Los bufetes de abogados modernos y los equipos jurídicos de las empresas manejan un enorme volumen de documentos. Y la forma en que se gestionan esos documentos puede aumentar o impedir su productividad.

Entonces, ¿cómo asegurarse de no perder dinero mientras gestiona sus archivos?

En este artículo, le explicaremos qué es un sistema de gestión de documentos jurídicos (DMS) y por qué es importante, tres directrices cruciales para una estrategia de gestión de documentos sólida y cómo identificar la solución DMS adecuada para su bufete o equipo jurídico.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos jurídicos?

Un sistema de gestión de documentos jurídicos se refiere a las herramientas y flujos de trabajo que su bufete o equipo jurídico utiliza para crear, editar, almacenar, localizar y compartir documentos cada día, además de su estrategia y directrices generales para la gestión de archivos. 

También se refiere a un tipo específico de software jurídico que apoya, mejora y agiliza la estrategia de gestión de documentos de su organización.

¿Por qué es importante la gestión de documentos?

Tanto si utiliza un DMS como si no, es importante tener un enfoque coherente sobre cómo debe gestionar su equipo los archivos importantes. Si estableces unas directrices claras para la gestión de documentos, ayudarás a tu equipo a trabajar de forma más eficiente y eficaz:

• Encuentre documentos rápida y fácilmente
• Seguimiento del historial de versiones
• Comparta documentos y colabore en ellos de forma segura
• Proteja los archivos confidenciales de miradas no autorizadas
• Mantener el cumplimiento y la gobernanza
• ...y mucho más.

Entonces, ¿qué tipo de directrices son vitales para un sistema y una estrategia de gestión de documentos sólidos? Nos adentraremos en tres áreas clave: normas para crear documentos, cómo y dónde se almacenan los documentos, y establecimiento de procedimientos y flujos de trabajo.

1. Definir reglas para la creación de documentos.

Cuando decides mejorar el sistema de gestión documental de tu organización, lo primero que hay que hacer es crear reglas para la creación de nuevos documentos. Por ejemplo:

• Plantillas de documentos: ¿Existen plantillas establecidas para los tipos de documentos más utilizados, como acuerdos de confidencialidad, acuerdos de venta, contratos de trabajo, cartas de intenciones, etc.?
• Nombres de los archivos: ¿Qué convenciones seguirá para nombrar los archivos? ¿Qué abreviaturas utilizará para las descripciones comunes? ¿Incluirá el nombre o las iniciales del autor del documento? ¿Utilizará indicadores de estado (por ejemplo, archivado, emitido o recibido)?
• Fechas: ¿Cómo formateará las fechas en los nombres de archivo? Por ejemplo, ¿utilizará MMDDYY o YYYYMMDD?
• Control de versiones: Si tienes que hacerlo manualmente, ¿cómo controlarás la última versión de un documento? ¿Utilizará una fecha y hora o las iniciales del editor?
• Metadatos: ¿Necesita campos de metadatos personalizados para los archivos digitales? Sería mejor utilizar como etiquetas de metadatos algunos componentes de sus convenciones de nomenclatura de archivos?

Para crear un sistema de gestión de documentos eficaz y eficiente, la coherencia es vital. Pero también es importante que todo sea lo más sencillo posible. Cuando se introducen nuevos protocolos documentales, es más probable que la gente adopte el nuevo proceso si le resulta fácil recordarlo y llevarlo a cabo.

Con estas normas establecidas, podrá evitar de forma más eficaz el contenido desorganizado en su DMS (o peor aún, el extravío o la pérdida de datos). Con el tiempo, podrá aplicar las nuevas normas a los archivos acumulados, pero antes deberá asegurarse de que todos los documentos nuevos que entren en el sistema cumplan los requisitos seleccionados.

2. Decida cómo y dónde se almacenarán los documentos.

Una vez que hayas estandarizado tu proceso de creación de documentos, el siguiente paso es decidir cómo y dónde almacenarlos; en otras palabras, ¡organizarlos!

Del mismo modo que es útil seguir unas normas coherentes a la hora de crear y nombrar los documentos, también lo es ser coherente con los nombres de las carpetas y las estructuras de los archivos, tanto si decides almacenar los documentos físicamente como si lo haces digitalmente, o un poco de ambas formas.

Las estructuras de carpetas coherentes facilitan a los miembros del equipo la localización rápida de los archivos que necesitan. Esto es especialmente importante cuando se tiene un gran número de documentos, y cuando se tienen numerosos documentos similares (por ejemplo, acuerdos para varios clientes o proveedores).

