Sobre a legalmatters

A Legalmatters é uma empresa do Reino Unido composta por advogados especializados em testamentos, fideicomissos, procurações, planejamento patrimonial e tributário, administração de bens e transporte residencial.

Como escritório especializado em clientes particulares, a legalmatters oferece ajuda rápida, inovadora e de custo fixo com os aspectos legais da proteção e gestão familiar e patrimonial. O escritório tem visão de futuro quando se trata de fazer negócios on-line, o que significa que a tecnologia é fundamental para que a legalmatters ofereça um serviço jurídico de alta qualidade a seus clientes.

Como parte da transformação digital em andamento da empresa, a legalmatters decidiu desenvolver seu próprio software sob medida. No entanto, quando se tratava de gerenciamento de documentos, a legalmatters não queria reinventar a roda e estava procurando um sistema baseado em nuvem que se integrasse facilmente aos seus fluxos de trabalho personalizados.

Acesso seguro de qualquer local

Além da integração, a legalmatters estava procurando um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) baseado na nuvem para permitir que seus funcionários acessassem e pesquisassem documentos com segurança em qualquer dispositivo ou local.

"Antes de implementar o novo DMS, só conseguíamos acessar documentos remotamente por meio de um desktop hospedado. Se a equipe precisasse acessar um documento quando estivesse fora do escritório ou durante o fim de semana, teria que passar pela complicação de fazer login no desktop hospedado todas as vezes. Precisávamos de um DMS baseado em nuvem que nos proporcionasse grande agilidade e segurança", afirmou Martin Langan, presidente e diretor de inovação da legalmatters.

"Antes de implementar o novo DMS, só conseguíamos acessar documentos remotamente por meio de um desktop hospedado... Precisávamos de um DMS baseado na nuvem que nos proporcionasse grande agilidade e segurança."

Martin Langan, presidente e diretor de inovação da legalmatters

Após uma extensa avaliação do mercado de DMS, a legalmatters concluiu que a NetDocuments era a que melhor atendia às necessidades comerciais da empresa. O parceiro de consultoria da NetDocuments, a Hoffbrand Consulting, trabalhou em conjunto com a legalmatters para transferir mais de 300.000 documentos para o novo DMS.

Encontrando o documento certo na primeira vez

A NetDocuments permitiu que a legalmatters criasse, visualizasse, editasse e compartilhasse documentos com facilidade em qualquer desktop, tablet ou dispositivo móvel sem se preocupar em colocar os dados dos clientes em risco. Além disso, a integração nativa do NetDocuments com o Microsoft 365 permite que ele seja usado nos aplicativos Office existentes da Legalmatters.

A robusta pesquisa empresarial e a funcionalidade de arquivamento assistido por máquina da NetDocuments ajudaram os advogados da Legalmatters a encontrar as informações que procuravam em segundos, em vez de gastar tempo excessivo pesquisando documentos eletrônicos mal arquivados.

"A integração do NetDocuments com nosso e-mail corporativo fez uma diferença significativa. Agora podemos salvar automaticamente os e-mails recebidos e enviados no NetDocuments, e o arquivamento preditivo tem sido brilhante. Isso facilitou muito o arquivamento da correspondência do cliente, pois temos plena confiança de que ela será associada aos documentos certos", afirmou Martin Langan, Presidente e Diretor de Inovação da legalmatters.

Uma área em que o NetDocuments se destacou foi o trabalho de inventário da Legalmatters. A firma ainda recebe uma quantidade significativa de correspondência em papel de instituições financeiras que precisa ser digitalizada e salva como documentos eletrônicos. Com os amplos recursos de pesquisa do NetDocuments, a legalmatters agora pode facilmente

"No passado, se precisássemos encontrar um determinado documento, precisávamos saber especificamente como ele se chamava ou onde estava arquivado. Mas, com o NetDocuments, podemos encontrar os documentos que queremos em segundos, usando parâmetros de pesquisa muito mais amplos."

Martin Langan, presidente e diretor de inovação da legalmatters

O você pode pesquisar documentos digitalizados da mesma forma que faria com arquivos de texto nativos. Isso se mostrou particularmente útil para a Legalmatters no que diz respeito à conciliação de pagamentos, na medida em que a empresa encontrou somas de dinheiro que antes não conseguia contabilizar.

