Sobre a legalmatters

Legalmatters é uma empresa do Reino Unido composta por solicitadores especializados em Testamentos, Trusts, Procurações, Planeamento Imobiliário e Fiscal, Administração de Propriedades e Transporte Residencial.

Como firma especializada em clientes privados, a legalmatters oferece ajuda rápida, inovadora e a custo fixo nos aspectos legais da proteção e gestão da família e do património. A empresa tem uma visão de futuro quando se trata de fazer negócios online, o que significa que a tecnologia é fundamental para a legalmatters prestar um serviço jurídico de alta qualidade aos seus clientes.

Como parte da transformação digital em curso na empresa, a legalmatters decidiu desenvolver o seu próprio software à medida. No entanto, no que diz respeito à gestão de documentos, a legalmatters não queria reinventar a roda e procurava um sistema baseado na nuvem que se integrasse facilmente nos seus fluxos de trabalho personalizados.

Acesso seguro a partir de qualquer local

Para além da integração, a legalmatters procurava um sistema de gestão de documentos (DMS) baseado na nuvem que permitisse ao seu pessoal aceder e pesquisar documentos de forma segura a partir de qualquer dispositivo ou local.

"Antes da implementação do novo DMS, só podíamos aceder aos documentos remotamente através de um ambiente de trabalho alojado. Se os funcionários precisassem de aceder a um documento quando estavam fora do escritório ou durante o fim de semana, tinham de passar pelo processo de iniciar sessão no ambiente de trabalho alojado de cada vez. Precisávamos de um DMS baseado na nuvem que nos proporcionasse grande agilidade e segurança", afirmou Martin Langan, Presidente e Diretor de Inovação da legalmatters.

"Antes de implementar o novo DMS, só conseguíamos aceder aos documentos remotamente através de um ambiente de trabalho alojado... Precisávamos de um DMS baseado na nuvem que nos desse grande agilidade e segurança."

Martin Langan, Presidente e Diretor de Inovação, legalmatters

Após uma extensa avaliação do mercado de DMS, a legalmatters concluiu que a NetDocuments era a que melhor satisfazia os requisitos comerciais da empresa. O parceiro de consultoria da NetDocuments, a Hoffbrand Consulting, trabalhou então em estreita colaboração com a legalmatters para transferir mais de 300.000 documentos para o novo DMS.

Encontrar o documento certo à primeira vez

A NetDocuments permitiu que a legalmatters criasse, visualizasse, editasse e partilhasse facilmente documentos em qualquer computador, tablet ou dispositivo móvel, sem se preocuparem com o facto de estarem a colocar em risco os dados dos clientes. Além disso, a integração nativa do NetDocuments com o Microsoft 365 permite a sua utilização nas aplicações Office existentes da Legalmatters.

A robusta pesquisa empresarial e a funcionalidade de arquivamento assistido por computador da NetDocuments ajudaram os advogados da Legalmatters a encontrar a informação que procuram em segundos, em vez de perderem tempo excessivo a pesquisar documentos electrónicos mal arquivados.

"A integração do NetDocuments com o nosso correio eletrónico empresarial fez uma diferença significativa. Agora podemos guardar automaticamente as mensagens de correio eletrónico recebidas e enviadas no NetDocuments e o arquivamento preditivo tem sido brilhante. Isto tornou o arquivamento da correspondência dos clientes muito mais fácil, uma vez que temos plena confiança de que será associada aos documentos certos", afirmou Martin Langan, Presidente e Diretor de Inovação da legalmatters.

Uma das áreas em que o NetDocuments se impôs foi no trabalho de inventário da Legalmatters. A empresa continua a receber uma quantidade significativa de correspondência em papel das instituições financeiras, que tem de ser digitalizada e guardada como documentos electrónicos. Com as extensas capacidades de pesquisa do NetDocuments, a legalmatters consegue agora, com a mesma facilidade

"No passado, se precisássemos de encontrar um determinado documento, tínhamos de saber especificamente qual era o seu nome ou onde estava arquivado. Mas com o NetDocuments podemos encontrar os documentos que queremos em segundos, utilizando parâmetros de pesquisa muito mais alargados."

Martin Langan, Presidente e Diretor de Inovação, legalmatters

pesquisar documentos digitalizados como se fossem ficheiros de texto nativos. Este facto revelou-se particularmente útil para a Legalmatters no que diz respeito à reconciliação de pagamentos, na medida em que a empresa encontrou somas de dinheiro que anteriormente não tinha conseguido contabilizar.

