Moderne advokatfirmaer og juridiske team i bedrifter håndterer en enorm mengde dokumenter. Og måten disse dokumentene håndteres på kan øke eller hemme produktiviteten din.

Så hvordan sørger du for at du ikke taper penger mens du administrerer filene dine?

I denne artikkelen skal vi dele hva et juridisk dokumenthåndteringssystem (DMS) er og hvorfor det er viktig, tre viktige retningslinjer for en sterk dokumenthåndteringsstrategi, og hvordan du identifiserer riktig DMS-løsning for å støtte advokatfirmaet eller det juridiske teamet ditt.

Hva er et system for håndtering av juridiske dokumenter?

Et system for håndtering av juridiske dokumenter refererer til verktøyene og arbeidsflytene advokatfirmaet eller det juridiske teamet ditt bruker til å opprette, redigere, lagre, finne og dele dokumenter hver dag – i tillegg til din overordnede strategi og retningslinjer for håndtering av filer. 

Det refererer også til en spesifikk type juridisk programvare som støtter, forbedrer og effektiviserer organisasjonens dokumenthåndteringsstrategi.

Hvorfor er dokumenthåndtering viktig?

Enten du bruker et DMS eller ikke, er det viktig å ha en konsekvent tilnærming til hvordan teamet ditt skal håndtere viktige filer. Ved å etablere tydelige retningslinjer for dokumenthåndtering kan du hjelpe teamet ditt med å jobbe mer effektivt ved å gjøre det mulig for dem å:

• Finn dokumenter raskt og enkelt
• Hold oversikt over versjonshistorikken
• Del og samarbeid sikkert om dokumenter
• Beskytt konfidensielle filer fra uautorisert innsyn
• Oppretthold samsvar og styring
• ... og mye mer.

Så, hva slags retningslinjer er avgjørende for et sterkt dokumenthåndteringssystem og en strategi? Vi skal dykke ned i tre hovedområder: regler for å opprette dokumenter, hvordan og hvor dokumenter lagres, og etablering av prosedyrer og arbeidsflyter.

1. Definer regler for dokumentoppretting.

Når du bestemmer deg for å forbedre organisasjonens dokumenthåndteringssystem, er det første du må gjøre å lage regler for oppretting av nye dokumenter. For eksempel:

• Dokumentmaler: Finnes det etablerte maler for ofte brukte dokumenttyper, som taushetserklæringer, salgsavtaler, arbeidskontrakter, intensjonsavtaler (LOI) osv.?
• Filnavn: Hvilke navnekonvensjoner for filer vil du følge? Hvilke forkortelser vil du bruke for vanlige beskrivelser? Vil du inkludere dokumentforfatterens navn eller initialer? Vil du bruke statusindikatorer (f.eks. innlevert, utstedt eller mottatt)?
• Datoer: Hvordan formaterer du datoer i filnavn? Vil du for eksempel bruke MMDDÅÅ eller ÅÅÅÅMMDD?
• Versjonskontroll: Hvis du må håndtere det manuelt, hvordan vil du holde oversikt over den nyeste versjonen av et dokument? Vil du bruke et dato-/tidsstempel eller redaktørens initialer?
• Metadata: Trenger dere tilpassede metadatafelt for digitale filer? Ville noen komponenter i filnavngivningskonvensjonene deres vært bedre som metadatakoder?

For å skape et effektivt og virkningsfullt dokumenthåndteringssystem er konsistens avgjørende. Men det er også viktig å holde ting så enkelt som rimelig mulig. Når man innfører nye dokumentprotokoller, er det mer sannsynlig at folk tar i bruk den nye prosessen hvis det er lett for dem å huske og følge den.

Med disse reglene på plass kan du mer effektivt forhindre uorganisert innhold i DMS-et ditt (eller enda verre, feilplasserte eller tapte data). Etter hvert kan du bruke de nye standardene dine på etterslepet av eksisterende filer, men først bør du sørge for at alle nye dokumenter som kommer inn i systemet oppfyller de valgte kravene.

2. Bestem hvordan og hvor dokumentene skal lagres.

Når du har standardisert prosessen for å lage dokumenter, er neste trinn å bestemme hvordan og hvor du skal lagre dem – med andre ord, organisere dem!

Akkurat som det hjelper å følge konsistente regler for oppretting og navngiving av dokumenter, hjelper det også å være konsekvent med mappenavngiving og filstrukturer, enten du velger å lagre dokumenter fysisk, digitalt eller litt av begge deler.

Konsekvente mappestrukturer gjør det enkelt for teammedlemmer å raskt finne filer de trenger. Dette er spesielt viktig når du har et stort antall dokumenter, og når du har mange lignende dokumenter (f.eks. avtaler for flere kunder eller leverandører).

