Le passage des systèmes sur site à la technologie cloud offre de nombreux avantages aux petits cabinets d'avocats. Notre série a abordé les avantages financiers, l'évolutivité, le renforcement de la sécurité et de la conformité, ainsi que l'amélioration des performances et de la fiabilité. Cet article explore comment les systèmes de gestion documentaire (DMS) basés sur le cloud favorisent la flexibilité des environnements de travail et encouragent une collaboration efficace avec les clients et les collègues.

La nécessité d'environnements de travail flexibles dans les cabinets d'avocats

Les stéréotypes associés au secteur juridique évoquent des images de structures de travail rigides, d'horaires épuisants, de montagnes de paperasse et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée quasi inexistant. Ces dernières années, cependant, ces attentes ont radicalement changé en faveur d'environnements de travail flexibles qui permettent aux professionnels du droit de travailler de n'importe où sans compromettre leur productivité.

Mais cette flexibilité est plus qu'une simple tendance impulsée par les jeunes générations qui entrent sur le marché du travail. Des enquêtes indiquent que 95 % des travailleurs souhaitent avoir la possibilité de travailler à distance, et 85 % considèrent que la technologie est essentielle pour pouvoir travailler de n'importe où à l'avenir.  

La flexibilité est également une nécessité stratégique, d'autant plus que les cabinets d'avocats traitent de plus en plus souvent des affaires qui couvrent plusieurs juridictions, ce qui nécessite une connectivité et une collaboration constantes, quel que soit le lieu physique. Des événements externes, tels que la pandémie de COVID-19, soulignent encore davantage la nécessité de disposer de capacités à distance.  

Pour les cabinets d'avocats qui souhaitent rester compétitifs et efficaces, il est essentiel d'adopter des solutions basées sur le cloud qui prennent en charge le travail à distance et la collaboration.   

Les systèmes sur site peinent à prendre en charge le télétravail

Les systèmes de gestion de documents sur site présentent des limites importantes en matière de télétravail. L'accès aux documents via VPN et services de bureau à distance peut s'avérer complexe, lent et peu fiable, ce qui entrave considérablement la productivité, car les avocats ont besoin d'un accès rapide et fiable à leurs dossiers.

« Avant de déployer le nouveau système de gestion documentaire, nous ne pouvions accéder aux documents à distance que via un bureau hébergé », explique Martin Langan, président et directeur de l'innovation chez legalmatters. « Si les employés avaient besoin d'accéder à un document lorsqu'ils n'étaient pas au bureau ou pendant le week-end, ils devaient se connecter à chaque fois au bureau hébergé, ce qui était fastidieux. Nous avions besoin d'un système de gestion documentaire basé sur le cloud qui nous offrait une grande agilité et une sécurité optimale. »

Cette série a déjà abordé les risques de sécurité associés aux systèmes sur site. Mais il convient de noter qu'il ne suffit pas toujours de disposer d'un processus sécurisé pour l'accès à distance. En réalité, lorsque la « bonne méthode » pour effectuer certaines tâches est trop compliquée ou peu pratique, les employés sont plus enclins à trouver des solutions de contournement risquées, comme envoyer des documents par e-mail vers leurs comptes personnels ou utiliser un stockage cloud non sécurisé.

Dans le monde actuel, les avocats doivent pouvoir accéder aux documents confidentiels de leurs clients où qu'ils se trouvent. Les cabinets d'avocats ont la responsabilité de mettre en place des technologies qui garantissent la fluidité, la sécurité et la fiabilité du processus.

Le défi de la collaboration avec les systèmes sur site

Une collaboration efficace est essentielle dans la pratique juridique, mais les systèmes sur site peuvent entraver ce processus. Le partage de documents avec des collègues ou des clients implique souvent l'envoi fastidieux de pièces jointes par e-mail ou de copies physiques, ce qui entraîne des problèmes de contrôle des versions et des retards. La collaboration à distance est particulièrement difficile, car ces systèmes ne disposent pas des fonctionnalités d'édition et de partage en temps réel nécessaires à un travail d'équipe efficace.

De plus, l'intégration des systèmes sur site à d'autres outils juridiques essentiels, tels que les logiciels de gestion des dossiers ou les bases de données de recherche juridique, peut s'avérer difficile et coûteuse. Cette fragmentation entraîne des flux de travail inefficaces et augmente le risque d'erreurs, ce qui a un impact négatif sur la productivité globale et le service à la clientèle.  

La gestion des documents dans le cloud facilite le travail à distance et la collaboration

Un système de gestion documentaire basé sur le cloud offre la flexibilité dont les professionnels du droit ont besoin dans l'environnement de travail actuel. Les solutions cloud permettent aux avocats d'accéder en toute sécurité à leurs fichiers et d'effectuer leurs tâches depuis n'importe quel endroit. Plus besoin de connexions VPN encombrantes ou de solutions de contournement risquées et non sécurisées. Les professionnels du droit peuvent ainsi rester productifs et offrir un service client de qualité supérieure, où qu'ils se trouvent.

La collaboration est un autre domaine dans lequel la technologie cloud surpasse ses prédécesseurs sur site. En effet, 80 % des employés affirment que la collaboration à distance est meilleure ou tout aussi bonne que la collaboration en personne.  

Cloud DMS permet le partage et la modification de documents en temps réel, ce qui permet à plusieurs membres d'une équipe de travailler simultanément sur le même document sans les retards et les problèmes de contrôle des versions associés aux applications sur site.  

Les professionnels du droit qui utilisent un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud peuvent également collaborer facilement et en toute sécurité avec leurs clients, améliorant ainsi encore davantage le niveau de service qu'ils fournissent. Le passage au cloud a donc été une décision stratégique pour Coleman Greig : « Nous voulions évoluer vers un environnement plus collaboratif », explique l'ancien PDG Warren McLean, qui a supervisé la transition. « La collaboration, non seulement au sein de notre équipe, mais aussi avec notre clientèle, était primordiale. Nous avions besoin d'un système de gestion documentaire qui permette une collaboration fluide. »

Un autre avantage ? Les solutions basées sur le cloud s'intègrent parfaitement à d'autres outils juridiques essentiels, tels que les logiciels de gestion des dossiers, les plateformes de messagerie électronique et les bases de données de recherche juridique. Cette intégration rationalise les flux de travail, garantissant que toutes les informations pertinentes sont facilement accessibles au sein d'une plateforme unifiée.  

Conclusion : le travail juridique est plus efficace dans le cloud

Le passage au télétravail et à la collaboration à distance représente un changement durable dans le secteur juridique. Les systèmes de gestion de documents basés sur le cloud offrent la flexibilité, la sécurité et les capacités de collaboration nécessaires pour prospérer dans ce nouveau contexte. En revanche, les systèmes sur site ne sont pas à la hauteur et présentent de nombreux défis qui nuisent à la productivité et à l'efficacité.

Pour les cabinets d'avocats qui utilisent encore des systèmes sur site, le moment est venu de passer à la gestion documentaire dans le cloud. En adoptant la technologie cloud, les cabinets peuvent s'assurer qu'ils sont bien équipés pour répondre aux exigences de la pratique juridique moderne, en améliorant leur capacité à travailler à distance et à collaborer efficacement.

‍