Il passaggio dai sistemi on-premise alla tecnologia cloud offre numerosi vantaggi agli studi legali di piccole dimensioni. Nella nostra serie abbiamo trattato i vantaggi finanziari, la scalabilità, il rafforzamento della sicurezza e della conformità, nonché il miglioramento delle prestazioni e dell’affidabilità. Questo articolo analizzerà in che modo i sistemi di gestione dei documenti (DMS) basati sul cloud supportano ambienti di lavoro flessibili e favoriscono una collaborazione efficace con clienti e colleghi.

La necessità di ambienti di lavoro flessibili negli studi legali

Gli stereotipi sul settore legale evocano immagini di strutture lavorative rigide, orari estenuanti, montagne di scartoffie e un equilibrio tra vita professionale e vita privata praticamente inesistente. Negli ultimi anni, tuttavia, tali aspettative sono cambiate radicalmente a favore di ambienti di lavoro flessibili che consentono ai professionisti del settore legale di lavorare da qualsiasi luogo senza compromettere la produttività.

Ma questa flessibilità va ben oltre una semplice tendenza guidata dalle nuove generazioni che entrano nel mondo del lavoro. Dai sondaggi emerge che il 95% dei lavoratori desidera avere la possibilità di lavorare da remoto e l’85% ritiene che la tecnologia sia fondamentale per un futuro in cui si possa lavorare da qualsiasi luogo.  

La flessibilità è inoltre una necessità strategica, soprattutto perché gli studi legali si occupano sempre più spesso di casi che coinvolgono più giurisdizioni, il che richiede una connettività e una collaborazione costanti, indipendentemente dall’ubicazione fisica. Eventi esterni, come la pandemia di COVID-19, sottolineano ulteriormente la necessità di disporre di capacità di lavoro a distanza.  

Per gli studi legali che intendono rimanere competitivi ed efficienti, è fondamentale adottare soluzioni basate sul cloud che supportino il lavoro da remoto e la collaborazione.   

I sistemi on-premises faticano a supportare il lavoro da remoto

I sistemi di gestione dei documenti on-premises presentano notevoli limiti quando si tratta di lavoro da remoto. L'accesso ai documenti tramite VPN e servizi di desktop remoto può risultare complesso, lento e inaffidabile, creando notevoli ostacoli alla produttività, poiché gli avvocati hanno bisogno di un accesso rapido e affidabile ai fascicoli dei loro casi.

“Prima di implementare il nuovo sistema di gestione documentale (DMS), potevamo accedere ai documenti da remoto solo tramite un desktop in hosting”, spiega Martin Langan, presidente e direttore dell’innovazione di legalmatters. “Se i dipendenti dovevano accedere a un documento mentre erano fuori ufficio o durante il fine settimana, dovevano affrontare ogni volta la seccatura di effettuare l’accesso al desktop in hosting. Avevamo bisogno di un DMS basato sul cloud che ci garantisse grande agilità e sicurezza”.

In questa serie abbiamo già trattato i rischi per la sicurezza associati ai sistemi on-premises. Tuttavia, vale la pena sottolineare che disporre di una procedura sicura per l’accesso remoto non è sempre sufficiente. La realtà è che, quando eseguire le attività nel “modo corretto” risulta troppo complicato o scomodo, i dipendenti tendono a ricorrere a soluzioni alternative rischiose, come l’invio di documenti via e-mail a indirizzi personali o l’utilizzo di servizi di archiviazione cloud non protetti.

Nel mondo di oggi, gli avvocati dovrebbero poter accedere ai documenti riservati dei clienti da qualsiasi luogo. Gli studi legali hanno la responsabilità di implementare tecnologie che garantiscano che il processo si svolga in modo fluido, sicuro e affidabile.

La sfida della collaborazione con i sistemi on-premises

Una collaborazione efficace è fondamentale nell'ambito legale, ma i sistemi on-premise possono ostacolare questo processo. La condivisione di documenti con colleghi o clienti comporta spesso l'uso di ingombranti allegati e-mail o copie cartacee, causando problemi di controllo delle versioni e ritardi. La collaborazione a distanza risulta particolarmente complessa, poiché questi sistemi non dispongono delle funzionalità di modifica e condivisione in tempo reale necessarie per un lavoro di squadra efficiente.

Inoltre, l’integrazione dei sistemi on-premises con altri strumenti legali essenziali, quali i software di gestione dei casi o le banche dati di ricerca giuridica, può rivelarsi complessa e costosa. Tale frammentazione comporta flussi di lavoro inefficienti e un aumento del rischio di errori, con ripercussioni negative sulla produttività complessiva e sul servizio offerto ai clienti.  

La gestione dei documenti basata sul cloud rende il lavoro da remoto e la collaborazione più fluidi

Un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud offre la flessibilità di cui hanno bisogno i professionisti del settore legale nell’ambiente di lavoro odierno. Le soluzioni cloud consentono agli avvocati di accedere in modo sicuro ai file e di portare a termine le attività da qualsiasi luogo. Non sono necessarie connessioni VPN ingombranti né soluzioni alternative poco affidabili e non sicure. Al contrario, i professionisti del settore legale possono rimanere produttivi e fornire un servizio clienti di qualità superiore, indipendentemente da dove si trovino.

La collaborazione è un altro ambito in cui la tecnologia basata sul cloud eccelle rispetto alle precedenti soluzioni on-premise: infatti, l’80% dei dipendenti afferma che la collaborazione a distanza è migliore o altrettanto valida quanto quella di persona.  

Cloud DMS consente la condivisione e la modifica dei documenti in tempo reale, permettendo a più membri del team di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento senza i ritardi e i problemi di controllo delle versioni tipici delle applicazioni on-premise.  

I professionisti del settore legale che utilizzano un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud possono inoltre collaborare in modo semplice e sicuro con i clienti, migliorando ulteriormente il livello del servizio offerto. Il passaggio al cloud è stato quindi una mossa strategica per Coleman Greig: «Volevamo orientarci maggiormente verso un ambiente collaborativo», spiega l’ex amministratore delegato Warren McLean, che ha supervisionato la transizione. «La collaborazione, non solo all’interno del nostro team, ma anche con la nostra clientela, era fondamentale. Avevamo bisogno di un sistema di gestione documentale (DMS) che la rendesse fluida».

Un altro vantaggio? Le soluzioni basate sul cloud si integrano perfettamente con altri strumenti legali essenziali, quali i software di gestione dei casi, le piattaforme di posta elettronica e le banche dati di ricerca giuridica. Questa integrazione semplifica i flussi di lavoro, garantendo che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente accessibili all’interno di un’unica piattaforma.  

Conclusione: il lavoro legale è più efficiente nel cloud

Il passaggio al lavoro a distanza e alla collaborazione rappresenta un cambiamento duraturo nel settore legale. I sistemi di gestione dei documenti basati sul cloud offrono la flessibilità, la sicurezza e le funzionalità collaborative necessarie per avere successo in questo nuovo contesto. Al contrario, i sistemi on-premise risultano inadeguati, presentando numerose difficoltà che ostacolano la produttività e l’efficienza.

Per gli studi legali che ancora si affidano a sistemi on-premise, è giunto il momento di passare alla gestione dei documenti basata sul cloud. Adottando la tecnologia cloud, gli studi possono assicurarsi di essere ben attrezzati per soddisfare le esigenze della pratica legale moderna, migliorando la propria capacità di lavorare da remoto e di collaborare in modo efficace.

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