Los bufetes de abogados modernos y los equipos jurídicos de las empresas manejan un enorme volumen de documentos. Y la forma en que se gestionan esos documentos puede aumentar o dificultar su productividad.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que no está perdiendo dinero mientras gestiona sus archivos?

En este artículo, compartiremos qué es un sistema de gestión de documentos jurídicos (SGD) y por qué es importante, tres directrices cruciales para una estrategia de gestión de documentos sólida y cómo identificar la solución de SGD adecuada para apoyar a su bufete o equipo jurídico.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos jurídicos?

Un sistema de gestión de documentos jurídicos se refiere a las herramientas y flujos de trabajo que su bufete o equipo jurídico utiliza para crear, editar, almacenar, localizar y compartir documentos cada día, además de su estrategia global y directrices para la gestión de archivos. 

También se refiere a un tipo específico de software jurídico que apoya, mejora y agiliza la estrategia de gestión de documentos de su organización.

¿Por qué es importante la gestión de documentos?

Tanto si utiliza un DMS como si no, es importante tener un enfoque coherente sobre cómo debe gestionar su equipo los archivos importantes. Al establecer unas directrices claras de gestión de documentos, puede ayudar a su equipo a trabajar de forma más eficiente y eficaz al permitirles:

• Encuentre documentos rápida y fácilmente
• Realice un seguimiento del historial de versiones
• Comparta documentos y colabore en ellos de forma segura
• Proteja los archivos confidenciales de ojos no autorizados
• Mantener el cumplimiento y la gobernanza
• ...y mucho más.

Entonces, ¿qué tipo de directrices son vitales para un sistema y una estrategia de gestión de documentos sólidos? Nos sumergiremos en tres áreas clave: las normas para crear documentos, cómo y dónde se almacenan los documentos, y el establecimiento de procedimientos y flujos de trabajo.

1. Defina reglas para la creación de documentos.

Cuando decida mejorar el sistema de gestión de documentos de su organización, lo primero que debe hacer es crear reglas para la creación de nuevos documentos. Por ejemplo:

• Plantillas de documentos: ¿Existen plantillas establecidas para los tipos de documentos más utilizados, como los acuerdos de confidencialidad, los acuerdos de venta, los contratos de trabajo, las cartas de intenciones (LOI), etc.?
• Nombres de los archivos: ¿Qué convenciones de denominación de archivos seguirá? ¿Qué abreviaturas utilizará para las descripciones comunes? ¿Incluirá el nombre o las iniciales del autor del documento? ¿Utilizará indicadores de estado (por ejemplo, archivado, emitido o recibido)?
• Fechas: Cómo formateará las fechas en los nombres de archivo. Por ejemplo, ¿utilizará MMDDYY o YYYYMMDD?
• Control de versiones: Si debe gestionarlo manualmente, ¿cómo llevará el control de la última versión de un documento? ¿Utilizará una fecha y hora o las iniciales del editor?
• Metadatos: ¿Necesita campos de metadatos personalizados para los archivos digitales? ¿Algunos componentes de sus convenciones de denominación de archivos quedarían mejor como etiquetas de metadatos?

Para crear un sistema de gestión de documentos eficaz y eficiente, la coherencia es vital. Pero también es importante mantener las cosas tan sencillas como sea razonablemente posible. Al introducir nuevos protocolos documentales, es más probable que las personas adopten el nuevo proceso si les resulta fácil recordarlo y llevarlo a cabo.

Con estas normas en vigor, podrá evitar de forma más eficaz el contenido desorganizado en su SGD (o peor aún, el extravío o la pérdida de datos). Con el tiempo, podrá aplicar sus nuevas normas a la acumulación de archivos existentes, pero antes deberá asegurarse de que todos los documentos nuevos que entren en el sistema cumplan los requisitos que haya seleccionado.

2. Decida cómo y dónde se almacenarán los documentos.

Una vez que haya estandarizado su proceso de creación de documentos, el siguiente paso es decidir cómo y dónde almacenarlos, es decir, ¡organizarlos!

Del mismo modo que ayuda seguir unas normas coherentes para crear y nombrar los documentos, también ayuda ser coherente en cuanto a la denominación de las carpetas y las estructuras de los archivos, tanto si decide almacenar los documentos físicamente, digitalmente o un poco de ambas formas.

Las estructuras de carpetas coherentes facilitan a los miembros del equipo la rápida localización de los archivos que necesitan. Esto es especialmente crucial cuando se dispone de un gran número de documentos y cuando se tienen numerosos documentos similares (por ejemplo, acuerdos para varios clientes o proveedores).

