Om juridiska frågor

Legalmatters är ett brittiskt företag som består av advokater specialiserade på testamenten, trust, fullmakter, fastighets- och skatteplanering, fastighetsförvaltning och fastighetsöverlåtelser.

Som ett specialiserat företag för privatkunder erbjuder legalmatters snabb, innovativ hjälp till fast kostnad med juridiska aspekter av familje- och förmögenhetsskydd samt förvaltning. Företaget är framåtblickande när det gäller att göra affärer online, vilket innebär att tekniken är central för legalmatters när det gäller att leverera högkvalitativa juridiska tjänster till sina kunder.

Som en del av företagets pågående digitala omvandling hade legalmatters beslutat att utveckla sin egen skräddarsydda programvara. När det gällde dokumenthantering ville legalmatters dock inte uppfinna hjulet på nytt och letade efter ett molnbaserat system som enkelt kunde integreras med dess skräddarsydda arbetsflöden.

Säker åtkomst från valfri plats

Utöver integrationen sökte legalmatters efter ett molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) som skulle göra det möjligt för personalen att säkert komma åt och söka efter dokument från vilken enhet eller plats som helst.

”Innan vi implementerade det nya DMS-systemet kunde vi endast komma åt dokument på distans via en hostad dator. Om personalen behövde komma åt ett dokument när de var utanför kontoret eller under helgen, var de tvungna att gå igenom den krångliga processen att logga in på den hostade datorn varje gång. Vi behövde ett molnbaserat DMS-system som gav oss stor flexibilitet och säkerhet”, säger Martin Langan, ordförande och innovationsdirektör på legalmatters.

”Innan vi implementerade det nya DMS-systemet kunde vi endast komma åt dokument på distans via en hostad dator... Vi behövde ett molnbaserat DMS-system som gav oss stor flexibilitet och säkerhet.”

Martin Langan, ordförande och innovationsdirektör, legalmatters

Efter en omfattande utvärdering av DMS-marknaden kom legalmatters fram till att NetDocuments bäst uppfyllde företagets affärskrav. NetDocuments konsultpartner, Hoffbrand Consulting, arbetade sedan nära tillsammans med legalmatters för att flytta över 300 000 dokument till det nya DMS-systemet.

Hitta rätt dokument första gången

NetDocuments har gjort det möjligt för legalmatters att enkelt skapa, visa, redigera och dela dokument på vilken dator, surfplatta eller mobil enhet som helst utan att behöva oroa sig för att kundernas data ska utsättas för risk. Dessutom kan NetDocuments, tack vare sin inbyggda integration med Microsoft 365, användas i legalmatters befintliga Office-applikationer.

NetDocuments robusta sökfunktion för företag och maskinassisterad arkivering har hjälpt legalmatters advokater att hitta den information de söker på några sekunder, istället för att lägga ner onödigt mycket tid på att söka igenom dåligt arkiverade elektroniska dokument.

”Integrationen av NetDocuments med vår företags-e-post har gjort en betydande skillnad. Vi kan nu automatiskt spara inkommande och utgående e-postmeddelanden i NetDocuments, och den prediktiva arkiveringen har varit fantastisk. Detta har gjort det mycket enklare att arkivera kundkorrespondens, eftersom vi har fullt förtroende för att den kommer att kopplas till rätt dokument”, säger Martin Langan, ordförande och innovationsdirektör på legalmatters.

Ett område där NetDocuments har kommit till sin rätt är legalmatters arbete med arvssaker. Företaget får fortfarande en betydande mängd pappersbaserad korrespondens från finansinstitut som måste skannas och sparas som elektroniska dokument. Med NetDocuments omfattande sökfunktioner kan legalmatters nu lika enkelt som tidigare

”Tidigare, när vi behövde hitta ett visst dokument, var vi tvungna att veta exakt vad det hette eller var det var arkiverat. Men med NetDocuments kan vi hitta de dokument vi vill ha på några sekunder, med hjälp av mycket bredare sökparametrar.”

Martin Langan, ordförande och innovationsdirektör, legalmatters

söka i skannade dokument på samma sätt som i vanliga textfiler. Detta har visat sig vara särskilt användbart för juridiska ärenden när det gäller att stämma av betalningar, i den utsträckning att företaget har hittat summor som det tidigare inte kunnat redovisa.

