Per molti studi legali, la gestione dei documenti si basa ancora su un insieme eterogeneo di unità condivise, cartelle di posta elettronica, strumenti di archiviazione cloud e sistemi non integrati tra loro. Funziona… finché non smette di funzionare.

Un documento mancante. Diverse versioni “definitive” dello stesso contratto. Tempo sprecato a setacciare le caselle di posta. Informazioni riservate archiviate nel posto sbagliato. Queste difficoltà sono fin troppo familiari per gli studi legali che cercano di gestire il proprio lavoro utilizzando strumenti generici di archiviazione dei file, non progettati per le realtà della pratica legale moderna. 

In unarecente sessione on-demand, Hayley Leung, Lead Solutions Expert presso NetDocuments, ha approfondito i motivi per cui le aziende stanno ormai abbandonando le soluzioni di archiviazione generiche e quali siano le caratteristiche che rendono davvero “intelligente” un sistema di gestione dei documenti. 

Il costo dello storage generico dei file 

Immaginate questa situazione. È lunedì mattina e un socio chiede con urgenza la versione firmata di un importante accordo di fusione e acquisizione. Un avvocato junior setaccia le conversazioni e-mail, le unità condivise e le cartelle denominate “Definitiva”, “Definitiva aggiornata” e “Usa questa”. Quindici minuti dopo, il cliente sta ancora aspettando. 

È uno scenario che si ripete ogni giorno in aziende di ogni dimensione. 

Il problema non è solo una questione di disagio. Una gestione inadeguata dei documenti comporta rischi operativi e commerciali concreti, tra cui: 

• Confusione sul controllo delle versioni 
• Scadenze non rispettate 
• Questioni relative alla conformità e alla riservatezza 
• Riduzione della produttività 
• Minore fiducia dei clienti 

Come illustrato nel corso diquesto webinar, un sistema di gestione dei documenti (DMS) specifico per il settore legale trasforma le informazioni da un onere a una risorsa strategica. 

Cosa rende “intelligente” un sistema di gestione documentale (DMS)? 

Un sistema intelligente di gestione dei documenti (DMS) va ben oltre la semplice archiviazione dei file. Diventa il fulcro dell’attività legale, riunendo documenti, e-mail, collaborazione, flussi di lavoro, automazione e intelligenza artificiale in un unico ambiente sicuro, progettato specificamente per i professionisti del settore legale. 

Anziché costringere gli avvocati ad adattare il proprio lavoro alla tecnologia, la piattaforma giusta supporta il modo in cui i team legali già operano. 

Ciò significa che: 

• Ricerca veloce e intuitiva 
• Collaborazione sicura 
• Integrazione nativa con Microsoft 365 
• Archiviazione delle e-mail direttamente da Outlook 
• Flussi di lavoro automatizzati 
• Generazione del fascicolo di chiusura 
• Condivisione sicura dei documenti 
• Assistenza basata sull'intelligenza artificiale integrata direttamente nella piattaforma 

Il risultato? Gli avvocati dedicano meno tempo alle attività amministrative e più tempo all’esercizio della professione. 

Inserire l'intelligenza artificiale nei tuoi contenuti 

L'intelligenza artificiale sta rapidamente diventando uno dei principali fattori di differenziazione nel settore della tecnologia legale, ma solo se si parte dalle basi giuste. Uno dei messaggi chiave emersi dal webinar era semplice: adattate l'intelligenza artificiale ai vostri contenuti, non i vostri contenuti all'intelligenza artificiale. 

Per le aziende che si affidano a soluzioni generiche di archiviazione dei file, l'aggiunta di strumenti di intelligenza artificiale autonomi comporta spesso una maggiore complessità, un numero maggiore di integrazioni e maggiori problemi di sicurezza. 

L'intelligenza artificiale offre prestazioni ottimali quando è integrata in dati giuridici ben strutturati, sicuri e consultabili. 

