Os sistemas de gestão de documentos e de registos partilham muitas semelhanças. De facto, nesta era digital, se quiser gerir registos electrónicos, então as caraterísticas e funcionalidades necessárias para gerir documentos electrónicos fornecem uma base sólida para a gestão de registos. Isto reflectiu-se há décadas, quando os profissionais de gestão de registos que geriam arquivos de registos físicos começaram a falar de EDRM - Electronic Document & Records Management. A indústria evoluiu e existem nuances na gestão de documentos e registos, pelo que é importante compreender as diferenças entre estas disciplinas e as suas sobreposições.

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é a prática de fornecer estrutura a dados não estruturados utilizando várias ferramentas e estratégias. É importante lembrar que um documento é uma forma de informação geralmente considerada "não estruturada", por oposição às linhas e colunas estruturadas de uma base de dados. Um DMS é uma ferramenta fundamental para fornecer estrutura a esses dados não estruturados.

Em termos práticos, um sistema de gestão de documentos (SGD) fornece ferramentas para o ajudar a criar, editar, armazenar, localizar, partilhar e, de um modo geral, gerir os seus documentos, que podem ser documentos de processamento de texto, apresentações, folhas de cálculo, imagens, ficheiros PDF, etc.

Mas o que é que esta funcionalidade realmente consegue? Vejamos alguns dos objectivos da gestão de documentos para o descobrir.

A finalidade do software de gestão de documentos

A um nível elevado, o principal objetivo da gestão de documentos é organizar a sua informação e permitir que as pessoas encontrem o que precisam, quando precisam; mas há vários factores que podem influenciar o seu sucesso.

Uma estratégia de gestão documental sólida (e um sistema de gestão documental, ou DMS) apoia esse objetivo, ajudando a:

• Manter o controlo de versões
• Melhorar a pesquisa de documentos
• Digitalizar documentos físicos
• Evitar documentos perdidos ou mal arquivados
• Estabelecer uma única fonte de verdade
• Manter os documentos e as pastas organizados, incluindo os documentos electrónicos

É claro que, para os escritórios de advogados e equipas jurídicas, a segurança e a conformidade são também grandes prioridades - especialmente quando as equipas estão dispersas. Um comportamento malicioso e até mesmo um simples erro humano podem fazer descarrilar uma estratégia de gestão documental e expor a sua organização a riscos. É por isso que é tão importante ter um processo empresarial e ferramentas para controlar o acesso dos utilizadores aos documentos, incluindo barreiras éticas, para estabelecer o seu DMS como a única fonte de verdade para a sua organização.

Como é que um sistema de gestão documental (DMS) ajuda

Como já discutimos, uma plataforma de software de gestão de documentos que ajuda as organizações a gerir documentos utilizando um conjunto de ferramentas para armazenar, organizar, modificar e partilhar documentos de forma segura - e isso é apenas a ponta do icebergue.

Uma das principais vantagens de um DMS é o facto de simplificar e otimizar muitos dos processos que poderiam comprometer uma estratégia de gestão documental sólida. Pode automatizar os fluxos de trabalho e ajudar os membros da sua equipa a manter a organização dos documentos, permitindo-lhes realizar as suas tarefas de forma eficiente, independentemente da complexidade dos seus fluxos de trabalho.

Para além das ferramentas e funcionalidades que aumentam a produtividade, outro aspeto incrivelmente valioso de um DMS é o reforço da segurança dos documentos. Dado que a confidencialidade e a conformidade são tão vitais para o trabalho jurídico, nenhuma organização se pode dar ao luxo de ignorar a segurança dos documentos ao escolher um DMS e ao criar uma estratégia de gestão de documentos.

O que é a gestão de registos?

Em todo o mundo existem muitas definições governamentais e organizacionais diferentes do que constitui um "registo", mas em 2001 a Organização Internacional de Normalização (ISO) ratificou uma norma global para a gestão de registos, a ISO 15489. A norma ISO diz-nos que:

"A gestão de registos é o domínio da gestão responsável pelo controlo eficiente e sistemático da criação, receção, manutenção, utilização e eliminação de registos, incluindo os processos de recolha e manutenção de provas e informações sobre actividades e transacções comerciais sob a forma de registos"

Mas o que é um registo e porque é que temos de os tratar de forma diferente?

A ISO também definiu o que é um registo: "informação criada, recebida e mantida como prova e como um ativo por uma organização ou pessoa, na prossecução de obrigações legais ou na transação de negócios".

Assim, nem todos os seus documentos podem ser classificados como registos e nem todos os seus registos serão documentos. A definição básica de um registo como um item que fornece provas de uma transação comercial ou da prossecução de uma obrigação legal pode ser modificada e acrescentada em função das jurisdições legais em que opera e de quaisquer regulamentos específicos que digam respeito à sua indústria.

Os objectivos da gestão de registos

Em última análise, o objetivo de manter estes registos é cumprir as leis e outros regulamentos e proteger a sua organização de riscos. Por exemplo, se a sua firma ou empresa for auditada, pode enfrentar multas significativas ou outras penalizações se os registos não forem geridos corretamente. A melhor defesa é ter uma estratégia de gestão de registos que inclua políticas de gestão de registos bem documentadas.

