Embora tenha havido um grande impulso pós-pandemia para passar para a nuvem, alguns escritórios de advogados ainda se encontram numa encruzilhada entre manter o seu sistema de gestão documental (DMS) tradicional no local e fazer a transição para uma solução mais económica baseada na nuvem. As implicações financeiras de manter os sistemas locais estão a tornar-se uma preocupação significativa para as práticas jurídicas que estão a rever as suas despesas gerais, fluxos de trabalho e rentabilidade.

Com base no blogue de Rebecca Sattin sobre 5 sinais de que está na altura de evoluir do local para a nuvem, vamos aprofundar o primeiro sinal, que se centra nos custos crescentes de manutenção de um DMS no local.

O encargo financeiro dos sistemas no local

Os sistemas locais requerem investimentos iniciais substanciais em hardware e software. Esta configuração tradicional envolve não só o desembolso de capital inicial, mas também despesas contínuas relacionadas com a manutenção, as actualizações e a segurança, muito depois de os benefícios da depreciação terem terminado. A Forrester estima, num estudo de impacto económico total, que a mudança para soluções na nuvem é 30-50% menos dispendiosa do que a atualização de servidores no local e reduz os custos administrativos em 40%.

Compare esta situação com a experiência da Carbert Waite na utilização de software baseado na nuvem: "Manter o hardware no local é uma grande despesa de capital", afirma Dylan Snowdon, sócio e membro do Comité Executivo. "É preciso depreciá-lo durante alguns anos e depois temos outra grande despesa de capital. Por isso, mudar para um DMS na nuvem era certamente algo que nos interessava como parte do nosso roteiro geral de TI."

Preocupações com a escalabilidade e a flexibilidade

Os DMSs locais são notoriamente rígidos e a maioria dos sistemas está em funcionamento há algum tempo, com conjuntos de dados cada vez maiores. À medida que as sociedades de advogados crescem, o dimensionamento da infraestrutura para responder ao aumento da procura pode ser dispendioso e moroso. Além disso, algumas empresas compram capacidade em excesso para garantir que conseguem lidar com picos de carga, que podem ocorrer com pouca frequência, o que leva ao desperdício de recursos e a ineficiências.

A escalabilidade era uma das principais prioridades quando a empresa Astraea Group começou a procurar um novo DMS. "Queríamos uma solução que fosse adequada à dimensão da empresa que temos agora e que pudesse crescer connosco, para que não tivéssemos de mudar de sistema num ano ou dois", afirma Nina Stewart, fundadora. A mudança para uma plataforma baseada na nuvem resolveu esse problema, permitindo que a empresa obtivesse um rápido retorno do seu investimento.

O obstáculo da segurança e da conformidade

Embora a segurança seja frequentemente apresentada como um ponto forte das soluções locais, a realidade pode ser diferente. Muitas estruturas de segurança para sistemas locais foram concebidas para proteger os dados dentro das quatro paredes da empresa. As necessidades actuais de acesso remoto apresentam maiores riscos e desafios de segurança que a nuvem pode resolver.

O facto é que a maioria das sociedades de advogados não pode simplesmente dedicar os recursos a uma cibersegurança robusta que um fornecedor de DMS baseado na nuvem pode. "As violações de dados de alto nível foram uma verdadeira chamada de atenção para o sector jurídico na Austrália. Reconhecemos rapidamente que a transferência da nossa gestão documental para a nuvem nos daria uma camada adicional de segurança", explica Marco Marcello, Diretor de Sistemas de Informação da Lavan.

Tempo de inatividade e manutenção: Custos ocultos

Outro problema significativo é o tempo de inatividade associado aos sistemas locais. Para as sociedades de advogados, em que as horas de faturação estão diretamente relacionadas com as receitas, o tempo de inatividade não é apenas um inconveniente; é uma fuga financeira direta. (Levante a mão se o seu indexador deixou de funcionar para permitir a pesquisa ou simplesmente bloqueou o sistema).

Não está convencido? Aqui estão os dados frios e concretos: Num inquérito realizado em 2022, 44% dos inquiridos avaliaram o custo do tempo de inatividade das TI em 16.700 dólares por servidor/por minuto, ou seja, aproximadamente 1 milhão de dólares por hora.

Os fornecedores de serviços em nuvem dispõem de recursos dedicados para colocar os servidores rapidamente em linha e reduzir os custos quando surgem problemas. A questão é: a sua empresa tem?

Expectativas dos clientes e dos trabalhadores

Os clientes e a força de trabalho de hoje esperam agilidade e flexibilidade semelhantes às que experimentam quando lidam com outras empresas. Isto é algo que os sistemas locais têm dificuldade em fornecer. Os clientes querem uma colaboração mais fácil nos serviços jurídicos e os advogados talentosos procuram flexibilidade nos seus ambientes de trabalho, para poderem trabalhar onde e quando precisarem.

Um DMS baseado na nuvem pode dar aos funcionários a flexibilidade de que necessitam para prestar um serviço de primeira linha ao cliente. Também é bom para o crescimento e a estabilidade da empresa a longo prazo:

"Permitir que os funcionários acedam aos nossos documentos a partir de qualquer lugar, utilizando o dispositivo da sua escolha, está a tornar-se cada vez mais importante", explica Julie Berry, parceira de TI da Saffery. "Pensamos que isto é crucial para a produtividade e felicidade dos funcionários, uma vez que procuramos atrair e reter os melhores talentos."

Conclusão: É altura de mudar?

Os custos operacionais associados à manutenção de um sistema de gestão documental no local são insustentáveis para escritórios de advogados competitivos. A transição para um DMS baseado na nuvem não só resolve o problema financeiro, como também permite que as empresas satisfaçam melhor as expectativas dos clientes e dos funcionários, aumentando a sua capacidade de expansão e adaptação às exigências do mercado.

À medida que os escritórios de advogados enfrentam estes desafios financeiros e operacionais, a escolha torna-se evidente. Investir em tecnologias de nuvem já não é apenas uma decisão operacional; é uma medida estratégica fundamental para preparar uma sociedade de advogados para o futuro numa era digital.

Os escritórios de advogados que pretendem manter-se competitivos num mercado cada vez mais digital devem considerar estes factores e avaliar os potenciais benefícios que uma migração para a nuvem pode trazer. O investimento inicial na transição para a nuvem é rapidamente compensado pela redução dos custos operacionais, pela maior escalabilidade, pela segurança reforçada e pela capacidade de satisfazer as expectativas modernas.

Ao considerar as vantagens significativas de evoluir para a nuvem para o seu escritório de advogados, é crucial separar os factos da ficção. Aprofunde-se nas realidades da tecnologia baseada na nuvem com o nosso guia, Mitos da nuvem - Desmascarados! Obtenha informações claras e tome decisões informadas para garantir que sua empresa permaneça competitiva na era digital. Descarregue a sua cópia hoje e conduza a sua empresa para um futuro mais rentável e produtivo na nuvem.