux clients de signer des documents électroniquement plutôt que de les envoyer par la poste, ce qui fait gagner un temps et des efforts considérables à l'entreprise et à ses clients dans leurs échanges.

Élargir le bassin de talents et favoriser une expérience utilisateur positive

Comme beaucoup d'entreprises, legalmatters est confrontée aux perturbations causées par la pandémie mondiale de COVID-19. Cependant, la mise en œuvre de NetDocuments a largement contribué à permettre à l'entreprise de poursuivre ses activités « comme d'habitude », malgré l'impossibilité pour les employés de travailler depuis leur bureau. Cette flexibilité a également permis à legalmatters d'élargir son champ de recherche en matière de recrutement, car le lieu de résidence des candidats est désormais beaucoup moins important. « Nous avons récemment recruté un nouveau membre pour notre équipe chargée des successions et, pour la première fois, nous avons décidé de ne pas limiter notre recherche aux personnes pouvant se rendre à nos bureaux. Cela nous a permis d'embaucher la personne la plus qualifiée pour le poste, quel que soit son lieu de résidence, et d'étendre notre présence géographique. Des produits tels que NetDocuments contribuent réellement à uniformiser les règles du jeu en matière de recrutement de talents et d'acquisition de clients », déclare M. Langan.

« Si vous demandez à n'importe quel membre de notre entreprise s'il souhaite revenir à notre ancien système de gestion documentaire, je pense que personne ne serait partant. »

Martin Langan, président et directeur de l'innovation, legalmatters

À l'heure actuelle, LegalMatters n'exploite qu'une infime partie du potentiel de NetDocuments, mais le cabinet s'attend à ce que d'autres avantages se concrétisent une fois que les mesures de confinement liées à la COVID-19 seront assouplies.

Comme l'affirme M. Langan, « NetDocuments est l'un des éléments fondamentaux de la manière dont nous souhaitons servir nos clients. Les commentaires des employés ont jusqu'à présent été très positifs et je m'attends à en entendre davantage lorsque les gens pourront à nouveau rencontrer physiquement leurs clients et commenceront à accéder aux documents lors de leurs déplacements via leur appareil mobile. Si vous demandez à n'importe quel membre de notre cabinet s'il souhaite revenir à notre ancien système de gestion documentaire, je pense que personne ne le souhaitera. »

Travailler avec un partenaire

LegalMatters et Hoffbrand Consulting appartiennent tous deux à un consortium appelé Baskerville Drummond Consulting Group, et c'est lors d'une réunion de ce groupe que Martin et Paul se sont rencontrés. Paul a fait une démonstration du système et il est apparu clairement que NetDocuments était la plateforme idéale et que Paul Hoffbrand, en tant que partenaire consultant NetDocuments, était le mieux placé pour mettre en œuvre le système. La méthodologie de mise en œuvre standard de Paul a été utilisée pour rendre le système opérationnel rapidement. Il a ensuite travaillé avec l'équipe de legalmatters pour l'intégrer au système de gestion du cabinet et y migrer les documents.

Le jour du lancement, Paul et Martin étaient en ligne avec tout le personnel et Paul a dispensé la formation aux utilisateurs. Une fois celle-ci terminée, les équipes sont retournées à leurs ordinateurs et Paul et Martin se sont tenus à leur disposition pour les accompagner à distance et répondre à toutes leurs questions.

« Travailler avec Hoffbrand Consulting s'est avéré très précieux pour nous. Paul possède une connaissance approfondie du système et nous a fourni d'excellents conseils pendant les phases de mise en œuvre, de migration et de formation. Sa capacité à répondre rapidement et avec précision aux problèmes nous a été extrêmement utile, à tel point que nous avons conclu un contrat d'assistance continue avec Hoffbrand Consulting.

Nous sommes très satisfaits des services fournis par Hoffbrand Consulting et nous sommes rassurés de savoir que NetDocuments le soutient », a conclu M. Langan.

Pour en savoir plus sur NetDocuments et découvrir comment travailler plus intelligemment grâce à un système de gestion documentaire intelligent, cliquez ici pour demander une démonstration personnalisée.