”Tidigare, när vi behövde hitta ett visst dokument, var vi tvungna att veta exakt vad det hette eller var det var arkiverat. Men med NetDocuments kan vi hitta de dokument vi vill ha på några sekunder, med hjälp av mycket bredare sökparametrar”, förklarade Langan.

Förbättrad IT-säkerhet och arbetsflöde

NetDocuments har också hjälpt legalmatters att förbättra sin IT-säkerhet och sitt arbetsflöde, eftersom legalmatters nu kan dela dokument externt med kunder via säkra länkar, vilket gör kommunikationen mycket säkrare. legalmatters har också dragit nytta av att integrera DocuSign med NetDocuments, så att kunderna kan underteckna dokument elektroniskt istället för att skicka dem med posten, vilket sparar både företaget och kunderna betydande tid och ansträngning när det gäller att korrespondera med varandra.

Utöka talangpoolen och skapa en positiv användarupplevelse

Liksom många andra företag har legalmatters drabbats av störningar till följd av den globala COVID-19-pandemin. Men tack vare implementeringen av NetDocuments har företaget kunnat fortsätta sin verksamhet som vanligt trots att de anställda inte kan arbeta från kontoret. Denna flexibilitet har också gjort det möjligt för legalmatters att bredda sitt nätverk när det gäller rekrytering, eftersom kandidaternas hemort inte längre är en så viktig faktor. ”Vi rekryterade nyligen en ny medlem till vårt arvsteam, och för första gången beslutade vi att inte begränsa sökandet till personer som kunde ta sig till vårt kontor. Detta gjorde det möjligt för oss att anställa den bästa personen för jobbet oavsett var hen bor, och det ökade också vår geografiska räckvidd. Produkter som NetDocuments bidrar verkligen till att skapa lika villkor när det gäller rekrytering av talanger och kunder”, säger Langan.

"Om du frågar någon i vårt företag om de vill gå tillbaka till vårt gamla DMS tror jag inte att det skulle finnas några som vill det."

Martin Langan, ordförande och innovationsdirektör, legalmatters

För närvarande utnyttjar LegalMatters bara en bråkdel av de möjligheter som NetDocuments erbjuder sina anställda, men företaget förväntar sig ytterligare fördelar när COVID-19-restriktionerna lättas.

Som Langan säger: ”NetDocuments är en av byggstenarna i hur vi vill betjäna våra kunder. Återkopplingen från medarbetarna har hittills varit mycket positiv, och jag förväntar mig att höra ännu mer när medarbetarna återigen kan träffa kunderna fysiskt och börjar använda dokumenten på resande fot via sina mobila enheter. Om du frågar någon i vårt företag om de vill gå tillbaka till vårt gamla DMS tror jag inte att det finns någon som vill det.”

Arbeta med en partner

Både LegalMatters och Hoffbrand Consulting tillhör ett konsortium som heter Baskerville Drummond Consulting Group, och det var vid ett möte med denna grupp som Martin och Paul träffades. Paul demonstrerade systemet och det blev uppenbart att NetDocuments var den rätta plattformen och att Paul Hoffbrand, som konsultpartner till NetDocuments, var den som var bäst lämpad att implementera systemet. Pauls standardmetodik för implementering användes för att snabbt få systemet igång. Därefter arbetade han tillsammans med legalmatters team för att integrera systemet i praktikhanteringssystemet och migrera dokumenten.

På lanseringsdagen var Paul och Martin online med all personal och Paul höll i användarutbildningen. När den var klar gick teamen tillbaka till sina datorer och både Paul och Martin var tillgängliga för att fjärrstyra och svara på eventuella frågor.

”Samarbetet med Hoffbrand Consulting har visat sig vara mycket värdefullt för oss. Paul har omfattande kunskaper om systemet och gav oss utmärkta råd under implementerings-, migrerings- och utbildningsfaserna. Hans förmåga att reagera snabbt och korrekt på problem var till enorm hjälp för oss, så pass att vi har tecknat ett löpande supportavtal med Hoffbrand Consulting.

Vi känner oss mycket väl betjänade av Hoffbrand Consulting och det är betryggande för oss att veta att NetDocuments står bakom honom, avslutar Langan.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.