Para além das boas práticas de gestão de documentos, a gestão de registos pode exigir elementos adicionais, incluindo o desenvolvimento de uma política e procedimentos claros para a conservação (manter os registos durante um determinado período) e a eliminação (destruição final do registo). Uma estratégia de gestão de registos pode ajudar, fornecendo processos para:

• Aplicação dos períodos de retenção exigidos para os registos armazenados
• Definir controlos de acesso dos utilizadores e impedir edições no registo
• Prestar assistência na descoberta eletrónica ou aplicar retenções legais quando necessário
• Manter uma pista de auditoria que documente a forma como o registo foi gerido desde a declaração até à eliminação
• Criação de um inventário de registos para controlar os registos existentes, por vezes designado por declaração e registo
• Gestão da eliminação de documentos físicos e electrónicos (por exemplo, arquivamento, eliminação ou destruição de registos inactivos no final do seu ciclo de vida)
• Aplicação de calendários de conservação de registos com base no valor jurídico, fiscal, administrativo ou histórico de um registo

Como é que o software de gestão de registos ajuda?

O software de gestão de registos (RM) permite-lhe capturar, identificar, armazenar e eliminar eficazmente os registos comerciais de acordo com as políticas, procedimentos e regulamentos necessários.

Quando uma empresa ou corporação lida com um grande volume de registos, é muitas vezes útil ter um sistema dedicado que possa apoiar as actividades de gestão de registos - desde a segurança de ficheiros restritos à manutenção de um inventário de registos e à gestão de pedidos de eliminação. Uma ferramenta especializada de gestão de registos é particularmente útil quando é necessário gerir registos físicos (ficheiros reais cheios de papel), bem como registos electrónicos, especialmente quando estes registos podem ser geridos fora das instalações por um fornecedor de serviços especializado.

Porque é que precisamos de ferramentas diferentes

Um DMS pode fornecer grande parte da funcionalidade necessária para implementar a sua estratégia de gestão de registos para registos electrónicos que são mantidos sob a forma de documentos, sejam eles ficheiros Word, e-mails, apresentações, etc.

Um DMS pode ser configurado e organizado de modo a que os seus espaços de trabalho ou pastas reflictam o plano de arquivo de gestão de registos. As referências ao plano de arquivo e as etiquetas da agenda de conservação podem ser armazenadas como metadados para cada documento no DMS. Também pode fornecer a funcionalidade de retenção e eliminação, embora normalmente não seja tão sofisticada ou flexível como a que se encontra num sistema especializado de gestão de registos. Esta funcionalidade do DMS pode ser particularmente útil se a sua estratégia de registos incluir um requisito de "gestão no local" - ou seja, não pretende copiar ou mover (muitas vezes referido como arquivamento) os seus documentos para um sistema separado.

No entanto, quando começa a aumentar o volume de registos, a complexidade do seu plano de arquivo ou calendário de retenção, ou quando precisa de gerir registos físicos e electrónicos em múltiplos e diversos sistemas que abrangem dados estruturados e informações não estruturadas, então precisa realmente de um sistema RM especializado. Esse sistema fornecerá funcionalidades adicionais, para além das fornecidas pelo DMS, para garantir que

• Pistas de auditoria incompletas
• Documentos e ficheiros não protegidos
• Pesquisa e recuperação ineficientes de ficheiros
• Não cumprimento dos requisitos legais
• Dificuldade em aceder e colaborar em documentos
• Alterações acidentais efectuadas nos registos após a finalização
• Processos manuais de eliminação de documentos que consomem muito tempo
• Armazenamento dispendioso quando os ficheiros são mantidos para além do seu período de retenção
• Conteúdo duplicado e/ou confusão entre documentos de trabalho e registos
• ... e muito mais.

A complexidade das suas necessidades comerciais, os seus requisitos de conformidade legal e regulamentar e muitos dos outros factores acima mencionados determinarão se um DMS pode ajudar a concretizar a sua estratégia de gestão de registos ou se necessita de um sistema de gestão de registos separado.

Para saber mais sobre as vantagens e desvantagens das diferentes soluções de software jurídico, bem como sobre a forma como se sobrepõem e se complementam, consulte a nossa Folha de informação sobre tecnologia jurídica.

Como é que a NetDocuments pode ajudar

Enquanto solução líder de gestão documental baseada na nuvem, a plataforma NetDocuments foi concebida para ajudar os profissionais do sector jurídico a maximizar a produtividade com um conjunto de ferramentas robustas de gestão e governação da informação que lhe permitem criar, editar, armazenar, localizar e colaborar em documentos - em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com capacidades de segurança premiadas.

O NetDocuments fornece funcionalidades que se aplicam às suas políticas de gestão de registos para documentos no nosso sistema, incluindo políticas de retenção flexíveis, capacidades de retenção legal, eliminação segura e um modelo de metadados extremamente flexível que pode ser mapeado para um plano de arquivo ou calendário de retenção.

Acreditamos que deve ter sempre acesso ao melhor que a tecnologia tem para oferecer, e é por isso que a NetDocuments se integra com vários fornecedores líderes de gestão de registos electrónicos. Isto assegura que os seus processos permanecem optimizados e seguros sem sacrificar as funcionalidades ou a experiência. E embora o NetDocuments não seja um sistema de gestão de registos, apoiamos as melhores práticas de gestão de documentos e registos, permitindo que os utilizadores definam políticas de retenção e arquivo de documentos na plataforma. Isto permite-lhe eliminar e purgar permanentemente ficheiros com base em critérios à sua escolha.

Ao associar o seu sistema de gestão de registos a um DMS potente, seguro e flexível como o NetDocuments, pode garantir que a sua equipa dispõe das melhores ferramentas para fazer o seu melhor trabalho.

Saiba mais sobre como o NetDocuments pode apoiar as suas estratégias de gestão de documentos e de gestão de registos agendando uma consulta hoje mesmo.