En god måte å sikre at de digitale mappene dine er konsistente på, er å lage en mal. Det er sannsynlig at advokatfirmaet eller det juridiske teamet ditt ofte håndterer lignende klientsaker eller forretningsprosjekter, slik at du kan bruke samme mappestruktur hver gang.

For eksempel, her er en grunnleggende mappestruktur eller filtre for en rettstvist:

Eksempel på juridisk mappestruktur

Med en slik mal på plass kan du enkelt duplisere mappestrukturen for nye klienter, eller duplisere undermapper for nye saker med eksisterende klienter.

Selvfølgelig er hver sak eller hvert prosjekt forskjellig, så det er kanskje ikke nødvendig å beholde alle undermappene for hver enkelt. I så fall er det enkelt å slette undermappene du ikke trenger, eller legge til unike. Men du kan spare mye tid (og krefter) ved å være konsekvent.

Sikkerhetstiltak for dokumenter

Å holde dokumenter sikre er en viktig del av dokumenthåndteringssystemet ditt. I tillegg til generell plattformsikkerhet, vil du sørge for at konfidensiell og annen viktig informasjon er beskyttet mot uautoriserte brukere – inkludert interne og eksterne trusler.

Selv om du absolutt kan kontrollere brukertilgang på dokumentnivå, er det vanligvis enklere å definere disse kontrollene på mappenivå. Generelt sett, hvis en person ikke er autorisert til å se ett dokument i en mappe, har de ikke tillatelse til å se andre.

3. Etablere dokumentprosedyrer og arbeidsflyter.

Selv om det ville være fantastisk å lage det perfekte dokumentet første gang, er det ikke realistisk hver gang. Juridiske dokumenter gjennomgår mange endringer i løpet av livssyklusen sin, både interne og eksterne gjennomganger, forhandlinger og andre justeringer.

Derfor er det viktig å sørge for at du har klare prosedyrer for å opprette, organisere, gjennomgå og godkjenne ulike typer dokumenter. Du kan for eksempel opprette dokumentarbeidsflyter for:

• Ny klient eller prosjektopptak
• Integrering av eksternt opprettede dokumenter i systemet ditt
• Interne og eksterne dokumentgjennomgangsprosesser
• Opprettholde samsvar, inkludert arkivering og dokumenthåndtering

Konvertering til digital dokumenthåndtering

Vi skjønner det: advokater elsker papir. Så det er ingen overraskelse at noen organisasjoner har problemer med å gi slipp på fysiske dokumenter (og endeløse hengemapper og arkivskap for å oppbevare dem).

Men bare fordi du kan lage et papirbasert dokumenthåndteringssystem, betyr det ikke at du bør gjøre det.

Faktisk ville det frata deg mange kraftige fordeler som kommer av et sterkt dokumenthåndteringssystem og en strategi.

På den annen side kan bruk av en juridisk spesifikk DMS-plattform ta teamet ditt til nye produktivitetshøyder og gi dem mulighet til å levere overlegne juridiske tjenester.

Hvordan velge det beste systemet for juridisk dokumenthåndtering

Det finnes diverse kommersielle fillagringsløsninger på markedet i dag, som Google Docs, Box og Dropbox. Men disse verktøyene er ikke egnet for de unike behovene til juridiske fagfolk, noe som kan føre til betydelige produktivitetstap – for ikke å nevne at de utsetter organisasjonen din for risiko .

For en yrkesgruppe som er så avhengig av dokumenter og digitalt samarbeid, vil ikke en generisk løsning fungere (spesielt ikke når det gjelder å sikre konfidensiell informasjon). Men hva bør du se etter i juridisk spesifikk programvare for dokumenthåndtering?

Viktige funksjoner i et juridisk DMS

Når du utforsker ulike dokumenthåndteringsløsninger for organisasjonen din, er det viktig å vite hva som virkelig vil utgjøre en forskjell for teamet ditt. Følg med på noen av disse kraftige DMS-funksjonene som kan gi teamet ditt av juridiske fagfolk et betydelig produktivitetsløft:

• Tilgang hvor som helst
• Saks- eller prosjektsentrert mappeorganisering
• Dokument- og arbeidsområdemaler
• Sikker dokumentdeling og eksternt samarbeid
• Automatisert versjonskontroll
• Samtidig samarbeid og diskusjon
• Avanserte brukertilgangskontroller
• Tilpassede metadatafelt
• Robuste søkefunksjoner
• E-postintegrasjon
• Verktøy for arbeidsflyt og oppgavebehandling
• Ekte skylagring

Ved å bruke disse funksjonene kan teamet ditt maksimere produktiviteten, forbli sikre og i samsvar med regelverket, samarbeide sømløst og effektivisere arbeidsflytene sine, slik at de kan jobbe inspirert .

Klar til å starte søket etter det perfekte juridiske datahåndteringssystemet? Sørg for å stille disse 26 spørsmålene, slik at du kan ta det riktige valget for bedriften din – og bare gjøre byttet én gang.