"No passado, se precisássemos de encontrar um determinado documento, tínhamos de saber especificamente qual era o seu nome ou onde estava arquivado. Mas com o NetDocuments podemos encontrar os documentos que queremos em segundos, utilizando parâmetros de pesquisa muito mais alargados", explicou Langan.

Segurança informática e fluxo de trabalho melhorados

A NetDocuments também ajudou a Legalmatters a melhorar a sua segurança de TI e o seu fluxo de trabalho, uma vez que a Legalmatters pode agora partilhar documentos externamente com os clientes através de ligações seguras, o que torna a comunicação muito mais segura. A Legalmatters também beneficiou da integração do DocuSign com a NetDocuments para que os clientes possam assinar documentos eletronicamente em vez de os enviarem pelo correio, poupando à empresa e aos clientes tempo e esforço significativos quando se trata de se corresponderem uns com os outros.

Alargar o leque de talentos e promover uma experiência positiva para o utilizador

Tal como muitas empresas, a Legalmatters está a lidar com as perturbações causadas pela pandemia global de COVID-19. No entanto, a implementação do NetDocuments desempenhou um papel importante ao permitir que a empresa continuasse com as operações "normais", apesar de os funcionários não poderem trabalhar a partir do seu escritório. Esta flexibilidade também permitiu à legalmatters alargar a rede no que diz respeito ao recrutamento, uma vez que o local onde o candidato se encontra é um fator muito menos importante. "Recentemente, recrutámos um novo membro para a nossa equipa de sucessões e, pela primeira vez, decidimos que não iríamos restringir a procura a pessoas que pudessem deslocar-se ao nosso escritório. Isto permitiu-nos contratar a melhor pessoa para o trabalho, independentemente da sua localização, e também aumentar a nossa presença geográfica. Produtos como o NetDocuments ajudam realmente a nivelar o campo de ação no que diz respeito à aquisição de talentos e clientes", afirma Langan.

"Se perguntar a alguém da nossa empresa se quer voltar ao nosso antigo DMS, penso que não haverá quem o faça."

Martin Langan, Presidente e Diretor de Inovação, legalmatters

Atualmente, a legalmatters está apenas a arranhar a superfície do que os seus funcionários podem fazer com o NetDocuments, mas a empresa espera que sejam obtidos mais benefícios assim que as medidas de "confinamento" da COVID-19 forem aliviadas.

Como afirma Langan, "o NetDocuments é um dos elementos fundamentais da forma como queremos servir os nossos clientes. Até à data, o feedback dos funcionários tem sido muito positivo e espero ouvir mais quando as pessoas puderem voltar a encontrar-se fisicamente com os clientes, uma vez que estes começam a aceder aos documentos em movimento através do seu dispositivo móvel. Se perguntarmos a alguém da nossa empresa se quer voltar ao nosso antigo DMS, penso que não haverá quem o faça."

Trabalhar com um parceiro

Tanto a legalmatters como a Hoffbrand Consulting pertencem a um consórcio chamado Baskerville Drummond Consulting Group e foi numa reunião desse grupo que Martin e Paul se conheceram. Paul demonstrou o sistema e tornou-se óbvio que a NetDocuments era a plataforma e que Paul Hoffbrand, como parceiro de consultoria da NetDocuments, estava na melhor posição para implementar o sistema. A metodologia de implementação standard de Paul foi utilizada para pôr o sistema a funcionar rapidamente. Em seguida, trabalhou com a equipa da legalmatters para integrar o sistema de gestão da prática e migrar os documentos.

No dia do arranque, o Paul e o Martin estiveram em linha com todo o pessoal e o Paul fez a formação dos utilizadores. Uma vez terminada a formação, as equipas voltaram para os seus PCs e tanto Paul como Martin estiveram disponíveis para acompanhar remotamente e responder a quaisquer questões que surgissem.

"Trabalhar com a Hoffbrand Consulting provou ser muito valioso para nós. O Paul tem um vasto conhecimento do sistema e deu-nos excelentes conselhos durante as fases de implementação, migração e formação. A sua capacidade de responder rapidamente e com precisão aos problemas foi extremamente útil para nós, de tal forma que adjudicámos à Hoffbrand Consulting um contrato de assistência contínua.

Sentimo-nos muito bem servidos pela Hoffbrand Consulting e é reconfortante para nós saber que a NetDocuments o apoia", concluiu Langan.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.