Acerca de legalmatters

Legalmatters es un bufete británico compuesto por abogados especializados en testamentos, fideicomisos, poderes notariales, planificación patrimonial y fiscal, administración de patrimonios y compraventa de viviendas.

Como despacho especializado en clientes particulares, legalmatters ofrece ayuda rápida, innovadora y a un coste fijo en los aspectos legales de la protección y gestión de la familia y el patrimonio. El bufete tiene visión de futuro cuando se trata de hacer negocios en línea, lo que significa que la tecnología es fundamental para que legalmatters ofrezca un servicio jurídico de alta calidad a sus clientes.

Como parte de la transformación digital en curso del bufete, legalmatters había decidido desarrollar su propio software a medida. Sin embargo, en lo que respecta a la gestión de documentos, legalmatters no quería reinventar la rueda y buscaba un sistema basado en la nube que se integrara fácilmente con sus flujos de trabajo personalizados.

Acceso seguro desde cualquier lugar

Más allá de la integración, legalmatters buscaba un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube que permitiera a su personal acceder y buscar documentos de forma segura desde cualquier dispositivo o ubicación.

"Antes de implantar el nuevo DMS, sólo podíamos acceder a los documentos a distancia a través de un escritorio alojado. Si el personal necesitaba acceder a un documento mientras estaba fuera de la oficina o durante el fin de semana, tenía que pasar cada vez por el engorro de iniciar sesión en el escritorio alojado. Necesitábamos un DMS basado en la nube que nos proporcionara una gran agilidad y seguridad", declaró Martin Langan, Presidente y Director de Innovación de legalmatters.

"Antes de implantar el nuevo DMS, sólo podíamos acceder a los documentos de forma remota a través de un escritorio alojado... Necesitábamos un DMS basado en la nube que nos proporcionara una gran agilidad y seguridad".

Martin Langan, Presidente y Director de Innovación, legalmatters

Tras una amplia evaluación del mercado de DMS, legalmatters llegó a la conclusión de que NetDocuments era el que mejor satisfacía las necesidades empresariales del bufete. A continuación, Hoffbrand Consulting, socio consultor de NetDocuments, colaboró estrechamente con legalmatters para trasladar más de 300.000 documentos al nuevo DMS.

Encontrar el documento adecuado la primera vez

NetDocuments ha permitido a legalmatters crear, ver, editar y compartir documentos fácilmente en cualquier ordenador de sobremesa, tableta o dispositivo móvil sin preocuparse de estar poniendo en riesgo los datos de los clientes. Además, la integración nativa de NetDocuments con Microsoft 365 permite utilizarlo dentro de las aplicaciones de Office existentes de legalmatters.

La sólida funcionalidad de búsqueda empresarial y archivado asistido por máquina de NetDocuments ha ayudado a los abogados de legalmatters a encontrar la información que buscan en cuestión de segundos, en lugar de perder un tiempo excesivo buscando documentos electrónicos mal archivados.

"La integración de NetDocuments con nuestro correo electrónico corporativo ha supuesto una diferencia significativa. Ahora podemos guardar automáticamente los correos electrónicos entrantes y salientes en NetDocuments y el archivado predictivo ha sido brillante. Esto ha facilitado enormemente el archivado de la correspondencia de los clientes, ya que tenemos plena confianza en que se asociará a los documentos correctos", declaró Martin Langan, Presidente y Director de Innovación de legalmatters.

Uno de los ámbitos en los que NetDocuments ha cobrado protagonismo es el trabajo de legalización de testamentos de legalmatters. El bufete sigue recibiendo una cantidad importante de correspondencia en papel de las entidades financieras que es necesario escanear y guardar como documentos electrónicos. Con las amplias capacidades de búsqueda de NetDocuments, legalmatters puede ahora con la misma facilidad

"En el pasado, si necesitábamos encontrar un documento concreto, teníamos que saber específicamente cómo se llamaba o dónde estaba f iltrado. Pero con NetDocuments podemos encontrar los documentos que queremos en segundos, utilizando parámetros de búsqueda mucho más amplios."

Martin Langan, Presidente y Director de Innovación, legalmatters

buscar documentos escaneados como lo haría en archivos de texto nativos. Esto ha resultado especialmente útil para legalmatters a la hora de conciliar pagos, hasta el punto de que el bufete ha encontrado sumas de dinero que antes no había podido contabilizar.

