De overstap van lokale systemen naar cloudtechnologie biedt tal van voordelen voor kleine advocatenkantoren. In onze serie hebben we het gehad over financiële voordelen, schaalbaarheid, verbeterde beveiliging en compliance, en betere prestaties en betrouwbaarheid. In dit artikel gaan we in op hoe cloudgebaseerde documentbeheersystemen (DMS) flexibele werkomgevingen ondersteunen en effectieve samenwerking met klanten en collega's bevorderen.

De behoefte aan flexibele werkomgevingen in advocatenkantoren

Stereotypen over de juridische sector roepen beelden op van rigide werkstructuren, slopende werkuren, bergen papierwerk en een verwaarloosbare balans tussen werk en privéleven. De afgelopen jaren zijn die verwachtingen echter drastisch veranderd ten gunste van flexibele werkomgevingen waarin juridische professionals overal kunnen werken zonder dat dit ten koste gaat van hun productiviteit.

Maar deze flexibiliteit is meer dan alleen een trend die wordt aangestuurd door jongere generaties die de arbeidsmarkt betreden. Uit enquêtes blijkt dat 95% van de werknemers de mogelijkheid wil hebben om op afstand te werken, en 85% beschouwt technologie als cruciaal voor een toekomst waarin overal gewerkt kan worden.  

Flexibiliteit is ook een strategische noodzaak, vooral omdat advocatenkantoren steeds vaker zaken behandelen die meerdere rechtsgebieden omvatten, waardoor constante connectiviteit en samenwerking vereist zijn, ongeacht de fysieke locatie. Externe gebeurtenissen, zoals de COVID-19-pandemie, onderstrepen nog eens de noodzaak van mogelijkheden op afstand.  

Voor advocatenkantoren die concurrerend en efficiënt willen blijven, is het essentieel om cloudgebaseerde oplossingen te omarmen die werken op afstand en samenwerking ondersteunen.   

Lokale systemen hebben moeite om werken op afstand te ondersteunen

Lokale documentbeheersystemen hebben aanzienlijke beperkingen als het gaat om werken op afstand. Toegang tot documenten via VPN en externe desktopservices kan ingewikkeld, traag en onbetrouwbaar zijn, wat aanzienlijke productiviteitsbelemmeringen oplevert, aangezien advocaten snelle en betrouwbare toegang tot hun dossiers nodig hebben.

"Voordat we het nieuwe DMS implementeerden, konden we alleen op afstand toegang krijgen tot documenten via een gehoste desktop", legt Martin Langan, voorzitter en innovatiedirecteur bij legalmatters, uit. "Als medewerkers buiten kantoor of in het weekend toegang moesten hebben tot een document, moesten ze elke keer opnieuw inloggen op de gehoste desktop. We hadden behoefte aan een cloudgebaseerd DMS dat ons veel flexibiliteit en veiligheid bood."

In deze serie is al aandacht besteed aan de beveiligingsrisico's van lokale systemen. Maar het is belangrijk om op te merken dat een veilig proces voor externe toegang niet altijd voldoende is. De realiteit is dat wanneer het 'juiste' werkwijze te ingewikkeld of onhandig is, werknemers eerder geneigd zijn om risicovolle oplossingen te zoeken, zoals het e-mailen van documenten naar persoonlijke accounts of het gebruik van onbeveiligde cloudopslag.

In de wereld van vandaag moeten advocaten overal toegang hebben tot vertrouwelijke documenten van cliënten. Advocatenkantoren zijn verantwoordelijk voor het implementeren van technologie die ervoor zorgt dat dit proces soepel, veilig en betrouwbaar verloopt.

De uitdaging van samenwerking met lokale systemen

Effectieve samenwerking is cruciaal in de juridische praktijk, maar lokale systemen kunnen dit proces belemmeren. Het delen van documenten met collega's of klanten gaat vaak gepaard met omslachtige e-mailbijlagen of fysieke kopieën, wat leidt tot problemen met versiebeheer en vertragingen. Samenwerking op afstand is bijzonder uitdagend, omdat deze systemen niet beschikken over de realtime bewerkings- en deelfuncties die nodig zijn voor efficiënt teamwerk.

Bovendien kan het integreren van lokale systemen met andere essentiële juridische hulpmiddelen, zoals casemanagementsoftware of juridische onderzoeksdatabases, moeilijk en kostbaar zijn. Deze fragmentatie leidt tot inefficiënte workflows en een grotere kans op fouten, wat een negatieve invloed heeft op de algehele productiviteit en klantenservice.  

Cloudgebaseerd documentbeheer maakt werken op afstand en samenwerking naadloos

Een cloudgebaseerd DMS biedt de flexibiliteit die juristen nodig hebben in de huidige werkomgeving. Dankzij cloudoplossingen hebben advocaten vanaf elke locatie veilig toegang tot bestanden en kunnen ze taken uitvoeren. Er zijn geen omslachtige VPN-verbindingen of riskante, onveilige workarounds meer nodig. In plaats daarvan kunnen juristen productief blijven en superieure klantenservice bieden, waar ze ook zijn.

Samenwerking is een ander gebied waarop cloudgebaseerde technologie uitblinkt ten opzichte van zijn lokale voorgangers. Maar liefst 80% van de werknemers zegt dat samenwerking op afstand beter of even goed is als persoonlijke samenwerking.  

Cloud DMS maakt het mogelijk om documenten in realtime te delen en te bewerken, waardoor meerdere teamleden tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken zonder de vertragingen en versiebeheerproblemen die gepaard gaan met lokale applicaties.  

Juridische professionals die gebruikmaken van cloudgebaseerde DMS kunnen ook eenvoudig en veilig samenwerken met klanten, waardoor het niveau van de dienstverlening nog verder wordt verbeterd. De overstap naar de cloud was dan ook een strategische zet voor Coleman Greig: "We wilden meer naar een samenwerkingsomgeving toe", legt voormalig CEO Warren McLean uit, die toezicht hield op de transitie. "Samenwerking, niet alleen binnen ons team, maar ook met onze klanten, was van cruciaal belang. We hadden een DMS nodig dat dit naadloos mogelijk zou maken."

Nog een ander voordeel? Cloudgebaseerde oplossingen kunnen naadloos worden geïntegreerd met andere essentiële juridische tools, zoals casemanagementsoftware, e-mailplatforms en juridische onderzoeksdatabases. Deze integratie stroomlijnt workflows en zorgt ervoor dat alle relevante informatie gemakkelijk toegankelijk is binnen één uniform platform.  

Conclusie: juridisch werk is beter in de cloud

De verschuiving naar werken op afstand en samenwerking betekent een blijvende verandering in de juridische sector. Cloudgebaseerde documentbeheersystemen bieden de flexibiliteit, veiligheid en samenwerkingsmogelijkheden die nodig zijn om in dit nieuwe landschap te gedijen. On-premises systemen schieten daarentegen tekort en brengen tal van uitdagingen met zich mee die de productiviteit en efficiëntie belemmeren.

Voor advocatenkantoren die nog steeds gebruikmaken van lokale systemen, is dit het moment om over te stappen op cloudgebaseerd documentbeheer. Door cloudtechnologie toe te passen, kunnen kantoren ervoor zorgen dat ze goed zijn toegerust om aan de eisen van de moderne advocatuur te voldoen, waardoor ze beter in staat zijn om op afstand te werken en effectief samen te werken.

‍