Over juridische zaken

Legalmatters is een Brits advocatenkantoor dat bestaat uit advocaten die gespecialiseerd zijn in testamenten, trusts, volmachten, vermogens- en fiscale planning, vermogensbeheer en overdracht van onroerend goed.

Als gespecialiseerd kantoor voor particuliere cliënten biedt legalmatters snelle, innovatieve hulp tegen vaste kosten bij juridische aspecten van familie- en vermogensbescherming en -beheer. Het kantoor is vooruitstrevend als het gaat om online zakendoen, wat betekent dat technologie centraal staat bij het leveren van hoogwaardige juridische dienstverlening aan zijn cliënten.

Als onderdeel van de voortdurende digitale transformatie van het bedrijf had legalmatters besloten om zijn eigen software op maat te ontwikkelen. Wat documentbeheer betreft, wilde legalmatters echter niet het wiel opnieuw uitvinden en was het op zoek naar een cloudgebaseerd systeem dat gemakkelijk kon worden geïntegreerd in zijn op maat gemaakte workflows.

Veilige toegang vanaf elke locatie

Naast integratie was LegalMatters op zoek naar een cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS) waarmee hun personeel veilig toegang kon krijgen tot documenten en deze kon doorzoeken vanaf elk apparaat en elke locatie.

"Voordat we het nieuwe DMS implementeerden, konden we alleen op afstand toegang krijgen tot documenten via een gehoste desktop. Als medewerkers buiten kantoor of in het weekend toegang moesten hebben tot een document, moesten ze elke keer opnieuw inloggen op de gehoste desktop. We hadden behoefte aan een cloudgebaseerd DMS dat ons veel flexibiliteit en veiligheid bood", aldus Martin Langan, voorzitter en innovatiedirecteur bij legalmatters.

"Voordat we het nieuwe DMS implementeerden, konden we alleen op afstand toegang krijgen tot documenten via een gehoste desktop... We hadden behoefte aan een cloudgebaseerd DMS dat ons veel flexibiliteit en veiligheid bood."

Martin Langan, voorzitter en innovatiedirecteur, legalmatters

Na een uitgebreide evaluatie van de DMS-markt kwam legalmatters tot de conclusie dat NetDocuments het beste voldeed aan de zakelijke vereisten van het bedrijf. De adviespartner van NetDocuments, Hoffbrand Consulting, werkte vervolgens nauw samen met legalmatters om meer dan 300.000 documenten naar het nieuwe DMS over te zetten.

De juiste documenten meteen vinden

NetDocuments heeft legalmatters in staat gesteld om eenvoudig documenten te maken, te bekijken, te bewerken en te delen op elke desktop, tablet of mobiel apparaat, zonder zich zorgen te hoeven maken dat ze klantgegevens in gevaar brengen. Bovendien kan NetDocuments dankzij de native integratie met Microsoft 365 worden gebruikt binnen de bestaande Office-toepassingen van legalmatters.

De krachtige zoekfunctie en machineondersteunde archiveringsfunctionaliteit van NetDocuments hebben de advocaten van legalmatters geholpen om de informatie die ze zoeken binnen enkele seconden te vinden, in plaats van buitensporig veel tijd te besteden aan het doorzoeken van slecht geordende elektronische documenten.

"De integratie van NetDocuments met onze bedrijfsmail heeft een groot verschil gemaakt. We kunnen nu automatisch inkomende en uitgaande e-mails opslaan in NetDocuments en de voorspellende archivering werkt super. Dit maakt het archiveren van klantcorrespondentie veel makkelijker, omdat we er zeker van zijn dat het bij de juiste documenten komt", aldus Martin Langan, voorzitter en innovatiedirecteur bij legalmatters.

Een gebied waarop NetDocuments goed van pas komt, is het werk van legalmatters op het gebied van erfrecht. Het kantoor ontvangt nog steeds een aanzienlijke hoeveelheid papieren correspondentie van financiële instellingen, die moet worden gescand en opgeslagen als elektronische documenten. Dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden van NetDocuments kan legalmatters nu net zo gemakkelijk

“Als we vroeger een bepaald document moesten vinden, moesten we precies weten hoe het heette of waar het was opgeslagen. Maar met NetDocuments kunnen we de gewenste documenten binnen enkele seconden vinden, met behulp van veel bredere zoekparameters.”

Martin Langan, voorzitter en innovatiedirecteur, legalmatters

gescande documenten doorzoeken alsof het native tekstbestanden zijn. Dit is met name nuttig gebleken voor juridische zaken bij het afstemmen van betalingen, in die mate dat het bedrijf geldbedragen heeft gevonden die het voorheen niet kon verantwoorden.