Una buena forma de garantizar la coherencia de sus carpetas digitales es crear una plantilla. Es probable que su bufete o equipo jurídico se ocupe con frecuencia de asuntos de clientes o proyectos empresariales similares, por lo que puede utilizar siempre la misma estructura de carpetas.

Por ejemplo, he aquí una estructura básica de carpetas o árbol de archivos para un asunto en litigio:

Ejemplo de estructura de una carpeta jurídica

Con una plantilla como ésta en su lugar, puede duplicar fácilmente la estructura de carpetas para nuevos clientes, o duplicar subcarpetas para nuevos asuntos con clientes existentes.

Por supuesto, cada asunto o proyecto es diferente, por lo que puede que no sea necesario conservar todas las subcarpetas de cada uno. En ese caso, es fácil eliminar las subcarpetas que no necesite, o añadir otras únicas. Pero puede ahorrar mucho tiempo (y esfuerzo) siendo coherente.

Medidas de seguridad de los documentos

Mantener la seguridad de los documentos es una parte vital de su sistema de gestión documental. Además de la seguridad general de la plataforma, querrá asegurarse de que la información confidencial y otra información importante está protegida de usuarios no autorizados, incluidas las amenazas internas y externas.

Si bien es cierto que puede controlar el acceso de los usuarios a nivel de documento, suele ser más fácil definir esos controles a nivel de carpeta. En términos generales, si una persona no está autorizada a ver un documento de una carpeta, no podrá ver los demás.

3. Establezca procedimientos y flujos de trabajo documentales.

Por maravilloso que fuera crear el documento perfecto a la primera, todas las veces, no es realista. Entre revisiones internas y externas, negociaciones y otros ajustes, los documentos legales pasan por muchos cambios a lo largo de su ciclo de vida.

Por eso es importante asegurarse de que dispone de procedimientos claros para crear, organizar, revisar y aprobar distintos tipos de documentos. Por ejemplo, es posible que desee crear flujos de trabajo de documentos para:

• Captación de nuevos clientes o proyectos
• Integración en su sistema de documentos creados externamente
• Procesos internos y externos de revisión de documentos
• Mantenimiento de la conformidad, incluido el archivo y la eliminación de documentos

Conversión a la gestión digital de documentos

Lo entendemos: a los abogados les encanta el papel. Así que no es de extrañar que a algunas organizaciones les cueste desprenderse de los documentos físicos (y de las interminables carpetas colgantes y archivadores para guardarlos).

Pero que pueda crear un sistema de gestión de documentos en papel no significa que deba hacerlo.

De hecho, hacerlo le privaría de muchos beneficios potentes que se derivan de un sistema y una estrategia de gestión de documentos sólidos.

Por otro lado, el uso de una plataforma DMS específica para el sector jurídico puede llevar a su equipo a nuevas cotas de productividad y capacitarlo para prestar servicios jurídicos superiores.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión de documentos jurídicos

Hoy en día existen en el mercado varias soluciones comerciales de almacenamiento de archivos, como Google Docs, Box y Dropbox. Pero estas herramientas no se adaptan a las necesidades específicas de los profesionales del Derecho, lo que puede causar importantes pérdidas de productividad, por no hablar de exponer a su organización a riesgos.

Para una profesión que depende tanto de los documentos y de la colaboración digital, no basta con una solución genérica (sobre todo cuando se trata de proteger la información confidencial). Pero, ¿qué debe buscar en un software de gestión documental específico para el sector jurídico?

Características clave de un SGD jurídico

Mientras explora diversas soluciones de gestión documental para su organización, es importante saber qué es lo que realmente marcará la diferencia para su equipo. Esté atento a algunas de estas potentes funciones de los SGD que pueden dar a su equipo de profesionales jurídicos un serio impulso a la productividad:

• Acceso desde cualquier lugar
• Organización de carpetas centrada en asuntos o proyectos
• Plantillas de documentos y espacios de trabajo
• Intercambio seguro de documentos y colaboración externa
• Control de versiones automatizado
• Colaboración y debate simultáneos
• Controles avanzados de acceso de usuarios
• Campos de metadatos personalizados
• Sólidas capacidades de búsqueda
• Integración del correo electrónico
• Herramientas de flujo de trabajo y gestión de tareas
• Verdadero almacenamiento en la nube

Utilizando estas funciones, su equipo puede maximizar su productividad, mantenerse seguro y conforme a la normativa, colaborar sin problemas y agilizar sus flujos de trabajo para que puedan trabajar inspirados.

¿Está listo para iniciar la búsqueda del SGD jurídico perfecto? Asegúrese de plantearse estas 26 preguntas para poder hacer la elección correcta para su negocio - y sólo hacer el cambio una vez.