"En el pasado, si necesitábamos encontrar un documento concreto, teníamos que saber específicamente cómo se llamaba o dónde estaba archivado. Pero con NetDocuments podemos encontrar los documentos que queremos en cuestión de segundos, utilizando parámetros de búsqueda mucho más amplios", explicó Langan.

Seguridad informática y flujo de trabajo mejorados

NetDocuments también ha ayudado a legalmatters a mejorar su seguridad informática y su flujo de trabajo, ya que ahora legalmatters puede compartir documentos externamente con los clientes mediante enlaces seguros, lo que hace que la comunicación sea mucho más segura. legalmatters también se ha beneficiado de la integración de DocuSign con NetDocuments para que los clientes puedan firmar documentos electrónicamente en lugar de enviarlos por correo, lo que ahorra tanto a la empresa como a los clientes un tiempo y un esfuerzo considerables a la hora de mantener correspondencia entre ellos.

Ampliar la reserva de talentos e impulsar una experiencia de usuario positiva

Al igual que muchas empresas, legalmatters está haciendo frente a los trastornos provocados por la pandemia mundial de COVID-19. Sin embargo, la implantación de NetDocuments ha contribuido en gran medida a que el bufete pueda seguir funcionando "como de costumbre" a pesar de que los empleados no puedan trabajar desde su oficina. Esta flexibilidad también ha permitido a legalmatters ampliar la red a la hora de contratar personal, ya que el lugar de residencia del candidato es un factor mucho menos importante. "Hace poco contratamos a un nuevo miembro para nuestro equipo de sucesiones, y por primera vez decidimos que no íbamos a restringir la búsqueda a las personas que pudieran llegar a nuestra oficina. Esto nos permitió contratar a la mejor persona para el trabajo independientemente de su ubicación y también aumentó nuestra presencia geográfica. Productos como NetDocuments ayudan realmente a nivelar el terreno de juego en lo que se refiere a la captación de talentos y clientes", afirma Langan.

"Si preguntas a alguien de nuestra empresa sobre volver a nuestro antiguo DMS, no creo que haya ningún interesado".

Martin Langan, Presidente y Director de Innovación, legalmatters

En la actualidad, legalmatters sólo está arañando la superficie de lo que sus empleados pueden hacer con NetDocuments, pero la empresa espera obtener mayores beneficios una vez que se suavicen las medidas de "bloqueo" de COVID-19.

Como afirma Langan, "NetDocuments es uno de los pilares en torno a cómo queremos servir a nuestros clientes. Los comentarios de los empleados hasta la fecha han sido muy positivos y espero oír más una vez que la gente pueda volver a reunirse físicamente con los clientes cuando empiecen a acceder a los documentos sobre la marcha a través de su dispositivo móvil. Si le preguntas a alguien en nuestra empresa sobre volver a nuestro antiguo DMS no creo que haya ningún interesado".

Trabajar con un socio

Tanto legalmatters como Hoffbrand Consulting pertenecen a un consorcio llamado Baskerville Drummond Consulting Group y fue en una reunión de ese grupo donde Martin y Paul se conocieron. Paul hizo una demostración del sistema y resultó obvio que NetDocuments era la plataforma y que Paul Hoffbrand, como socio consultor de NetDocuments era el más indicado para implantar el sistema. Se utilizó la metodología de implementación estándar de Paul para poner el sistema en marcha rápidamente. A continuación, trabajó con el equipo de legalmatters para integrarlo en el sistema de gestión de la consulta y migrar los documentos.

El día de la puesta en marcha, Paul y Martin estuvieron en línea con todo el personal y Paul dirigió la formación de los usuarios. Una vez terminada, los equipos volvieron a sus PC y tanto Paul como Martin estuvieron disponibles para dar un paseo a distancia y responder a cualquier pregunta que surgiera.

"Trabajar con Hoffbrand Consulting nos ha resultado realmente valioso. Los conocimientos de Paul sobre el sistema son amplios y nos ofreció un gran asesoramiento durante las fases de implantación, migración y formación. Su capacidad para responder con rapidez y precisión a los problemas nos resultó enormemente útil, hasta el punto de que hemos adjudicado a Hoffbrand Consulting un contrato de asistencia continua.

Nos sentimos muy bien atendidos por Hoffbrand Consulting y nos reconforta saber que NetDocuments le respalda", concluyó Langan.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.