"Als we vroeger een bepaald document moesten vinden, moesten we precies weten hoe het heette of waar het was opgeslagen. Maar met NetDocuments kunnen we de gewenste documenten binnen enkele seconden vinden, met behulp van veel bredere zoekparameters", legt Langan uit.

Verbeterde IT-beveiliging en workflow

NetDocuments heeft legalmatters ook geholpen bij het verbeteren van de IT-beveiliging en workflow, omdat legalmatters nu documenten extern met klanten kan delen via beveiligde links, wat de communicatie veel veiliger maakt. legalmatters heeft ook geprofiteerd van de integratie van DocuSign met NetDocuments, zodat klanten documenten elektronisch kunnen ondertekenen in plaats van ze per post te versturen, wat zowel het bedrijf als de klanten veel tijd en moeite bespaart bij de onderlinge correspondentie.

Het talentenaanbod verbreden en een positieve gebruikerservaring stimuleren

Net als veel andere bedrijven heeft legalmatters te maken met de verstoring van de wereldwijde COVID-19-pandemie. De implementatie van NetDocuments heeft er echter in belangrijke mate toe bijgedragen dat het bedrijf 'business as usual' kon blijven draaien, ondanks het feit dat de medewerkers niet vanuit kantoor konden werken. Dankzij deze flexibiliteit heeft legalmatters ook zijn net kunnen verbreden op het gebied van werving, omdat de locatie van een kandidaat veel minder belangrijk is geworden. "We hebben onlangs een nieuw lid voor ons team voor erfrechtzaken aangeworven en voor het eerst hebben we besloten dat we de zoektocht niet zouden beperken tot mensen die ons kantoor konden bereiken. Hierdoor konden we de beste persoon voor de functie aannemen, ongeacht waar hij of zij zich bevindt, en konden we ook onze geografische voetafdruk vergroten. Producten zoals NetDocuments helpen echt om het speelveld gelijk te maken als het gaat om het aantrekken van talent en klanten", aldus Langan.

"Als je iemand in ons bedrijf vraagt of hij terug wil naar ons oude DMS, denk ik niet dat er ook maar één persoon is die dat zou willen."

Martin Langan, voorzitter en innovatiedirecteur, legalmatters

Op dit moment maakt LegalMatters nog maar gebruik van een fractie van de mogelijkheden die NetDocuments zijn medewerkers biedt, maar het kantoor verwacht dat er nog meer voordelen zullen worden gerealiseerd zodra de COVID-19-lockdownmaatregelen worden versoepeld.

Zoals Langan zegt: "NetDocuments is een van de bouwstenen van hoe we onze klanten willen bedienen. De feedback van medewerkers is tot nu toe zeer positief en ik verwacht dat er nog meer positieve reacties zullen komen zodra mensen weer fysiek met klanten kunnen afspreken en ze onderweg toegang krijgen tot documenten via hun mobiele apparaat. Als je iemand in ons bedrijf vraagt of hij terug wil naar ons oude DMS, denk ik niet dat er ook maar één persoon is die dat zou willen."

Samenwerken met een partner

Zowel LegalMatters als Hoffbrand Consulting behoren tot een consortium genaamd Baskerville Drummond Consulting Group en het was tijdens een bijeenkomst van die groep dat Martin en Paul elkaar ontmoetten. Paul demonstreerde het systeem en het werd duidelijk dat NetDocuments het juiste platform was en dat Paul Hoffbrand, als NetDocuments Consulting Partner, de aangewezen persoon was om het systeem te implementeren. Pauls standaard implementatiemethode werd gebruikt om het systeem snel operationeel te krijgen. Vervolgens werkte hij samen met het team van legalmatters om het systeem te integreren in het praktijkbeheersysteem en de documenten te migreren.

Op de dag dat het systeem live ging, waren Paul en Martin online met alle medewerkers en gaf Paul de gebruikerstraining. Toen die klaar was, gingen de teams terug naar hun pc's en waren zowel Paul als Martin beschikbaar om op afstand rond te lopen en eventuele vragen te beantwoorden.

“De samenwerking met Hoffbrand Consulting is voor ons zeer waardevol gebleken. Paul heeft uitgebreide kennis van het systeem en heeft ons uitstekend advies gegeven tijdens de implementatie-, migratie- en trainingsfasen. Zijn vermogen om snel en accuraat op problemen te reageren, was voor ons enorm nuttig, zozeer zelfs dat we Hoffbrand Consulting een doorlopend ondersteuningscontract hebben toegekend.

We voelen ons zeer goed bediend door Hoffbrand Consulting en het is geruststellend om te weten dat NetDocuments hem ondersteunt", concludeerde Langan.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.