A transição de sistemas locais para tecnologia de nuvem oferece inúmeras vantagens para pequenos escritórios de advocacia. A nossa série abordou os benefícios financeiros, a escalabilidade, o reforço da segurança e da conformidade e a melhoria do desempenho e da fiabilidade. Este artigo explora a forma como os sistemas de gestão documental (DMS) baseados na nuvem suportam ambientes de trabalho flexíveis e promovem uma colaboração eficaz com clientes e colegas.

A necessidade de ambientes de trabalho flexíveis nos escritórios de advogados

Os estereótipos do sector jurídico evocam imagens de estruturas de trabalho rígidas, horas extenuantes, montanhas de papelada e um equilíbrio insignificante entre a vida profissional e pessoal. No entanto, nos últimos anos, essas expectativas mudaram drasticamente a favor de ambientes de trabalho flexíveis que permitem aos profissionais do sector jurídico trabalhar a partir de qualquer lugar sem comprometer a produtividade.

Mas esta flexibilidade é mais do que apenas uma tendência impulsionada pelas gerações mais jovens que estão a entrar no mercado de trabalho. Os inquéritos indicam que 95% dos trabalhadores querem ter a opção de trabalhar remotamente e 85% consideram a tecnologia essencial para um futuro de trabalho a partir de qualquer lugar.  

A flexibilidade é também uma necessidade estratégica, especialmente porque os escritórios de advogados lidam cada vez mais com casos que abrangem várias jurisdições, exigindo conetividade e colaboração constantes, independentemente da localização física. Eventos externos, como a pandemia de COVID-19, reforçam ainda mais a necessidade de capacidades remotas.  

Para os escritórios de advogados que pretendem manter-se competitivos e eficientes, é essencial adotar soluções baseadas na nuvem que suportem o trabalho remoto e a colaboração.   

Os sistemas locais têm dificuldade em suportar o trabalho remoto

Os sistemas de gestão de documentos no local têm limitações significativas no que respeita ao trabalho remoto. O acesso a documentos através de VPN e serviços de ambiente de trabalho remoto pode ser complicado, lento e pouco fiável, criando obstáculos consideráveis à produtividade, uma vez que os advogados necessitam de um acesso rápido e fiável aos seus processos.

"Antes da implementação do novo DMS, só conseguíamos aceder aos documentos remotamente através de um ambiente de trabalho alojado", explica Martin Langan, presidente e diretor de inovação da legalmatters. "Se os funcionários precisassem de aceder a um documento quando estavam fora do escritório ou durante o fim de semana, tinham de passar pelo processo de iniciar sessão no ambiente de trabalho alojado de cada vez. Precisávamos de um DMS baseado na nuvem que nos proporcionasse grande agilidade e segurança."

Esta série já abordou os riscos de segurança associados aos sistemas no local. Mas vale a pena referir que ter um processo seguro para o acesso remoto nem sempre é suficiente. A realidade é que quando a execução de tarefas da "forma correta" é demasiado complicada ou inconveniente, é mais provável que os funcionários encontrem soluções alternativas arriscadas - como enviar documentos por correio eletrónico para contas pessoais ou utilizar armazenamento na nuvem não seguro.

No mundo atual, os advogados devem poder aceder aos documentos confidenciais dos clientes a partir de qualquer lugar. Os escritórios de advogados são responsáveis pela implementação de tecnologia que garanta que o processo é simples, seguro e fiável.

O desafio da colaboração com sistemas locais

A colaboração efectiva é crucial na prática jurídica, mas os sistemas locais podem impedir este processo. A partilha de documentos com colegas ou clientes envolve muitas vezes anexos de correio eletrónico complicados ou cópias físicas, o que leva a problemas de controlo de versões e a atrasos. A colaboração remota é particularmente difícil, uma vez que estes sistemas não dispõem das capacidades de edição e partilha em tempo real necessárias para um trabalho de equipa eficiente.

Além disso, a integração de sistemas locais com outras ferramentas jurídicas essenciais, como software de gestão de processos ou bases de dados de investigação jurídica, pode ser difícil e dispendiosa. Esta fragmentação resulta em fluxos de trabalho ineficientes e num maior potencial de erros, afectando negativamente a produtividade geral e o serviço ao cliente.  

A gestão de documentos baseada na nuvem facilita o trabalho remoto e a colaboração

Um DMS baseado na nuvem oferece a flexibilidade de que os profissionais do direito necessitam no ambiente de trabalho atual. As soluções na nuvem permitem que os advogados acedam de forma segura aos ficheiros e concluam tarefas a partir de qualquer local. Não há necessidade de ligações VPN complicadas ou soluções complicadas e não seguras. Em vez disso, os profissionais do sector jurídico podem manter-se produtivos e prestar um serviço superior ao cliente, independentemente do local onde se encontrem.

A colaboração é outra área em que a tecnologia baseada na nuvem se destaca em relação às suas antecessoras no local - de facto, 80% dos funcionários dizem que a colaboração remota é melhor ou tão boa como a colaboração presencial.  

O Cloud DMS permite a partilha e edição de documentos em tempo real, permitindo que vários membros da equipa trabalhem no mesmo documento em simultâneo, sem os atrasos e problemas de controlo de versões associados às aplicações no local.  

Os profissionais jurídicos que utilizam DMS baseados na nuvem também podem colaborar com os clientes de forma fácil e segura, melhorando ainda mais o nível de serviço que prestam. A mudança para a nuvem foi, portanto, uma medida estratégica para a Coleman Greig: "Queríamos mudar para um ambiente mais colaborativo", explica o antigo diretor executivo Warren McLean, que supervisionou a transição. "A colaboração, não só entre a nossa equipa, mas também entre a nossa base de clientes, era fundamental. Precisávamos de um DMS que o tornasse perfeito."

Mais uma vantagem? As soluções baseadas na nuvem integram-se perfeitamente com outras ferramentas jurídicas essenciais, tais como software de gestão de processos, plataformas de correio eletrónico e bases de dados de investigação jurídica. Esta integração simplifica os fluxos de trabalho, garantindo que todas as informações relevantes são facilmente acessíveis numa plataforma unificada.  

Conclusão: O trabalho jurídico é melhor na nuvem

A transição para o trabalho remoto e a colaboração representa uma mudança duradoura no sector jurídico. Os sistemas de gestão documental baseados na nuvem oferecem a flexibilidade, a segurança e as capacidades de colaboração necessárias para prosperar neste novo cenário. Em contrapartida, os sistemas locais são insuficientes, apresentando inúmeros desafios que prejudicam a produtividade e a eficiência.

Para os escritórios de advogados que ainda dependem de sistemas locais, chegou a altura de mudar para a gestão documental baseada na nuvem. Ao adotar a tecnologia da nuvem, as empresas podem garantir que estão bem equipadas para satisfazer as exigências da prática jurídica moderna, melhorando a sua capacidade de trabalhar remotamente e colaborar eficazmente.

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