"No passado, se precisássemos encontrar um determinado documento, precisávamos saber especificamente como ele se chamava ou onde estava arquivado. Mas, com o NetDocuments, podemos encontrar os documentos que queremos em segundos, usando parâmetros de pesquisa muito mais amplos", explicou Langan.

Segurança de TI e fluxo de trabalho aprimorados

O NetDocuments também ajudou a legalmatters a aprimorar sua segurança de TI e seu fluxo de trabalho, já que agora a legalmatters pode compartilhar documentos externamente com os clientes usando links seguros, o que torna a comunicação muito mais segura. A legalmatters também se beneficiou da integração do DocuSign com o NetDocuments para que os clientes possam assinar documentos eletronicamente em vez de enviá-los pelo correio, economizando tempo e esforço significativos da empresa e dos clientes quando se trata de se corresponderem entre si.

Ampliar o pool de talentos e promover uma experiência positiva para o usuário

Como muitas empresas, a Legalmatters está lidando com a interrupção da pandemia global da COVID-19. No entanto, a implementação do NetDocuments desempenhou um papel importante ao permitir que a empresa continuasse com as operações "business as usual", apesar de os funcionários não poderem trabalhar em seu escritório. Essa flexibilidade também permitiu que a legalmatters ampliasse a rede quando se trata de recrutamento, já que a localização do candidato é um fator muito menos importante. "Recentemente, recrutamos um novo membro para nossa equipe de sucessões e, pela primeira vez, decidimos que não iríamos restringir a busca a pessoas que pudessem chegar ao nosso escritório. Isso nos permitiu contratar a melhor pessoa para o trabalho, independentemente de sua localização, e também aumentou nossa presença geográfica. Produtos como o NetDocuments realmente ajudam a nivelar o campo de atuação quando se trata de aquisição de talentos e clientes", afirma Langan.

"Se o você perguntar a alguém da nossa empresa sobre a possibilidade de voltar ao nosso antigo DMS, acho que não haverá quem aceite."

Martin Langan, presidente e diretor de inovação da legalmatters

No momento, a legalmatters está apenas arranhando a superfície do que seus funcionários podem fazer com o NetDocuments, mas a empresa espera que mais benefícios sejam obtidos assim que as medidas de "bloqueio" da COVID-19 forem flexibilizadas.

Como afirma Langan, "o NetDocuments é um dos elementos fundamentais para a forma como queremos atender nossos clientes. O feedback dos funcionários até o momento tem sido muito positivo e espero ouvir mais quando as pessoas puderem se encontrar fisicamente com os clientes novamente, pois eles começam a acessar os documentos em qualquer lugar por meio de seus dispositivos móveis. Se o você perguntar a qualquer pessoa da nossa empresa sobre a possibilidade de voltar ao nosso antigo DMS, acho que não haverá quem aceite."

Trabalhando com um parceiro

Tanto a legalmatters quanto a Hoffbrand Consulting pertencem a um consórcio chamado Baskerville Drummond Consulting Group e foi em uma reunião desse grupo que Martin e Paul se conheceram. Paul demonstrou o sistema e ficou óbvio que a NetDocuments era a plataforma e que Paul Hoffbrand, como parceiro de consultoria da NetDocuments, era o mais indicado para implementar o sistema. A metodologia padrão de implementação de Paul foi usada para colocar o sistema em funcionamento rapidamente. Em seguida, ele trabalhou com a equipe da legalmatters para integrar o sistema de gerenciamento de prática e migrar os documentos.

No dia do go-live, Paul e Martin estavam on-line com toda a equipe e Paul realizou o treinamento dos usuários. Depois disso, as equipes voltaram para seus PCs e Paul e Martin estavam disponíveis para acompanhar remotamente e responder a quaisquer perguntas que surgissem.

"Trabalhar com a Hoffbrand Consulting provou ser realmente valioso para nós. O conhecimento de Paul sobre o sistema é extenso e ele nos deu ótimas orientações durante as fases de implementação, migração e treinamento. Sua capacidade de responder com rapidez e precisão aos problemas foi extremamente útil para nós, tanto que concedemos à Hoffbrand Consulting um contrato de suporte contínuo.

Nós nos sentimos muito bem atendidos pela Hoffbrand Consulting e é reconfortante para nós saber que a NetDocuments o apóia", concluiu Langan.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.