A transição de sistemas locais para a tecnologia de nuvem oferece inúmeras vantagens para pequenos escritórios de advocacia. Nossa série abordou benefícios financeiros, escalabilidade, segurança e conformidade reforçadas e melhor desempenho e confiabilidade. Este artigo explorará como os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) baseados em nuvem oferecem suporte a ambientes de trabalho flexíveis e promovem a colaboração eficaz com clientes e colegas.

A necessidade de ambientes de trabalho flexíveis nos escritórios de advocacia

Os estereótipos do setor jurídico evocam imagens de estruturas de trabalho rígidas, horas exaustivas, montanhas de papelada e equilíbrio insignificante entre vida pessoal e profissional. Nos últimos anos, entretanto, essas expectativas mudaram drasticamente em favor de ambientes de trabalho flexíveis que permitem que os profissionais do setor jurídico trabalhem de qualquer lugar sem comprometer a produtividade.

Mas essa flexibilidade é mais do que apenas uma tendência impulsionada pelas gerações mais jovens que estão entrando no mercado de trabalho. Pesquisas indicam que 95% dos trabalhadores querem ter a opção de trabalhar remotamente e 85% consideram a tecnologia essencial para um futuro de trabalho em qualquer lugar.  

A flexibilidade também é uma necessidade estratégica, principalmente porque os escritórios de advocacia lidam cada vez mais com casos que abrangem várias jurisdições, exigindo conectividade e colaboração constantes, independentemente da localização física. Eventos externos, como a pandemia da COVID-19, reforçam ainda mais a necessidade de recursos remotos.  

Para os escritórios de advocacia que desejam se manter competitivos e eficientes, é essencial adotar soluções baseadas em nuvem que ofereçam suporte ao trabalho remoto e à colaboração.   

Os sistemas locais têm dificuldades para dar suporte ao trabalho remoto

Os sistemas de gerenciamento de documentos no local têm limitações significativas quando se trata de trabalho remoto. O acesso a documentos por meio de VPN e serviços de área de trabalho remota pode ser complicado, lento e não confiável, criando obstáculos consideráveis à produtividade, pois os advogados precisam de acesso rápido e confiável aos arquivos de seus casos.

"Antes de implantar o novo DMS, só conseguíamos acessar documentos remotamente por meio de um desktop hospedado", explica Martin Langan, presidente e diretor de inovação da legalmatters. "Se a equipe precisasse acessar um documento quando estivesse fora do escritório ou durante o fim de semana, teria que passar pela complicação de fazer login no desktop hospedado todas as vezes. Precisávamos de um DMS baseado em nuvem que nos proporcionasse grande agilidade e segurança."

Esta série já abordou os riscos de segurança associados aos sistemas locais. Mas vale a pena observar que ter um processo seguro para acesso remoto nem sempre é suficiente. A realidade é que, quando a execução de tarefas da "maneira correta" é muito complicada ou inconveniente, é mais provável que os funcionários encontrem soluções alternativas arriscadas, como o envio de documentos por e-mail para contas pessoais ou o uso de armazenamento em nuvem não seguro.

No mundo de hoje, os advogados devem poder acessar os documentos confidenciais dos clientes de qualquer lugar. Os escritórios de advocacia são responsáveis pela implementação da tecnologia que garante que o processo seja tranquilo, seguro e confiável.

O desafio da colaboração com sistemas locais

A colaboração eficaz é fundamental na prática jurídica, mas os sistemas locais podem impedir esse processo. O compartilhamento de documentos com colegas ou clientes geralmente envolve anexos de e-mail complicados ou cópias físicas, o que leva a problemas de controle de versão e atrasos. A colaboração remota é particularmente desafiadora, pois esses sistemas não possuem os recursos de edição e compartilhamento em tempo real necessários para um trabalho em equipe eficiente.

Além disso, a integração de sistemas locais com outras ferramentas jurídicas essenciais, como software de gerenciamento de casos ou bancos de dados de pesquisa jurídica, pode ser difícil e onerosa. Essa fragmentação resulta em fluxos de trabalho ineficientes e maior possibilidade de erros, afetando negativamente a produtividade geral e o atendimento ao cliente.  

O gerenciamento de documentos com base na nuvem facilita o trabalho remoto e a colaboração

Um DMS baseado em nuvem oferece a flexibilidade de que os profissionais da área jurídica precisam no ambiente de trabalho atual. As soluções em nuvem permitem que os advogados acessem arquivos com segurança e concluam tarefas de qualquer local. Não há necessidade de conexões VPN complicadas ou soluções alternativas arriscadas e não seguras. Em vez disso, os profissionais da área jurídica podem se manter produtivos e prestar um atendimento superior ao cliente, independentemente de onde estejam.

A colaboração é outra área em que a tecnologia baseada em nuvem se sobressai em relação às suas antecessoras locais - na verdade, 80% dos funcionários dizem que a colaboração remota é melhor ou tão boa quanto a colaboração presencial.  

O Cloud DMS possibilita o compartilhamento e a edição de documentos em tempo real, permitindo que vários membros da equipe trabalhem no mesmo documento simultaneamente, sem os atrasos e os problemas de controle de versão associados aos aplicativos locais.  

Os profissionais da área jurídica que utilizam o DMS baseado na nuvem também podem colaborar com os clientes de forma fácil e segura, melhorando ainda mais o nível de serviço que prestam. Mudar para a nuvem foi, portanto, uma medida estratégica para a Coleman Greig: "Queríamos mudar para um ambiente mais colaborativo", explica o ex-CEO Warren McLean, que supervisionou a transição. "A colaboração, não apenas entre nossa equipe, mas também entre nossa base de clientes, era fundamental. Precisávamos de um DMS que tornasse isso perfeito."

Mais um benefício? As soluções baseadas em nuvem se integram perfeitamente a outras ferramentas jurídicas essenciais, como software de gerenciamento de casos, plataformas de e-mail e bancos de dados de pesquisa jurídica. Essa integração simplifica os fluxos de trabalho, garantindo que todas as informações relevantes sejam facilmente acessíveis em uma plataforma unificada.  

Conclusão: O trabalho jurídico é melhor na nuvem

A mudança para o trabalho remoto e a colaboração representa uma mudança duradoura no setor jurídico. Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem oferecem a flexibilidade, a segurança e os recursos de colaboração necessários para prosperar nesse novo cenário. Em contrapartida, os sistemas locais são insuficientes, apresentando inúmeros desafios que prejudicam a produtividade e a eficiência.

Para os escritórios de advocacia que ainda dependem de sistemas locais, agora é a hora de mudar para o gerenciamento de documentos baseado na nuvem. Ao adotar a tecnologia de nuvem, os escritórios podem garantir que estão bem equipados para atender às demandas da prática jurídica moderna, aumentando sua capacidade de trabalhar remotamente e colaborar de forma eficaz.

‍