Ecco perché stiamo assistendo a questa evoluzione del significato stesso di un DMS nel settore legale e perché il fatto che sia stato progettato appositamente per questo settore fa tutta la differenza. 

Anziché cercare le informazioni manualmente, gli avvocati possono: 

• Poni domande su più documenti 
• Genera riassunti all’istante 
• Estrarre le date e le clausole principali 
• Creare cronologie 
• Analizzare i contratti 
• Corroggere le risposte con citazioni e riferimenti bibliografici 

Il contesto cambia tutto 

Alla base di tutto ciò c’è il contesto. La qualità dei risultati dell’IA dipende dalla qualità del contesto a cui può accedere – ed è proprio qui che un sistema di gestione documentale legale (DMS) appositamente progettato offre un vantaggio significativo rispetto agli strumenti generici. NetDocuments ha introdotto il primo“grafico contestuale legale” del settore: una mappa interconnessa delle pratiche, dei documenti, delle e-mail e delle attività di uno studio legale che fornisce all’IA una visione coerente del lavoro legale di una persona, anziché file isolati. Per uno studio in crescita, ciò significa un’IA in grado di comprendere la pratica in questione – chi sono le parti, cosa è stato depositato, cosa è cambiato – senza dover ricostruire il quadro della situazione ogni volta. È qui che il contesto cambia tutto.  

È importante sottolineare che questi strumenti sono stati progettati con meccanismi di controllo per un uso responsabile dell’IA, garantendo alle aziende il mantenimento del controllo, della visibilità e della conformità. 

Una ricerca che funziona proprio come pensano gli avvocati 

Una delle funzionalità più interessanti illustrate durante la sessione è stata la ricerca intelligente. I professionisti del settore legale raramente ricordano i nomi esatti dei file; ricordano piuttosto concetti, clausole o argomenti. 

Un sistema di gestione documentale (DMS) intelligente consente agli utenti di effettuare ricerche per parole chiave, oltre a: 

• Ricerca booleana 
• Ricerca con caratteri jolly e per prossimità 
• Ricerca dei contenuti nei file PDF con supporto OCR 
• Filtraggio dei contenuti 
• Filtraggio dei metadati 
• Ricerca semantica basata sull'intelligenza artificiale 

Anziché cercare una frase esatta, gli avvocati potranno sempre più spesso effettuare ricerche in base al significato e all’intento, riducendo notevolmente il tempo impiegato per individuare le informazioni fondamentali. 

Gestione delle e-mail senza interruzioni all’interno di Outlook 

Per molti avvocati, Outlook rimane il fulcro della giornata lavorativa. Ecco perché le piattaforme DMS intelligenti danno la priorità all’integrazione nativa con la posta elettronica. 

Le aziende possono: 

• Archivia le e-mail con un solo clic 
• Utilizza i suggerimenti predittivi per l'archiviazione 
• Applica l'archiviazione automatica delle conversazioni 
• Evitare la presentazione di documenti duplicati tramite gli indicatori di presentazione globale 
• Condividi documenti in tutta sicurezza tramite link protetti 

Il tutto senza uscire da Microsoft 365. Ciò riduce le difficoltà per gli utenti, migliorando al contempo la governance e l'uniformità all'interno dell'azienda. 

Gettare le basi per il futuro 

Sia per le aziende in crescita che per gli studi già affermati, andare oltre le soluzioni generiche di archiviazione dei file crea le basi giuste per: 

• Adozione dell'IA e ROI 
• Efficienza operativa 
• Un servizio clienti migliore 
• Maggiore conformità 
• Scalabilità futura  

Mentre gli studi continuano a valutare come utilizzare l’IA in modo significativo e responsabile, la qualità e la struttura dei loro dati assumono un’importanza mai vista prima. Gli studi che oggi vanno oltre la semplice archiviazione generica dei file non si limitano a ridurre gli attriti, ma stanno costruendo una base solida per un’IA che operi partendo da un contesto giuridico reale, anziché da file isolati. 

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