Una buena forma de garantizar la coherencia de tus carpetas digitales es crear una plantilla. Es probable que tu bufete de abogados o equipo jurídico se ocupe con frecuencia de asuntos de clientes o proyectos empresariales similares, por lo que puedes utilizar siempre la misma estructura de carpetas.

Por ejemplo, he aquí una estructura básica de carpetas o árbol de expedientes para un asunto en litigio:

Ejemplo de estructura de una carpeta jurídica

Con una plantilla como ésta, puede duplicar fácilmente la estructura de carpetas para nuevos clientes, o duplicar subcarpetas para nuevos asuntos con clientes existentes.

Por supuesto, cada asunto o proyecto es diferente, por lo que puede que no sea necesario mantener todas las subcarpetas de cada uno. En ese caso, es fácil eliminar las subcarpetas que no necesites, o añadir otras únicas. Pero puedes ahorrar mucho tiempo (y esfuerzo) siendo coherente.

Medidas de seguridad de los documentos

Mantener la seguridad de los documentos es una parte vital de su sistema de gestión documental. Además de la seguridad general de la plataforma, debe asegurarse de que la información confidencial y otros datos importantes estén protegidos de usuarios no autorizados, incluidas las amenazas internas y externas.

Aunque se puede controlar el acceso de los usuarios a nivel de documento, suele ser más fácil definir esos controles a nivel de carpeta. En general, si una persona no está autorizada a ver un documento de una carpeta, no podrá ver los demás.

3. Establecer procedimientos y flujos de trabajo documentales.

Tan maravilloso como sería crear el documento perfecto la primera vez, cada vez, no es realista. Entre revisiones internas y externas, negociaciones y otros ajustes, los documentos jurídicos sufren muchos cambios a lo largo de su ciclo de vida.

Por eso es importante asegurarse de que dispone de procedimientos claros para crear, organizar, revisar y aprobar distintos tipos de documentos. Por ejemplo, es posible que desee crear flujos de trabajo de documentos para:

• Captación de nuevos clientes o proyectos
• Integración en su sistema de documentos creados externamente
• Procesos internos y externos de revisión de documentos
• Mantenimiento de la conformidad, incluidos el archivo y la eliminación de documentos

Conversión a la gestión digital de documentos

Lo entendemos: a los abogados les encanta el papel. Así que no es de extrañar que a algunas organizaciones les cueste desprenderse de los documentos físicos (y de las interminables carpetas colgantes y archivadores para guardarlos).

Pero que pueda crear un sistema de gestión de documentos en papel no significa que deba hacerlo.

De hecho, si lo hiciera, se privaría de muchas de las grandes ventajas que se derivan de un sistema y una estrategia sólidos de gestión de documentos.

Por otra parte, el uso de una plataforma DMS específica para el sector jurídico puede llevar a su equipo a nuevas cotas de productividad y capacitarlo para prestar servicios jurídicos de calidad superior.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión de documentos jurídicos

Hoy en día existen en el mercado varias soluciones comerciales de almacenamiento de archivos, como Google Docs, Box y Dropbox. Pero estas herramientas no se adaptan a las necesidades específicas de los profesionales del Derecho, lo que puede causar importantes pérdidas de productividad, por no hablar de exponer a su organización a riesgos.

Para una profesión que depende tanto de los documentos y la colaboración digital, no basta con una solución genérica (sobre todo cuando se trata de proteger la información confidencial). Pero, ¿qué debe buscar en un software de gestión documental específico para el sector legal?

Características principales de un SGD jurídico

Al explorar varias soluciones de gestión documental para su organización, es importante saber qué es lo que realmente marcará la diferencia para su equipo. Echa un vistazo a algunas de estas potentes funciones de DMS que pueden dar a tu equipo de profesionales jurídicos un gran impulso a la productividad:

• Acceso desde cualquier lugar
• Organización de carpetas centrada en asuntos o proyectos
• Plantillas de documentos y espacios de trabajo
• Intercambio seguro de documentos y colaboración externa
• Control de versiones automatizado
• Colaboración y debate simultáneos
• Controles avanzados de acceso de usuarios
• Campos de metadatos personalizados
• Potentes funciones de búsqueda
• Integración del correo electrónico
• Herramientas de flujo de trabajo y gestión de tareas
• Verdadero almacenamiento en la nube

Gracias a estas funciones, su equipo podrá maximizar su productividad, mantenerse seguro y cumplir la normativa, colaborar sin problemas y agilizar sus flujos de trabajo para que puedan trabajar con inspiración.

¿Está listo para empezar a buscar el DMS jurídico perfecto? Asegúrese de plantearse estas 26 preguntas para poder tomar la decisión correcta para su empresa y hacer el cambio una sola vez.