La transición de los sistemas locales a la tecnología en nube ofrece numerosas ventajas a los pequeños bufetes de abogados. En nuestra serie hemos tratado las ventajas financieras, la escalabilidad, el refuerzo de la seguridad y el cumplimiento normativo, y la mejora del rendimiento y la fiabilidad. Este artículo explorará cómo los sistemas de gestión documental (SGD) basados en la nube favorecen los entornos de trabajo flexibles y fomentan la colaboración eficaz con clientes y colegas.

La necesidad de entornos de trabajo flexibles en los bufetes de abogados

Los estereotipos del sector jurídico evocan imágenes de estructuras de trabajo rígidas, horarios extenuantes, montañas de papeleo y un equilibrio insignificante entre trabajo y vida privada. En los últimos años, sin embargo, esas expectativas han cambiado drásticamente a favor de entornos de trabajo flexibles que permiten a los profesionales del Derecho trabajar desde cualquier lugar sin comprometer la productividad.

Pero esta flexibilidad es algo más que una tendencia impulsada por las generaciones más jóvenes que se incorporan a la población activa. Las encuestas indican que el 95% de los trabajadores desea tener la opción de trabajar a distancia, y el 85% considera que la tecnología es fundamental para un futuro de trabajo desde cualquier lugar.  

La flexibilidad es también una necesidad estratégica, sobre todo porque los bufetes de abogados llevan cada vez más casos que abarcan múltiples jurisdicciones, lo que exige una conectividad y colaboración constantes, independientemente de la ubicación física. Los acontecimientos externos, como la pandemia de COVID-19, subrayan aún más la necesidad de disponer de capacidades remotas.  

Para los bufetes de abogados que aspiran a seguir siendo competitivos y eficientes, es esencial adoptar soluciones basadas en la nube que permitan el trabajo y la colaboración a distancia.   

Los sistemas locales luchan por dar soporte al trabajo a distancia

Los sistemas de gestión de documentos in situ tienen importantes limitaciones cuando se trata de trabajar a distancia. El acceso a los documentos a través de VPN y servicios de escritorio remoto puede ser enrevesado, lento y poco fiable, lo que crea considerables obstáculos a la productividad, ya que los abogados necesitan un acceso rápido y fiable a los expedientes de sus casos.

"Antes de implantar el nuevo DMS, sólo podíamos acceder a los documentos a distancia a través de un escritorio alojado", explica Martin Langan, presidente y director de innovación de legalmatters. "Si el personal necesitaba acceder a un documento mientras estaba fuera de la oficina o durante el fin de semana, tenía que pasar cada vez por el engorro de iniciar sesión en el escritorio alojado. Necesitábamos un SGD basado en la nube que nos diera gran agilidad y seguridad".

Esta serie ya ha cubierto los riesgos de seguridad asociados a los sistemas locales. Pero vale la pena señalar que disponer de un proceso seguro para el acceso remoto no siempre es suficiente. La realidad es que cuando realizar las tareas de la "forma correcta" resulta demasiado complicado o incómodo, es más probable que los empleados encuentren soluciones alternativas arriesgadas, como enviar documentos por correo electrónico a cuentas personales o utilizar un almacenamiento en la nube no seguro.

En el mundo actual, los abogados deben poder acceder a los documentos confidenciales de sus clientes desde cualquier lugar. Los bufetes de abogados son responsables de implantar una tecnología que garantice que el proceso sea fluido, seguro y fiable.

El reto de la colaboración con los sistemas locales

La colaboración eficaz es crucial en la práctica jurídica, pero los sistemas locales pueden obstaculizar este proceso. Compartir documentos con colegas o clientes suele implicar engorrosos archivos adjuntos por correo electrónico o copias físicas, lo que provoca problemas de control de versiones y retrasos. La colaboración a distancia es especialmente difícil, ya que estos sistemas carecen de las capacidades de edición y compartición en tiempo real necesarias para un trabajo en equipo eficaz.

Además, la integración de los sistemas locales con otras herramientas jurídicas esenciales, como el software de gestión de casos o las bases de datos de investigación jurídica, puede resultar difícil y costosa. Esta fragmentación da lugar a flujos de trabajo ineficaces y a un mayor potencial de errores, lo que repercute negativamente en la productividad general y en el servicio al cliente.  

La gestión de documentos basada en la nube facilita el trabajo y la colaboración a distancia

Un SGD basado en la nube ofrece la flexibilidad que los profesionales jurídicos necesitan en el entorno de trabajo actual. Las soluciones en la nube permiten a los abogados acceder de forma segura a los archivos y completar las tareas desde cualquier lugar. No hay necesidad de conexiones VPN engorrosas ni de complicadas soluciones no seguras. En su lugar, los profesionales del derecho pueden seguir siendo productivos y ofrecer un servicio superior al cliente estén donde estén.

La colaboración es otra área en la que la tecnología basada en la nube sobresale por encima de sus precursoras locales; de hecho, el 80% de los empleados afirma que la colaboración remota es mejor o igual de buena que la colaboración en persona.  

El DMS en la nube permite compartir y editar documentos en tiempo real, lo que permite a varios miembros del equipo trabajar simultáneamente en el mismo documento sin los retrasos y los problemas de control de versiones asociados a las aplicaciones locales.  

Los profesionales jurídicos que utilizan SGD basados en la nube también pueden colaborar de forma fácil y segura con los clientes, lo que mejora aún más el nivel de servicio que prestan. Pasarse a la nube fue, por tanto, un movimiento estratégico para Coleman Greig: "Queríamos pasar más a un entorno de colaboración", explica el ex director general Warren McLean, que supervisó la transición. "Colaborar, no sólo entre nuestro equipo, sino también entre nuestra base de clientes, era primordial. Necesitábamos un DMS que lo hiciera fluido".

¿Otra ventaja más? Las soluciones basadas en la nube se integran a la perfección con otras herramientas jurídicas esenciales, como el software de gestión de casos, las plataformas de correo electrónico y las bases de datos de investigación jurídica. Esta integración agiliza los flujos de trabajo, garantizando que toda la información relevante sea fácilmente accesible dentro de una plataforma unificada.  

Conclusiones: El trabajo jurídico es mejor en la nube

El cambio hacia el trabajo a distancia y la colaboración representa un cambio duradero en el sector jurídico. Los sistemas de gestión documental basados en la nube ofrecen la flexibilidad, seguridad y capacidad de colaboración necesarias para prosperar en este nuevo panorama. Por el contrario, los sistemas in situ se quedan cortos, presentando numerosos retos que dificultan la productividad y la eficiencia.

Para los bufetes de abogados que aún confían en los sistemas locales, ahora es el momento de hacer el cambio a la gestión de documentos basada en la nube. Al adoptar la tecnología en la nube, los bufetes pueden asegurarse de que están bien equipados para satisfacer las exigencias de la práctica jurídica moderna, mejorando su capacidad para trabajar a distancia y colaborar con eficacia.

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